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G3ERP供应链采购管理模块解读文档

一、模块概述

G3ERP供应链采购管理模块是一套完整的采购业务管理系统，专为医药企业设计，符合GSP（药品经营质量管理规范）要求。该模块涵盖了从采购计划制定到最终结算的全流程管理，实现了采购业务的规范化、信息化和自动化。

二、模块功能架构

2.1 核心功能模块

采购管理模块由以下九大子模块组成：

1. 采购协议管理

• 功能描述：记录与供应商签订的合同协议，包含返利情况等
• 核心特征：
  • 支持时间控制，可开启/关闭
  • 记录详细的返利体系（月度费用、账期返点、标准返点等）
  • 支持多种返利形式（纯销、入库、以销定结等）
  • 支持多种返利频次（月度、季度、年度等）

2. 采购计划管理

• 功能描述：通过多种模式制定采购计划，包括计划设置、采购中心、计划序时簿等
• 核心特征：
  • 采购计划设置：设置商品的计划参数（计划数量、库存上下限、采购周期等）
  • 采购中心：制作采购计划的核心平台，支持多种计划生成方式
  • 采购计划序时簿：月度计划分解和管理
  • 询价供应商设置：供应商询价和返利设置
  • 供应商比价处理：多供应商比价选择最优方案

3. 订单处理

• 功能描述：生成采购订单，管控订单的审批、执行和调整
• 核心特征：
  • 支持从计划自动生成订单
  • 订单审批流程控制
  • 订单明细关闭和调整功能

4. 收货验收

• 功能描述：按GSP要求进行接货、验收、拒收处理
• 核心特征：
  • 采购收货单管理
  • 质量验收流程
  • 拒收单处理
  • 验收待查管理

5. 采购入库

• 功能描述：处理验收后的入库、差价处理、委托配送等
• 核心特征：
  • 采购入库单生成
  • 采购入库差价单处理
  • 委托配送入库管理

6. 采购退货

• 功能描述：管理退货申请、退货单处理和保管确认
• 核心特征：
  • 采购退货申请单
  • 采购退货单处理
  • 采购退货保管确认

7. 采购结算

• 功能描述：处理采购发票、付款单、预付单和核销
• 核心特征：
  • 采购发票管理
  • 付款单处理
  • 预付单和核销管理

8. 初始结算

• 功能描述：处理采购对冲、付款提醒、铺底金额和供应商设置等
• 核心特征：
  • 采购对冲处理
  • 付款提醒设置
  • 供应商铺底金额管理

9. 序时簿

• 功能描述：查看和管理各类采购单据的序时记录
• 核心特征：
  • 各类单据的查询和管理
  • 单据状态跟踪

2.2 模块功能架构图

graph LR
    A[采购管理模块] --> B[采购协议管理]
    A --> C[采购计划管理]
    A --> D[订单处理]
    A --> E[收货验收]
    A --> F[采购入库]
    A --> G[采购退货]
    A --> H[采购结算]
    A --> I[初始结算]
    A --> J[序时簿]
    
    B --> B1[采购协议]
    B1 --> B11[返利体系设置]
    B1 --> B12[协议开启/关闭]
    B1 --> B13[返利形式配置]
    
    C --> C1[采购计划设置]
    C --> C2[采购中心]
    C --> C3[采购计划序时簿]
    C --> C4[询价供应商设置]
    C --> C5[供应商比价处理]
    C --> C6[缺货登记处理]
    
    C1 --> C11[计划参数设置]
    C1 --> C12[库存上下限设置]
    C1 --> C13[采购周期设置]
    
    C2 --> C21[新增计划]
    C2 --> C22[多笔新增]
    C2 --> C23[引入商品]
    C2 --> C24[模型生成]
    C2 --> C25[外比价生成]
    C2 --> C26[订单生成]
    
    C3 --> C31[月度计划分解]
    C3 --> C32[计划执行管理]
    C3 --> C33[计划关闭]
    
    C4 --> C41[返利系数设置]
    C4 --> C42[价格体系设置]
    C4 --> C43[比价优先级设置]
    
    C5 --> C51[邮件发送]
    C5 --> C52[信息导入]
    C5 --> C53[自动比价]
    C5 --> C54[订单生成]
    
    D --> D1[采购订单]
    D --> D2[订单明细关闭]
    D --> D3[订单调整]
    
    E --> E1[采购收货单]
    E --> E2[采购验收]
    E --> E3[拒收单]
    E --> E4[验收待查]
    
    F --> F1[采购入库单]
    F --> F2[采购入库差价单]
    F --> F3[委托配送入库]
    
    G --> G1[采购退货申请单]
    G --> G2[采购退货单]
    G --> G3[采购退货保管确认]
    
    H --> H1[采购发票]
    H --> H2[付款单]
    H --> H3[预付单]
    H --> H4[核销管理]
    
    I --> I1[采购对冲]
    I --> I2[付款提醒]
    I --> I3[铺底金额]
    I --> I4[供应商设置]
    
    J --> J1[各类单据查询]
    J --> J2[单据状态跟踪]
    J --> J3[历史记录查看]
    
    classDef moduleClass fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px
    classDef subModuleClass fill:#f3e5f5,stroke:#4a148c,stroke-width:1px
    classDef functionClass fill:#e8f5e8,stroke:#2e7d32,stroke-width:1px
    
    class A moduleClass
    class B,C,D,E,F,G,H,I,J subModuleClass
    class B1,B11,B12,B13,C1,C2,C3,C4,C5,C6,C11,C12,C13,C21,C22,C23,C24,C25,C26,C31,C32,C33,C41,C42,C43,C51,C52,C53,C54,D1,D2,D3,E1,E2,E3,E4,F1,F2,F3,G1,G2,G3,H1,H2,H3,H4,I1,I2,I3,I4,J1,J2,J3 functionClass

三、业务流程设计

3.1 主要业务流程

流程1：标准采购流程

1. 采购计划制定 → 2. 采购订单生成 → 3. 收货验收 → 4. 采购入库 → 5. 采购结算

流程2：比价采购流程

1. 采购计划制定 → 2. 外比价生成 → 3. 供应商比价 → 4. 采购订单生成 → 5. 收货验收 → 6. 采购入库 → 7. 采购结算

流程3：退货处理流程

1. 采购退货申请 → 2. 采购退货单 → 3. 采购退货出库 → 4. 退货保管确认

3.2 计划管理流程

计划制定方式

1. 手工新增：单个或多个商品手工制作计划
2. 引入方式：通过商品引入自动生成计划
3. 模型生成：通过计划模型自动生成计划

计划处理方式

1. 直接生成订单：计划审核后直接转为采购订单
2. 生成外比价：计划转为供应商比价，选择最优供应商后生成订单
3. 生成月度计划：转为月度大计划，后续分解执行

3.3 比价管理流程

比价处理步骤

1. 发送邮件：将采购计划以邮件形式发送给供应商
2. 信息导入：将供应商返回的Excel文档导入系统
3. 比价处理：系统自动比价，选择最优方案
4. 生成订单：将比价结果转为采购订单

3.4 采购业务主流程图

flowchart TD
    A[采购需求分析] --> B[制定采购计划]
    B --> C{是否需要比价}
    C -->|是| D[生成外比价]
    C -->|否| E[直接生成采购订单]
    
    D --> F[发送比价邮件]
    F --> G[供应商报价]
    G --> H[导入报价信息]
    H --> I[系统自动比价]
    I --> J[选择最优供应商]
    J --> E
    
    E --> K[采购订单审核]
    K --> L{审核通过}
    L -->|否| M[订单修改]
    M --> K
    L -->|是| N[发送订单给供应商]
    
    N --> O[供应商发货]
    O --> P[收货验收]
    P --> Q{验收合格}
    Q -->|否| R[拒收处理]
    Q -->|是| S[采购入库]
    
    R --> T[退货处理]
    T --> U[供应商重新发货]
    U --> P
    
    S --> V{是否有差价}
    V -->|是| W[差价单处理]
    V -->|否| X[入库完成]
    W --> X
    
    X --> Y[采购结算]
    Y --> Z[发票处理]
    Z --> AA[付款处理]
    AA --> BB[结算完成]
    
    %% 退货流程
    CC[采购退货需求] --> DD[退货申请]
    DD --> EE[退货单生成]
    EE --> FF[退货出库]
    FF --> GG[退货保管确认]
    
    %% 月度计划流程
    HH[月度计划生成] --> II[计划分解]
    II --> JJ[分批执行]
    JJ --> B
    
    %% 设置委托配送
    S --> KK{是否委托配送}
    KK -->|是| LL[委托配送入库]
    KK -->|否| X
    LL --> X
    
    style A fill:#ffecb3,stroke:#ff8f00,stroke-width:2px
    style B fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
    style E fill:#e1f5fe,stroke:#2196f3,stroke-width:2px
    style S fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
    style Y fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
    style BB fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px

3.5 采购计划管理流程图

flowchart TD
    A[采购计划管理] --> B[采购计划设置]
    A --> C[采购中心]
    A --> D[采购计划序时簿]
    
    B --> B1[引入商品]
    B1 --> B2[设置计划参数]
    B2 --> B3[设置库存上下限]
    B3 --> B4[设置采购周期]
    B4 --> B5[设置在途天数]
    B5 --> B6[生成进销数据]
    B6 --> B7[保存计划设置]
    
    C --> C1{计划制定方式}
    C1 -->|新增| C2[单品新增]
    C1 -->|多笔新增| C3[同供应商多品种]
    C1 -->|引入| C4[商品引入]
    C1 -->|生成| C5[模型生成]
    
    C2 --> C10[手工录入商品信息]
    C3 --> C11[选择供应商]
    C4 --> C12[筛选商品条件]
    C5 --> C13[选择计划模型]
    
    C10 --> C20[计划信息录入]
    C11 --> C21[录入多个商品]
    C12 --> C22[检索并选择商品]
    C13 --> C23[设置模型参数]
    
    C20 --> C30[提交到定稿区]
    C21 --> C30
    C22 --> C24[进入可修改区]
    C23 --> C24
    
    C24 --> C25[调整计划数量]
    C25 --> C26[调整采购进价]
    C26 --> C30
    
    C30 --> C31{计划处理方式}
    C31 -->|外比价| C32[生成外比价]
    C31 -->|订单| C33[生成采购订单]
    C31 -->|计划| C34[生成月度计划]
    
    C32 --> E[供应商比价流程]
    C33 --> F[订单处理流程]
    C34 --> D
    
    D --> D1[月度计划分解]
    D1 --> D2[修改本次采购量]
    D2 --> D3{分解方式}
    D3 -->|外比价| D4[转为外比价]
    D3 -->|订单| D5[生成采购订单]
    D3 -->|关闭| D6[关闭剩余计划]
    
    D4 --> E
    D5 --> F
    
    %% 计划生成规则
    G[计划生成规则] --> G1[上下限规则]
    G --> G2[销量规则]
    G --> G3[天数规则]
    G --> G4[综合规则]
    
    G1 --> G11[库存不足下限补至上限]
    G2 --> G12[根据历史销量预测]
    G3 --> G13[根据库存天数计算]
    G4 --> G14[多因素综合计算]
    
    G11 --> C5
    G12 --> C5
    G13 --> C5
    G14 --> C5
    
    style A fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:3px
    style B fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
    style C fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
    style D fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px
    style E fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:2px
    style F fill:#e0f2f1,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
    style G fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:2px

3.6 供应商比价处理流程图

flowchart TD
    A[供应商比价流程] --> B[询价供应商设置]
    A --> C[比价处理]
    
    B --> B1[选择供应商]
    B1 --> B2[设置返利系数]
    B2 --> B3[设置价格体系]
    B3 --> B4[设置比价优先级]
    B4 --> B5[设置参与比价标志]
    B5 --> B6[审核供应商设置]
    
    C --> C1[生成比价单]
    C1 --> C2[发送比价邮件]
    C2 --> C3[供应商接收邮件]
    C3 --> C4[供应商填写报价信息]
    C4 --> C5[供应商回传Excel文件]
    
    C5 --> C6[导入报价信息]
    C6 --> C7{导入成功}
    C7 -->|否| C8[检查文件格式]
    C7 -->|是| C9[下一个供应商]
    C8 --> C6
    C9 --> C10{是否还有供应商}
    C10 -->|是| C6
    C10 -->|否| C11[所有供应商导入完成]
    
    C11 --> C12[刷新比价单]
    C12 --> C13[查看比价明细]
    C13 --> C14[查看比价供应商]
    C14 --> C15[审核比价信息]
    C15 --> C16{审核通过}
    C16 -->|否| C17[修改比价信息]
    C16 -->|是| C18[执行比价]
    C17 --> C15
    
    C18 --> C19[系统自动比价]
    C19 --> C20[计算返利后价格]
    C20 --> C21[选择最优供应商]
    C21 --> C22[生成比价结果]
    C22 --> C23[确认比价结果]
    C23 --> C24[生成采购订单]
    
    %% 比价算法
    D[比价算法] --> D1[获取供货价格]
    D --> D2[计算返利后价格]
    D --> D3[考虑供货数量]
    D --> D4[考虑比价优先级]
    D --> D5[综合评分排序]
    
    D1 --> D11[供应商报价]
    D2 --> D12[价格 × 返利系数]
    D3 --> D13[满足采购数量要求]
    D4 --> D14[优先级权重]
    D5 --> D15[选择最优方案]
    
    D15 --> C19
    
    %% 邮件处理
    E[邮件处理] --> E1[生成比价邮件模板]
    E1 --> E2[填入商品信息]
    E2 --> E3[填入采购数量]
    E3 --> E4[发送给供应商]
    E4 --> E5[供应商邮箱接收]
    E5 --> E6[供应商填写Excel]
    E6 --> E7[供应商回传文件]
    
    E1 --> C2
    E7 --> C5
    
    style A fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:3px
    style B fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
    style C fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
    style D fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px
    style E fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:2px
    style C24 fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50,stroke-width:3px

四、核心功能详解

4.1 采购协议管理

关键参数设置

• 返利体系：月度费用、账期返点、标准返点
• 目标管理：三级目标账期和对应返点
• 价格体系：供应价、底价设置
• 返利形式：纯销、入库、以销定结等
• 返利频次：月度、季度、年度等

操作要点

• 协议可设置时间控制，支持开启/关闭状态
• 审核后的协议才能生效
• 主要用于后期报表统计分析

4.2 采购计划管理

计划设置参数

• 计划数量：商品计划采购数量
• 库存上下限：库存上限/下限数量或天数
• 采购周期：采购时间周期
• 在途天数：订单在途天数
• 进销数据：历史进货量、销货量统计

计划生成规则

• 上下限规则：库存不足下限时补足至上限
• 销量规则：根据历史销量预测采购量
• 天数规则：根据库存天数计算采购量
• 综合规则：结合多种因素综合计算

4.3 供应商比价管理

询价供应商设置

• 返利系数：供应商综合返利系数
• 价格体系：返利参考价格体系
• 比价优先级：参与比价的优先顺序
• 参与比价标志：是否参与比价

比价处理机制

• 邮件发送：自动发送比价邮件给供应商
• 信息导入：批量导入供应商报价信息
• 自动比价：系统自动选择最优方案
• 订单生成：比价结果直接转为订单

五、系统集成与数据流

5.1 与其他模块的集成

与销售管理模块

• 销售数据为采购计划提供需求依据
• 库存数据实时同步，影响采购计划

与仓存管理模块

• 采购入库单据流转到仓存管理
• 库存数据实时反馈到采购计划

与核算管理模块

• 采购成本数据流转到核算管理
• 财务结算数据双向同步

与GSP管理模块

• 采购全流程符合GSP要求
• 质量验收数据同步

5.2 数据流向

主要数据流

1. 商品信息 → 采购计划设置 → 采购中心 → 采购订单
2. 供应商信息 → 采购协议 → 采购计划 → 采购订单
3. 库存信息 → 采购计划 → 采购需求分析
4. 销售信息 → 采购计划 → 采购需求预测
5. 价格信息 → 采购协议 → 采购订单 → 采购结算

5.3 系统集成与数据流关系图

graph LR
    subgraph "G3ERP供应链系统"
        A[采购管理模块]
        B[销售管理模块]
        C[仓存管理模块]
        D[核算管理模块]
        E[GSP管理模块]
    end
    
    subgraph "外部系统"
        F[供应商系统]
        G[财务系统]
        H[监管系统]
    end
    
    subgraph "基础数据"
        I[商品信息]
        J[供应商信息]
        K[客户信息]
        L[价格信息]
        M[库存信息]
    end
    
    %% 采购管理模块内部数据流
    A --> A1[采购协议]
    A --> A2[采购计划]
    A --> A3[采购订单]
    A --> A4[收货验收]
    A --> A5[采购入库]
    A --> A6[采购结算]
    
    %% 与其他模块的数据交互
    A -.->|采购需求| B
    B -.->|销售预测| A
    A -->|入库单据| C
    C -->|库存数据| A
    A -->|成本数据| D
    D -->|价格调整| A
    A -.->|合规数据| E
    E -.->|质量标准| A
    
    %% 与外部系统的交互
    A <-->|订单/发票| F
    A <-->|财务数据| G
    A -.->|监管报告| H
    
    %% 基础数据的使用
    I --> A
    J --> A
    K --> B
    L --> A
    M --> A
    M --> C
    
    %% 具体的数据流说明
    A2 -->|计划数据| A3
    A3 -->|订单数据| A4
    A4 -->|验收数据| A5
    A5 -->|入库数据| A6
    A1 -->|返利数据| A6
    
    %% 业务流程关联
    AA[业务流程] --> AA1[采购计划制定]
    AA1 --> AA2[供应商比价]
    AA2 --> AA3[采购订单生成]
    AA3 --> AA4[收货验收]
    AA4 --> AA5[采购入库]
    AA5 --> AA6[采购结算]
    
    %% 数据流向标识
    style A fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:3px
    style B fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
    style C fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px
    style D fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px
    style E fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:2px
    style F fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:2px
    style G fill:#e0f2f1,stroke:#4caf50,stroke-width:2px
    style H fill:#f1f8e9,stroke:#689f38,stroke-width:2px
    
    classDef dataClass fill:#fff9c4,stroke:#f57f17,stroke-width:1px
    class I,J,K,L,M dataClass
    
    classDef processClass fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:1px
    class A1,A2,A3,A4,A5,A6,AA1,AA2,AA3,AA4,AA5,AA6 processClass

六、关键优势与特色

6.1 业务优势

1. 全流程管理

• 从计划制定到最终结算的完整闭环
• 业务流程标准化和规范化
• 数据流转自动化

2. 智能化决策

• 多种计划生成模型
• 智能比价选择最优供应商
• 基于历史数据的需求预测

3. 灵活性设计

• 支持多种采购模式
• 灵活的返利体系设置
• 可配置的业务规则

6.2 技术特色

1. 集成化设计

• 与其他模块紧密集成
• 数据实时同步
• 业务流程协同

2. 自动化程度高

• 自动生成采购计划
• 自动比价选择
• 自动单据流转

3. 合规性保障

• 符合GSP要求
• 完整的审批流程
• 详细的操作记录

七、实施建议

7.1 实施步骤

1. 基础数据准备：商品信息、供应商信息、价格信息
2. 参数设置：采购计划参数、询价供应商设置
3. 流程配置：业务流程、审批流程配置
4. 用户培训：操作培训、业务培训
5. 上线运行：分模块逐步上线

7.2 注意事项

1. 数据准确性：确保基础数据的准确性和完整性
2. 流程规范性：严格按照业务流程执行
3. 权限管理：合理配置用户权限和审批权限
4. 定期维护：定期维护计划参数和供应商信息

八、总结

G3ERP供应链采购管理模块是一个功能完善、流程规范的采购管理系统。通过该模块，企业可以实现：

1. 采购业务的标准化管理
2. 采购成本的有效控制
3. 供应商关系的优化管理
4. 采购效率的显著提升
5. 合规要求的全面满足

该模块的成功实施将为企业带来显著的管理效益和经济效益，是现代医药企业采购管理的重要工具