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G3ERP连锁门店GSP管理模块解读
一、GSP管理模块概述
G3ERP连锁门店的GSP管理模块是保障药品经营全过程持续符合《药品经营质量管理规范》（GSP）的核心系统支撑。它并非一个孤立的功能集，而是深度渗透并集成于门店日常业务（如采购、收货、销售、库存管理）的每一个环节中的质量控制与记录体系。
该模块的核心目标是通过流程化、信息化、标准化的手段，将GSP的各项要求固化到系统操作中，确保从药品入库到最终销售给消费者的整个生命周期都处于严格的质量监控之下。它不仅是应对监管检查、确保合法经营的必要工具，更是保障顾客用药安全、提升企业品牌信誉和核心竞争力的基石。
二、GSP管理功能架构
2.1 GSP管理功能架构图
连锁门店的GSP管理主要由十大核心子模块构成，它们覆盖了药品流通过程中的关键质量控制点。
graph TD
A["GSP管理"] --> B["采购记录"];
A --> C["收货记录"];
A --> D["验收记录"];
A --> E["陈列养护"];
A --> F["销售管理"];
A --> G["售后管理"];
A --> H["质量管理"];
A --> I["中药管理"];
A --> J["拆零管理"];
A --> K["设施设备"];
subgraph "进货环节"
direction LR
B & C & D
end
subgraph "在库环节"
direction LR
E & H & I & J
end
subgraph "销售与售后"
direction LR
F & G
end
subgraph "支持保障"
direction LR
K
end
2.2 GSP管理功能架构图结构说明
GSP管理模块的架构围绕药品在门店内流转的全过程进行设计，确保环环相扣，全程留痕：
-
进货环节：通过 采购、收货、验收记录，确保了药品来源的合法性、过程的合规性以及入库前的质量合格性，构筑了药品进入门店的第一道质量防线。
-
在库环节：通过 陈列养护、质量管理、中药管理、拆零管理，对在库药品的存储条件、效期、质量状态进行持续监控和规范操作，确保药品在售前始终处于良好状态。
-
销售与售后：通过 销售管理 记录销售行为，确保处方药等特殊药品的销售合规；通过 售后管理 记录顾客的咨询与投诉，形成服务闭环。
-
支持保障：通过 设施设备 管理，确保门店的硬件环境（如温湿度计、冷藏柜）持续符合GSP要求，为药品质量提供基础环境保障。
三、GSP合规总流程设计
3.1 GSP合规总流程设计图
graph TD
subgraph "采购与入库"
A["采购计划"] --> B["生成采购记录"];
C["到货接收"] --> D["生成收货记录"];
E["质量验收"] --> F["生成验收记录"];
end
subgraph "在库管理"
G["药品陈列与存储"] --> H["陈列养护记录"];
I["温湿度监控"] --> J["设施设备记录"];
K["拆零操作"] --> L["拆零记录"];
M["中药饮片管理"] --> N["中药管理记录"];
O["发现质量问题"] --> P["不合格品处理<br>(质量管理)"];
end
subgraph "销售与售后"
Q["药品销售"] --> R["生成销售记录"];
S["顾客咨询/投诉"] --> T["售后管理记录"];
end
F --> G;
G & J & L & N & P -- "在库期间持续监控" --> Q;
R --> S;
3.2 流程说明
GSP合规流程是一个贯穿药品从进入门店到离开门店全过程的链条式管理体系：
- 起点：始于药品的采购环节，系统在生成采购订单的同时，就已开始形成 采购记录。
- 入库：药品到货后，经过接收和验收环节，分别形成 收货记录 和 验收记录，确保只有合格的药品才能入库。
- 在库：药品在库期间，所有相关的质量管理活动，如日常的 陈列养护、设施设备 的温湿度监控、拆零 操作、特殊的 中药管理 以及对 不合格品 的处理，都必须被准确记录。
- 销售：药品销售时，系统会生成 销售记录，特别是对处方药和特殊药品的销售，确保信息可追溯。
- 终点：通过 售后管理 记录顾客的反馈，形成质量管理的闭环，并为持续改进提供依据。
四、GSP管理模块详细解读
4.1 采购记录
4.1.1 功能简述
采购记录是GSP管理的首要环节，旨在确保所有药品的采购活动都有据可查，来源清晰。在G3ERP中，这些记录通常由“日常业务”模块中的采购行为（如补货计划单、门店直调入库单等）自动生成，并可在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【采购记录】 下进行统一查询和管理。它详细记载了采购的品种、规格、单位、数量、供货方等关键信息，是药品追溯体系的源头。
4.1.2 业务流程图
graph
subgraph "采购记录生成流程"
A["门店发起补货/直调入库"] --> B["系统处理采购业务"];
B --> C["自动生成采购记录"];
C --> D["归档备查"];
end
4.2 收货记录
4.2.1 功能简述
收货记录是药品进入门店时的第一份法定记录，用于证明药品接收过程的合规性。当总部配送的货物到达门店时，操作员在“日常业务”的 门店接货单 中记录到货时间、运输方式、温控状况等信息。操作完成后，系统便自动依据这些信息生成正式的收货记录，并可在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【收货记录】 下查询。这确保了每一批次的药品都有明确的到货凭证，特别是对冷链药品等有特殊运输要求的品种，该记录尤为重要。
4.2.2 业务流程图
graph
subgraph "收货记录生成流程"
A["总部/供应商送货到达"] --> B["操作'门店接货单'"];
B --> C["录入运输及温控信息"];
C --> D["系统自动生成收货记录"];
D --> E["归档备查"];
end
4.3 验收记录
4.3.1 功能简述
验收记录是确保入库药品质量合格的关键凭证。在门店完成接货后，必须在“日常业务”的 按明细验收入库确认 环节，对每一批药品的品名、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、数量、外观质量等信息进行逐一核对。只有当所有信息核对无误并点击“确认”后，系统才会生成验收记录（可在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【验收记录】 下查询），并正式增加库存。此记录是证明门店履行了GSP验收职责的核心文件。
4.3.2 业务流程图
graph TD
subgraph "验收记录生成流程"
A["完成收货"] --> B["操作'按明细验收入库确认'"];
B --> C["核对药品各项关键信息"];
C --> D{"验收是否合格？"};
D -- "是" --> E["确认入库"];
E --> F["系统自动生成验收记录"];
F --> G["归档备查"];
D -- "否" --> H["执行拒收或不合格品流程"];
end
4.4 陈列养护
4.4.1 功能简述
陈列养护是确保在库药品质量稳定的核心日常工作。G3ERP在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【陈列养护】 下提供了一整套工具来支持和记录养护活动，包括制定养护检查计划（区分一般、重点、中药），执行药品陈列养护检查，记录门店温湿度记录，以及处理门店质量复查申请单和门店近效期商品汇报等。通过这些功能，门店可以系统化地对药品的存储环境、陈列状态、有效期进行监控和管理，并生成完整的养护档案。
4.4.2 业务流程图
graph TD
subgraph "陈列养护管理流程"
B -- "常规养护" --> J["更新养护措施与结论"];
J --> K["生成养护记录"];
A["制定养护计划"] --> B["执行养护检查<br>(药品/饮片)"];
C["系统提醒<br>(如：近效期报表)"] --> E;
D["日常巡检"] --> E;
B -- "检查过程" --> E["发现近效期/质量可疑药品"];
E --> F{"选择处理方式"};
F -- "近效期" --> G["填报近效期商品汇报"];
F -- "质量问题" --> H["发起质量复查申请"];
G --> I["提交总部处理"];
H --> I;
D -- "环境记录" --> L["记录门店温湿度"];
L --> M["生成温湿度记录"];
end
4.5 销售管理
4.5.1 功能简述
GSP对药品的销售环节同样有严格要求，尤其体现在处方药、含麻黄碱类等特殊药品的销售记录上。G3ERP的销售管理记录模块确保了每一次销售行为都有迹可循。当门店通过“日常业务”的 零售POS单 完成一笔销售时，系统会自动生成详细的销售记录，并可在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【销售管理】 下查询。这些记录不仅是财务对账的依据，更是满足GSP药品销售追溯要求的重要数据档案。
4.5.2 业务流程图
graph
subgraph "销售记录生成流程"
A["顾客在POS端完成购买"] --> B["系统处理销售业务"];
B --> C["自动生成销售记录<br>(含批号、数量、顾客信息等)"];
C --> D["归档备查"];
end
4.6 售后管理
4.6.1 功能简述
售后管理是GSP质量管理体系的延伸，是收集药品质量信息、处理顾客反馈的重要渠道。G3ERP通过路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【售后管理】 下的 顾客征询投诉记录卡 功能，为门店提供了一个标准化的工具来记录顾客的每一次咨询、投诉或不良反应报告。记录内容包括顾客信息、涉及药品、反馈内容、处理过程和最终结果。这不仅有助于妥善解决单次客户问题，更是企业进行质量分析、风险预警和持续改进的重要信息来源。
4.6.2 业务流程图
graph TD
subgraph "售后管理流程"
A["顾客发起咨询或投诉"] --> B["门店接待并了解情况"];
B --> C["填写'顾客征询投诉记录卡'"];
C --> D["录入顾客、药品及反馈详情"];
D --> E["记录处理过程与结果"];
E --> F["审核后归档"];
end
4.7 质量管理
4.7.1 功能简述
质量管理模块是GSP体系中的核心监控与处置单元，专注于处理在库药品中出现的不合格情况。在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【质量管理】 下，它提供了一系列功能来确保不合格药品得到有效隔离和妥善处置，主要包括：
- 状态控制：通过
门店商品批次停售/可售单，对有质量疑问的批次进行锁定，防止其流入销售环节。 - 不合格品处理：通过
门店不合格品记录和门店质量处理通知单，对确认不合格的药品进行登记、隔离，并启动后续的报损或销毁流程。 - 报损报溢：通过
门店报损/报溢申请单，对因质量问题或其他原因需要核销或增加的库存进行审批和处理。 - 销毁记录：通过
门店不合格药品销毁记录，确保销毁过程有据可查，符合法规要求。
4.7.2 业务流程图
graph TD
subgraph "不合格品处理流程"
A["发现质量可疑/不合格药品"] --> B{"选择处理方式"};
B -- "1\. 暂停销售" --> C["开具'门店商品批次停售单'"];
B -- "2\. 确认不合格" --> D["登记'门店不合格品记录'"];
C --> E["批次被锁定，无法销售"];
D --> F["发起'门店报损申请单'"];
F --> G["总部审批"];
G --> H{"审批通过"};
H -- "是" --> I["下推生成'盘亏出库单'"];
I --> J["执行销毁并填写'销毁记录'"];
J --> K["流程结束"];
H -- "否" --> K;
end
4.8 中药管理
4.8.1 功能简述
中药管理模块是根据中药饮片的特殊性而设计的GSP管理单元。在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【中药管理】 下，本模块提供了专项管理工具：
- 清斗与装斗：在更换批次或定期清理时，需使用
中药饮片清斗记录。新批次入斗前，通过中药饮片装斗复核记录进行操作，确保过程卫生、无混淆。 - 装斗量控制：通过
中药饮片装斗量设置，可以预设每种饮片的标准装斗量和最大装斗量，规范操作，防止溢出或浪费。 这些功能确保了中药饮片的斗谱清晰、批次可溯、操作规范，完全符合GSP对中药饮片管理的特殊要求。
4.8.2 业务流程图
graph TD
subgraph "中药饮片管理流程"
A["中药饮片入库"] --> B["装斗前准备"];
B --> C["执行'中药饮片清斗记录'"];
C --> D["斗柜清洁完成"];
D --> E["执行'中药饮片装斗复核记录'"];
E --> F["引入待装斗批次"];
F --> G["确认装斗数量"];
G --> H["审核后完成装斗"];
H --> I["中药饮片可供划价销售"];
end
4.9 拆零管理
4.9.1 功能简述
拆零管理是针对部分按最小包装单位销售的药品（如按片、按粒）而设的GSP规范要求。在G3ERP中，当需要将整盒药品拆开销售前，必须先在“日常业务”的 包装拆零 模块进行操作。系统会记录下拆零的原包装批号、拆零时间、数量等信息，并生成新的可供销售的拆零品库存。这些操作记录可在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【拆零管理】 下查询，确保了拆零药品的来源、批次和销售去向全程可追溯。
4.9.2 业务流程图
graph TD
subgraph "拆零记录生成流程"
A["门店发起拆零需求"] --> B["操作'包装拆零'功能"];
B --> C["原包装库存减少<br>拆零品库存增加"];
C --> D["系统自动生成拆零记录"];
D --> E["POS销售拆零品"];
E --> F["系统自动生成拆零销售记录"];
end
4.10 设施设备
4.10.1 功能简述
设施设备管理是保障药品存储环境符合GSP要求的基础。在路径 【连锁门店】→【GSP管理】→【设施设备】 下，此模块的核心是建立门店所有与药品质量相关的设施设备（如冰箱、冷藏柜、空调、温湿度计、计量器具等）的电子档案。首先通过设施设备管理登记和计量设备管理登记建立台账，然后通过设施设备检修记录、计量器具检修记录和设施设备使用记录来跟踪这些设备的日常运行、维护、校验和使用情况。这确保了所有关键设备都处于良好运行状态，其相关记录完整、可查，为药品质量提供了可靠的硬件环境保障。
4.10.2 业务流程图
graph TD
subgraph "设施设备管理流程"
A["新购/新增设施设备"] --> B["进行'设施设备管理登记'"];
B --> C["建立设备台账"];
C --> D{"日常/定期维护"};
D -- "1\. 日常使用" --> E["填写'设施设备使用记录'"];
D -- "2\. 检修/保养" --> F["填写'设施设备检修记录'"];
D -- "3\. 计量器具校验" --> G["填写'计量器具检修记录'"];
E --> H["记录归档"];
F --> H;
G --> H;
end