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# G3ERP供应链采购管理模块解读文档
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## 一、模块概述
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G3ERP供应链采购管理模块是一套完整的采购业务管理系统，专为医药企业设计，符合GSP（药品经营质量管理规范）要求。该模块涵盖了从采购计划制定到最终结算的全流程管理，实现了采购业务的规范化、信息化和自动化。
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## 二、模块功能架构
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### 2.1 核心功能模块
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采购管理模块由以下九大子模块组成：
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#### 1. 采购协议管理
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- **功能描述**：记录与供应商签订的合同协议，包含返利情况等
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- **核心特征**：
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- 支持时间控制，可开启/关闭
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- 记录详细的返利体系（月度费用、账期返点、标准返点等）
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- 支持多种返利形式（纯销、入库、以销定结等）
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- 支持多种返利频次（月度、季度、年度等）
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#### 2. 采购计划管理
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- **功能描述**：通过多种模式制定采购计划，包括计划设置、采购中心、计划序时簿等
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- **核心特征**：
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- **采购计划设置**：设置商品的计划参数（计划数量、库存上下限、采购周期等）
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- **采购中心**：制作采购计划的核心平台，支持多种计划生成方式
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- **采购计划序时簿**：月度计划分解和管理
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- **询价供应商设置**：供应商询价和返利设置
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- **供应商比价处理**：多供应商比价选择最优方案
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#### 3. 订单处理
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- **功能描述**：生成采购订单，管控订单的审批、执行和调整
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- **核心特征**：
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- 支持从计划自动生成订单
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- 订单审批流程控制
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- 订单明细关闭和调整功能
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#### 4. 收货验收
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- **功能描述**：按GSP要求进行接货、验收、拒收处理
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- **核心特征**：
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- 采购收货单管理
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- 质量验收流程
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- 拒收单处理
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- 验收待查管理
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#### 5. 采购入库
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- **功能描述**：处理验收后的入库、差价处理、委托配送等
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- **核心特征**：
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- 采购入库单生成
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- 采购入库差价单处理
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- 委托配送入库管理
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#### 6. 采购退货
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- **功能描述**：管理退货申请、退货单处理和保管确认
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- **核心特征**：
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- 采购退货申请单
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- 采购退货单处理
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- 采购退货保管确认
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#### 7. 采购结算
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- **功能描述**：处理采购发票、付款单、预付单和核销
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- **核心特征**：
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- 采购发票管理
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- 付款单处理
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- 预付单和核销管理
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#### 8. 初始结算
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- **功能描述**：处理采购对冲、付款提醒、铺底金额和供应商设置等
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- **核心特征**：
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- 采购对冲处理
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- 付款提醒设置
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- 供应商铺底金额管理
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#### 9. 序时簿
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- **功能描述**：查看和管理各类采购单据的序时记录
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- **核心特征**：
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- 各类单据的查询和管理
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- 单据状态跟踪
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### 2.2 模块功能架构图
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```mermaid
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graph LR
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A[采购管理模块] --> B[采购协议管理]
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A --> C[采购计划管理]
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A --> D[订单处理]
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A --> E[收货验收]
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A --> F[采购入库]
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A --> G[采购退货]
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A --> H[采购结算]
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A --> I[初始结算]
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A --> J[序时簿]
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B --> B1[采购协议]
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B1 --> B11[返利体系设置]
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B1 --> B12[协议开启/关闭]
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B1 --> B13[返利形式配置]
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C --> C1[采购计划设置]
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C --> C2[采购中心]
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C --> C3[采购计划序时簿]
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C --> C4[询价供应商设置]
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C --> C5[供应商比价处理]
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C --> C6[缺货登记处理]
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C1 --> C11[计划参数设置]
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C1 --> C12[库存上下限设置]
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C1 --> C13[采购周期设置]
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C2 --> C21[新增计划]
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C2 --> C22[多笔新增]
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C2 --> C23[引入商品]
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C2 --> C24[模型生成]
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C2 --> C25[外比价生成]
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C2 --> C26[订单生成]
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C3 --> C31[月度计划分解]
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C3 --> C32[计划执行管理]
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C3 --> C33[计划关闭]
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C4 --> C41[返利系数设置]
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C4 --> C42[价格体系设置]
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C4 --> C43[比价优先级设置]
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C5 --> C51[邮件发送]
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C5 --> C52[信息导入]
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C5 --> C53[自动比价]
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C5 --> C54[订单生成]
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D --> D1[采购订单]
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D --> D2[订单明细关闭]
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D --> D3[订单调整]
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E --> E1[采购收货单]
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E --> E2[采购验收]
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E --> E3[拒收单]
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E --> E4[验收待查]
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F --> F1[采购入库单]
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F --> F2[采购入库差价单]
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F --> F3[委托配送入库]
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G --> G1[采购退货申请单]
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G --> G2[采购退货单]
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G --> G3[采购退货保管确认]
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H --> H1[采购发票]
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H --> H2[付款单]
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H --> H3[预付单]
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H --> H4[核销管理]
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I --> I1[采购对冲]
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I --> I2[付款提醒]
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I --> I3[铺底金额]
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I --> I4[供应商设置]
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J --> J1[各类单据查询]
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J --> J2[单据状态跟踪]
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J --> J3[历史记录查看]
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classDef moduleClass fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px
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classDef subModuleClass fill:#f3e5f5,stroke:#4a148c,stroke-width:1px
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classDef functionClass fill:#e8f5e8,stroke:#2e7d32,stroke-width:1px
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class A moduleClass
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class B,C,D,E,F,G,H,I,J subModuleClass
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||
class B1,B11,B12,B13,C1,C2,C3,C4,C5,C6,C11,C12,C13,C21,C22,C23,C24,C25,C26,C31,C32,C33,C41,C42,C43,C51,C52,C53,C54,D1,D2,D3,E1,E2,E3,E4,F1,F2,F3,G1,G2,G3,H1,H2,H3,H4,I1,I2,I3,I4,J1,J2,J3 functionClass
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```
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## 三、业务流程设计
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### 3.1 主要业务流程
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#### 流程1：标准采购流程
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1. **采购计划制定** → 2. **采购订单生成** → 3. **收货验收** → 4. **采购入库** → 5. **采购结算**
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#### 流程2：比价采购流程
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1. **采购计划制定** → 2. **外比价生成** → 3. **供应商比价** → 4. **采购订单生成** → 5. **收货验收** → 6. **采购入库** → 7. **采购结算**
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#### 流程3：退货处理流程
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1. **采购退货申请** → 2. **采购退货单** → 3. **采购退货出库** → 4. **退货保管确认**
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### 3.2 计划管理流程
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#### 计划制定方式
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1. **手工新增**：单个或多个商品手工制作计划
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2. **引入方式**：通过商品引入自动生成计划
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3. **模型生成**：通过计划模型自动生成计划
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#### 计划处理方式
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1. **直接生成订单**：计划审核后直接转为采购订单
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2. **生成外比价**：计划转为供应商比价，选择最优供应商后生成订单
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3. **生成月度计划**：转为月度大计划，后续分解执行
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### 3.3 比价管理流程
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#### 比价处理步骤
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1. **发送邮件**：将采购计划以邮件形式发送给供应商
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2. **信息导入**：将供应商返回的Excel文档导入系统
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3. **比价处理**：系统自动比价，选择最优方案
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4. **生成订单**：将比价结果转为采购订单
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### 3.4 采购业务主流程图
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```mermaid
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flowchart TD
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A[采购需求分析] --> B[制定采购计划]
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B --> C{是否需要比价}
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C -->|是| D[生成外比价]
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C -->|否| E[直接生成采购订单]
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D --> F[发送比价邮件]
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F --> G[供应商报价]
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G --> H[导入报价信息]
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H --> I[系统自动比价]
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I --> J[选择最优供应商]
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J --> E
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E --> K[采购订单审核]
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K --> L{审核通过}
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L -->|否| M[订单修改]
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M --> K
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L -->|是| N[发送订单给供应商]
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N --> O[供应商发货]
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O --> P[收货验收]
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P --> Q{验收合格}
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Q -->|否| R[拒收处理]
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Q -->|是| S[采购入库]
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R --> T[退货处理]
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T --> U[供应商重新发货]
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U --> P
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S --> V{是否有差价}
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V -->|是| W[差价单处理]
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V -->|否| X[入库完成]
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W --> X
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X --> Y[采购结算]
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Y --> Z[发票处理]
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Z --> AA[付款处理]
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AA --> BB[结算完成]
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%% 退货流程
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CC[采购退货需求] --> DD[退货申请]
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DD --> EE[退货单生成]
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EE --> FF[退货出库]
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FF --> GG[退货保管确认]
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%% 月度计划流程
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HH[月度计划生成] --> II[计划分解]
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II --> JJ[分批执行]
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JJ --> B
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%% 设置委托配送
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S --> KK{是否委托配送}
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KK -->|是| LL[委托配送入库]
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KK -->|否| X
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LL --> X
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style A fill:#ffecb3,stroke:#ff8f00,stroke-width:2px
|
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style B fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
|
||
style E fill:#e1f5fe,stroke:#2196f3,stroke-width:2px
|
||
style S fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
|
||
style Y fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
|
||
style BB fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px
|
||
```
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### 3.5 采购计划管理流程图
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```mermaid
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flowchart TD
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A[采购计划管理] --> B[采购计划设置]
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A --> C[采购中心]
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A --> D[采购计划序时簿]
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B --> B1[引入商品]
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B1 --> B2[设置计划参数]
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B2 --> B3[设置库存上下限]
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B3 --> B4[设置采购周期]
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B4 --> B5[设置在途天数]
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B5 --> B6[生成进销数据]
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B6 --> B7[保存计划设置]
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C --> C1{计划制定方式}
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C1 -->|新增| C2[单品新增]
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C1 -->|多笔新增| C3[同供应商多品种]
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C1 -->|引入| C4[商品引入]
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C1 -->|生成| C5[模型生成]
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C2 --> C10[手工录入商品信息]
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C3 --> C11[选择供应商]
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C4 --> C12[筛选商品条件]
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C5 --> C13[选择计划模型]
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C10 --> C20[计划信息录入]
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C11 --> C21[录入多个商品]
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C12 --> C22[检索并选择商品]
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C13 --> C23[设置模型参数]
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C20 --> C30[提交到定稿区]
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C21 --> C30
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C22 --> C24[进入可修改区]
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C23 --> C24
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C24 --> C25[调整计划数量]
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C25 --> C26[调整采购进价]
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C26 --> C30
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C30 --> C31{计划处理方式}
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C31 -->|外比价| C32[生成外比价]
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C31 -->|订单| C33[生成采购订单]
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C31 -->|计划| C34[生成月度计划]
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C32 --> E[供应商比价流程]
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C33 --> F[订单处理流程]
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C34 --> D
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D --> D1[月度计划分解]
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D1 --> D2[修改本次采购量]
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D2 --> D3{分解方式}
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D3 -->|外比价| D4[转为外比价]
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D3 -->|订单| D5[生成采购订单]
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D3 -->|关闭| D6[关闭剩余计划]
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D4 --> E
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D5 --> F
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%% 计划生成规则
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G[计划生成规则] --> G1[上下限规则]
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G --> G2[销量规则]
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G --> G3[天数规则]
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G --> G4[综合规则]
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G1 --> G11[库存不足下限补至上限]
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G2 --> G12[根据历史销量预测]
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G3 --> G13[根据库存天数计算]
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G4 --> G14[多因素综合计算]
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G11 --> C5
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G12 --> C5
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G13 --> C5
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G14 --> C5
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||
style A fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:3px
|
||
style B fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
|
||
style C fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
|
||
style D fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px
|
||
style E fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:2px
|
||
style F fill:#e0f2f1,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
|
||
style G fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:2px
|
||
```
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||
### 3.6 供应商比价处理流程图
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```mermaid
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flowchart TD
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A[供应商比价流程] --> B[询价供应商设置]
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A --> C[比价处理]
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B --> B1[选择供应商]
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B1 --> B2[设置返利系数]
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B2 --> B3[设置价格体系]
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B3 --> B4[设置比价优先级]
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B4 --> B5[设置参与比价标志]
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B5 --> B6[审核供应商设置]
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C --> C1[生成比价单]
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C1 --> C2[发送比价邮件]
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C2 --> C3[供应商接收邮件]
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C3 --> C4[供应商填写报价信息]
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C4 --> C5[供应商回传Excel文件]
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C5 --> C6[导入报价信息]
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C6 --> C7{导入成功}
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C7 -->|否| C8[检查文件格式]
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C7 -->|是| C9[下一个供应商]
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C8 --> C6
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C9 --> C10{是否还有供应商}
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C10 -->|是| C6
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C10 -->|否| C11[所有供应商导入完成]
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C11 --> C12[刷新比价单]
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C12 --> C13[查看比价明细]
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||
C13 --> C14[查看比价供应商]
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C14 --> C15[审核比价信息]
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C15 --> C16{审核通过}
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C16 -->|否| C17[修改比价信息]
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C16 -->|是| C18[执行比价]
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C17 --> C15
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C18 --> C19[系统自动比价]
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||
C19 --> C20[计算返利后价格]
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C20 --> C21[选择最优供应商]
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||
C21 --> C22[生成比价结果]
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C22 --> C23[确认比价结果]
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||
C23 --> C24[生成采购订单]
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%% 比价算法
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D[比价算法] --> D1[获取供货价格]
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D --> D2[计算返利后价格]
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D --> D3[考虑供货数量]
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D --> D4[考虑比价优先级]
|
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D --> D5[综合评分排序]
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||
D1 --> D11[供应商报价]
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||
D2 --> D12[价格 × 返利系数]
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||
D3 --> D13[满足采购数量要求]
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||
D4 --> D14[优先级权重]
|
||
D5 --> D15[选择最优方案]
|
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||
D15 --> C19
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%% 邮件处理
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E[邮件处理] --> E1[生成比价邮件模板]
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E1 --> E2[填入商品信息]
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E2 --> E3[填入采购数量]
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||
E3 --> E4[发送给供应商]
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E4 --> E5[供应商邮箱接收]
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E5 --> E6[供应商填写Excel]
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||
E6 --> E7[供应商回传文件]
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||
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||
E1 --> C2
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||
E7 --> C5
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||
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||
style A fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:3px
|
||
style B fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
|
||
style C fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
|
||
style D fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px
|
||
style E fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:2px
|
||
style C24 fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50,stroke-width:3px
|
||
```
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||
|
||
## 四、核心功能详解
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||
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||
### 4.1 采购协议管理
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||
#### 关键参数设置
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- **返利体系**：月度费用、账期返点、标准返点
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- **目标管理**：三级目标账期和对应返点
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- **价格体系**：供应价、底价设置
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- **返利形式**：纯销、入库、以销定结等
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- **返利频次**：月度、季度、年度等
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#### 操作要点
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- 协议可设置时间控制，支持开启/关闭状态
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- 审核后的协议才能生效
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- 主要用于后期报表统计分析
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### 4.2 采购计划管理
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#### 计划设置参数
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- **计划数量**：商品计划采购数量
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- **库存上下限**：库存上限/下限数量或天数
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- **采购周期**：采购时间周期
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- **在途天数**：订单在途天数
|
||
- **进销数据**：历史进货量、销货量统计
|
||
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||
#### 计划生成规则
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||
- **上下限规则**：库存不足下限时补足至上限
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- **销量规则**：根据历史销量预测采购量
|
||
- **天数规则**：根据库存天数计算采购量
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||
- **综合规则**：结合多种因素综合计算
|
||
|
||
### 4.3 供应商比价管理
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||
|
||
#### 询价供应商设置
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||
- **返利系数**：供应商综合返利系数
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- **价格体系**：返利参考价格体系
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||
- **比价优先级**：参与比价的优先顺序
|
||
- **参与比价标志**：是否参与比价
|
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|
||
#### 比价处理机制
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||
- **邮件发送**：自动发送比价邮件给供应商
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||
- **信息导入**：批量导入供应商报价信息
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||
- **自动比价**：系统自动选择最优方案
|
||
- **订单生成**：比价结果直接转为订单
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||
## 五、系统集成与数据流
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### 5.1 与其他模块的集成
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#### 与销售管理模块
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- 销售数据为采购计划提供需求依据
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- 库存数据实时同步，影响采购计划
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#### 与仓存管理模块
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- 采购入库单据流转到仓存管理
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- 库存数据实时反馈到采购计划
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#### 与核算管理模块
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- 采购成本数据流转到核算管理
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- 财务结算数据双向同步
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#### 与GSP管理模块
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- 采购全流程符合GSP要求
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- 质量验收数据同步
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### 5.2 数据流向
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#### 主要数据流
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1. **商品信息** → 采购计划设置 → 采购中心 → 采购订单
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2. **供应商信息** → 采购协议 → 采购计划 → 采购订单
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3. **库存信息** → 采购计划 → 采购需求分析
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4. **销售信息** → 采购计划 → 采购需求预测
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5. **价格信息** → 采购协议 → 采购订单 → 采购结算
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### 5.3 系统集成与数据流关系图
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```mermaid
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graph LR
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subgraph "G3ERP供应链系统"
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A[采购管理模块]
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B[销售管理模块]
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C[仓存管理模块]
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D[核算管理模块]
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E[GSP管理模块]
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end
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subgraph "外部系统"
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F[供应商系统]
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G[财务系统]
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H[监管系统]
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end
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subgraph "基础数据"
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I[商品信息]
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J[供应商信息]
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K[客户信息]
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L[价格信息]
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M[库存信息]
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end
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%% 采购管理模块内部数据流
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A --> A1[采购协议]
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A --> A2[采购计划]
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A --> A3[采购订单]
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A --> A4[收货验收]
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A --> A5[采购入库]
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A --> A6[采购结算]
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%% 与其他模块的数据交互
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A -.->|采购需求| B
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B -.->|销售预测| A
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A -->|入库单据| C
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C -->|库存数据| A
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A -->|成本数据| D
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D -->|价格调整| A
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A -.->|合规数据| E
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E -.->|质量标准| A
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%% 与外部系统的交互
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A <-->|订单/发票| F
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A <-->|财务数据| G
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A -.->|监管报告| H
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%% 基础数据的使用
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I --> A
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J --> A
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K --> B
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L --> A
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M --> A
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M --> C
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%% 具体的数据流说明
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A2 -->|计划数据| A3
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A3 -->|订单数据| A4
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A4 -->|验收数据| A5
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A5 -->|入库数据| A6
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A1 -->|返利数据| A6
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%% 业务流程关联
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AA[业务流程] --> AA1[采购计划制定]
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AA1 --> AA2[供应商比价]
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AA2 --> AA3[采购订单生成]
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AA3 --> AA4[收货验收]
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AA4 --> AA5[采购入库]
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AA5 --> AA6[采购结算]
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%% 数据流向标识
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style A fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:3px
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style B fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
|
||
style C fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
|
||
style D fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px
|
||
style E fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:2px
|
||
style F fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:2px
|
||
style G fill:#e0f2f1,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
|
||
style H fill:#f1f8e9,stroke:#689f38,stroke-width:2px
|
||
|
||
classDef dataClass fill:#fff9c4,stroke:#f57f17,stroke-width:1px
|
||
class I,J,K,L,M dataClass
|
||
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||
classDef processClass fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:1px
|
||
class A1,A2,A3,A4,A5,A6,AA1,AA2,AA3,AA4,AA5,AA6 processClass
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```
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## 六、关键优势与特色
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### 6.1 业务优势
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#### 1. 全流程管理
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- 从计划制定到最终结算的完整闭环
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- 业务流程标准化和规范化
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- 数据流转自动化
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#### 2. 智能化决策
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- 多种计划生成模型
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- 智能比价选择最优供应商
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- 基于历史数据的需求预测
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#### 3. 灵活性设计
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- 支持多种采购模式
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- 灵活的返利体系设置
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- 可配置的业务规则
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### 6.2 技术特色
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#### 1. 集成化设计
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- 与其他模块紧密集成
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- 数据实时同步
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- 业务流程协同
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#### 2. 自动化程度高
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- 自动生成采购计划
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- 自动比价选择
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- 自动单据流转
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#### 3. 合规性保障
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- 符合GSP要求
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- 完整的审批流程
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- 详细的操作记录
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## 七、实施建议
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### 7.1 实施步骤
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1. **基础数据准备**：商品信息、供应商信息、价格信息
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2. **参数设置**：采购计划参数、询价供应商设置
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3. **流程配置**：业务流程、审批流程配置
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4. **用户培训**：操作培训、业务培训
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5. **上线运行**：分模块逐步上线
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### 7.2 注意事项
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1. **数据准确性**：确保基础数据的准确性和完整性
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2. **流程规范性**：严格按照业务流程执行
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3. **权限管理**：合理配置用户权限和审批权限
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4. **定期维护**：定期维护计划参数和供应商信息
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## 八、总结
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G3ERP供应链采购管理模块是一个功能完善、流程规范的采购管理系统。通过该模块，企业可以实现：
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1. **采购业务的标准化管理**
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2. **采购成本的有效控制**
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3. **供应商关系的优化管理**
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4. **采购效率的显著提升**
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5. **合规要求的全面满足**
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该模块的成功实施将为企业带来显著的管理效益和经济效益，是现代医药企业采购管理的重要工具 |