G3ERP系统“缺货登记”完整流程详解

一、流程概述

G3ERP的“缺货登记”流程是响应式补货的核心机制，它为企业捕获并处理计划外的、临时的商品需求提供了一个标准化的信息通道。该流程贯穿了从一线销售（门店/总部）到后端采购的多个环节，确保每一个缺货信号都能被有效记录、传递和处理，是连接市场即时需求与供应链响应的桥梁。

流程核心可分为两大来源：

门店端缺货登记: 由连锁门店发起，主要反映终端消费市场的直接需求。
总部端缺货登记: 由总部销售部门发起，主要反映批发等对公业务的需求。

所有缺货信息最终都会汇集到总部的采购模块进行统一处理，形成一个从需求捕获到采购执行的业务闭环。

二、完整缺货登记流程图

graph TD
    subgraph "阶段一: 缺货信息上报 (两大来源)"
        subgraph "A. 门店端上报"
            A1["门店店员在销售时<br>发现商品缺货或顾客有新品需求"] --> A2["在<b>[连锁门店]-[补货业务]</b>或<b>[其他业务]</b>中<br>进行<b>缺货登记</b>"]
        end
        subgraph "B. 总部端上报"
            B1["总部销售员在处理批发订单时<br>发现总部仓库库存不足"] --> B2["在<b>[销售管理]-[销售其他]</b>中<br>进行<b>缺货登记</b>"]
        end
    end

    subgraph "阶段二: 信息汇总与处理 (总部采购部)"
        C["所有缺货记录<br>自动汇集至<br><b>[采购管理]-[缺货登记处理]</b>界面"]
        A2 --> C
        B2 --> C
    end

    subgraph "阶段三: 转化为采购行动"
        C --> D["采购计划员/专员<br>分析并处理缺货记录"]
        D --> E{"处理方式判断"}
        E -- "1\. 紧急/独立采购" --> F["直接下推生成<br><b>采购订单</b>"]
        E -- "2\. 纳入常规计划" --> G["引入到<b>采购计划</b>中<br>与其他需求合并处理"]
    end

    subgraph "阶段四: 审批与执行"
        F --> H["采购经理审批"]
        G --> H
        H -- "审批通过" --> I["进入后续<br>GSP检查、发货、入库等<br>标准采购流程"]
        I --> J["缺货问题解决"]
    end

三、流程步骤详解

阶段一：缺货信息上报

此阶段是流程的起点，由一线业务人员捕获并记录缺货信号。

门店端上报:
- 执行者: 门店店员、店长。
- 场景:
  - 场景一（标准缺货）: 在POS机销售或顾客问询时，发现某个商品库存为零或不足。
  - 场景二（潜在需求）: 顾客询问某个店内从未销售过的新品。
- 动作:
  - 对于标准缺货，店员在连锁门店日常业务 -> 补货业务模块下，使用缺货登记功能进行记录。
  - 对于潜在需求，店员在其他业务模块下，使用连锁门店新品及缺货登记功能进行记录。
- 输出: 一条包含门店信息、商品信息、需求数量的缺货记录，并自动上传至总部系统。
总部端上报:
- 执行者: 总部销售员、销售内勤。
- 场景: 在销售管理模块处理批发客户订单时，系统提示总部仓库的库存不足以满足订单需求。
- 动作: 业务员在销售管理 -> 销售其他模块下，使用缺货登记功能，录入缺货的商品、数量及关联的客户信息。
- 输出: 一条包含客户信息、商品信息、缺货数量的缺货记录。

阶段二：信息汇总与处理

此阶段由总部采购部门对所有上报的缺货信息进行集中管理。

信息自动汇集:
- 执行者: G3ERP系统。
- 动作: 系统自动将来自所有门店和总部销售部门的缺货登记记录，实时汇集到采购管理模块下的缺货登记处理界面。
- 逻辑: 该界面形成一个“缺货需求池”，采购人员可以清晰地看到当前所有待处理的缺货问题，包括缺货的商品、总计数量、涉及的门店或客户等。

阶段三：转化为采购行动

此阶段是采购计划员将缺货信号转化为具体采购任务的核心环节。

分析与处理:
- 执行者: 总部采购计划员/采购专员。
- 动作: 定期（如每日）进入缺货登记处理界面，查看并分析所有缺货记录。
- 逻辑与决策:
  - 判断紧急性: 对于紧急的、重要的客户或门店的缺货需求，计划员会选择直接处理。
  - 判断普遍性: 对于非紧急的、或多个来源都上报的同一商品，计划员可能会选择合并处理。
- 输出:
  - 直接生成采购订单: 对于需要快速响应的缺货，计划员可以直接勾选相关记录，一键下推生成一张采购订单，并提交审批。
  - 引入到采购计划: 对于可以纳入常规补货周期的缺货，计划员会将其引入到一张新的或已有的采购计划中，与其他补货需求（如基于库存模型的建议）合并，进行统一的规划和采购。

阶段四：审批与执行

此阶段将缺货驱动的采购任务纳入标准的采购管理流程。

审批与后续流程:
- 执行者: 采购经理、仓储人员等。
- 动作:
  1. 由缺货登记转化而来的采购订单或采购计划，同样需要经过采购经理的审批。
  2. 审批通过后，该采购订单将进入与常规订单完全一致的后续流程，包括GSP合规性检查、向供应商发送订单、收货、验收、入库等。
- 输出: 商品最终入库，缺货问题得到解决。相关的缺货登记记录在系统中被标记为已处理或关闭。

该流程清晰地展示了G3ERP系统如何通过“缺货登记”这一功能，高效地响应市场即时需求，并将其无缝融入到严谨、规范的后端采购补货体系中。

四、流程相关方清单

下表详细列出了G3ERP系统中，在整个“缺货登记”业务流程（包括信息上报、汇总处理及后续转化）中涉及的核心部门/层级及其对应的业务角色。

业务阶段	核心环节	涉及部门/层级	核心角色/业务人员	主要职责
1. 信息上报 (零售端)	门店缺货登记	连锁门店	门店店员/店长	在销售或盘点时发现缺货，或记录顾客对新品/缺货品的需求，并进行登记上报。
1. 信息上报 (批发端)	总部销售缺货登记	总部销售部	销售员/销售内勤	在处理批发订单时发现总部仓库库存不足，进行缺货登记。
2. 汇总与处理	缺货登记处理	总部采购部	采购计划员/采购专员	核心处理者。在采购中心统一查看、分析所有缺货记录。
3. 转化为行动	生成采购计划/订单	总部采购部	采购计划员/采购专员	基于已确认的缺货信息，直接生成采购计划或采购订单，启动补货。
4. 审批与监督	采购审批	总部采购部	采购经理	对由缺货登记转化而来的重要采购任务进行最终审批。

此清单基于对G3ERP供应链及连锁门店模块文档的综合分析整理而成。

7.4 KiB Raw Blame History Unescape Escape