G3ERP/1-流程梳理/1.1.2-G3ERP供应链采购管理主业务流程图解读.md

G3ERP供应链采购管理模块解读文档

一、模块概述

G3ERP供应链采购管理模块是一套完整的采购业务管理系统，专为医药企业设计，符合GSP（药品经营质量管理规范）要求。该模块涵盖了从采购计划制定到最终结算的全流程管理，实现了采购业务的规范化、信息化和自动化。

二、业务流程可视化结构图

flowchart TB
    %% 主节点
    PM(("G3ERP<br>采购管理"))
    
    %% 核心业务循环
    AGR["1.采购协议"]
    PLAN["2.采购计划"]
    ORDER["3.订单处理"]
    RECV["4.收货验收"]
    INBOUND["5.采购入库"]
    SETTLE["6.采购结算"]
    
    %% 辅助业务节点
    AUX["辅助业务"]
    RETURN["7.采购退货"]
    INITIAL["8.初始结算"]
    LEDGER["9.序时簿"]
    
    %% 主要业务流向
    PM --> AGR
    AGR --> PLAN
    PLAN --> ORDER
    ORDER --> RECV
    RECV --> INBOUND
    INBOUND --> SETTLE
    SETTLE --> AUX
    
    %% 辅助业务子模块
    AUX --> RETURN
    AUX --> INITIAL
    AUX --> LEDGER
    
    %% 特殊流程
    PLAN --> COMPARE["供应商比价"]
    COMPARE --> ORDER
    RECV --> RETURN
    
    %% 模块详细信息
    AGR --- AGR1["核心流程:<br>供应商选择→返利体系设置→协议审核→协议管理<br><br>角色: 采购经理/财务<br><br>成果: 建立供应商合作关系、确定返利政策"]
    
    PLAN --- PLAN1["核心流程:<br>需求分析→计划制定→计划审核→计划分解<br><br>角色: 采购专员/计划员<br><br>成果: 制定合理采购计划、优化库存水平"]
    
    ORDER --- ORDER1["核心流程:<br>订单生成→订单审核→订单发送→执行跟踪<br><br>角色: 采购员/审批人<br><br>成果: 生成采购订单、确保采购执行"]
    
    RECV --- RECV1["核心流程:<br>收货登记→质量验收→验收确认→异常处理<br><br>角色: 仓管/质管<br><br>成果: 确保商品质量、完成验收入库"]
    
    INBOUND --- INBOUND1["核心流程:<br>入库确认→批次管理→差价处理→库存更新<br><br>角色: 仓管/财务<br><br>成果: 商品入库、库存更新、成本确认"]
    
    SETTLE --- SETTLE1["核心流程:<br>发票匹配→付款申请→付款审批→付款执行<br><br>角色: 财务/出纳<br><br>成果: 完成采购结算、资金支付"]
    
    RETURN --- RETURN1["核心流程:<br>退货申请→退货审批→退货出库→退货结算<br><br>角色: 采购员/仓管<br><br>成果: 处理退货业务、维护供应商关系"]
    
    INITIAL --- INITIAL1["核心流程:<br>对冲处理→付款提醒→铺底管理→参数设置<br><br>角色: 财务/系统管理员<br><br>成果: 初始化结算参数、建立结算规则"]
    
    LEDGER --- LEDGER1["核心流程:<br>单据查询→状态跟踪→数据统计→报表输出<br><br>角色: 业务人员/管理人员<br><br>成果: 提供查询分析、支持决策管理"]
    
    COMPARE --- COMPARE1["核心流程:<br>询价设置→邮件发送→报价导入→自动比价<br><br>角色: 采购员/采购经理<br><br>成果: 选择最优供应商、降低采购成本"]
    
    %% 关键单据
    DOC["常用单据"]
    DOC --- DOC1["协议单据:<br>- 采购协议<br>- 返利协议"]
    DOC --- DOC2["计划单据:<br>- 采购计划<br>- 月度计划<br>- 比价单"]
    DOC --- DOC3["订单单据:<br>- 采购订单<br>- 订单变更单"]
    DOC --- DOC4["验收单据:<br>- 收货单<br>- 验收单<br>- 拒收单"]
    DOC --- DOC5["入库单据:<br>- 采购入库单<br>- 入库差价单<br>- 委托配送单"]
    DOC --- DOC6["结算单据:<br>- 采购发票<br>- 付款单<br>- 预付单"]
    DOC --- DOC7["退货单据:<br>- 退货申请单<br>- 退货单<br>- 退货保管单"]
    
    %% 单据关联
    DOC1 -.-> AGR
    DOC2 -.-> PLAN
    DOC2 -.-> COMPARE
    DOC3 -.-> ORDER
    DOC4 -.-> RECV
    DOC5 -.-> INBOUND
    DOC6 -.-> SETTLE
    DOC7 -.-> RETURN
    
    %% 样式
    classDef mainNode fill:#f9f7ff,stroke:#6f42c1,stroke-width:3px,color:#6f42c1,font-weight:bold
    classDef moduleNode fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff,stroke-width:2px,color:#1890ff,font-weight:bold
    classDef auxNode fill:#fff0f6,stroke:#eb2f96,stroke-width:2px,color:#c41d7f,font-weight:bold
    classDef infoNode fill:#f6ffed,stroke:#52c41a,stroke-width:1px,color:#389e0d
    classDef docNode fill:#fff7e6,stroke:#fa8c16,stroke-width:1px,color:#d46b08
    classDef specialNode fill:#f0f5ff,stroke:#2f54eb,stroke-width:2px,color:#1d39c4,font-weight:bold
    
    class PM mainNode
    class AGR,PLAN,ORDER,RECV,INBOUND,SETTLE moduleNode
    class AUX,RETURN,INITIAL,LEDGER auxNode
    class COMPARE specialNode
    class AGR1,PLAN1,ORDER1,RECV1,INBOUND1,SETTLE1,RETURN1,INITIAL1,LEDGER1,COMPARE1 infoNode
    class DOC,DOC1,DOC2,DOC3,DOC4,DOC5,DOC6,DOC7 docNode

三、结构说明

核心业务循环

G3ERP采购管理业务形成一个完整的业务循环：

1. 采购协议 → 采购计划 → 订单处理 → 收货验收 → 采购入库 → 采购结算

这个循环反映了采购业务的完整流程，每个环节都有明确的业务目标和成果。

九大核心业务模块

1. 采购协议：建立供应商合作关系

• 功能描述：记录与供应商签订的合同协议，包含返利情况等
• 核心特征：
  • 支持时间控制，可开启/关闭
  • 记录详细的返利体系（月度费用、账期返点、标准返点等）
  • 支持多种返利形式（纯销、入库、以销定结等）
  • 支持多种返利频次（月度、季度、年度等）
• 核心流程：供应商选择→返利体系设置→协议审核→协议管理
• 执行角色：采购经理、财务人员
• 业务成果：建立供应商合作关系、确定返利政策

2. 采购计划：制定科学的采购计划

• 功能描述：通过多种模式制定采购计划，包括计划设置、采购中心、计划序时簿等
• 核心特征：
  • 采购计划设置：设置商品的计划参数（计划数量、库存上下限、采购周期等）
  • 采购中心：制作采购计划的核心平台，支持多种计划生成方式
  • 采购计划序时簿：月度计划分解和管理
  • 询价供应商设置：供应商询价和返利设置
  • 供应商比价处理：多供应商比价选择最优方案
• 核心流程：需求分析→计划制定→计划审核→计划分解
• 执行角色：采购专员、计划员
• 业务成果：制定合理采购计划、优化库存水平

3. 订单处理：生成和管理采购订单

• 功能描述：生成采购订单，管控订单的审批、执行和调整
• 核心特征：
  • 支持从计划自动生成订单
  • 订单审批流程控制
  • 订单明细关闭和调整功能
• 核心流程：订单生成→订单审核→订单发送→执行跟踪
• 执行角色：采购员、审批人
• 业务成果：生成采购订单、确保采购执行

4. 收货验收：按GSP要求验收商品

• 功能描述：按GSP要求进行接货、验收、拒收处理
• 核心特征：
  • 采购收货单管理
  • 质量验收流程
  • 拒收单处理
  • 验收待查管理
• 核心流程：收货登记→质量验收→验收确认→异常处理
• 执行角色：仓库管理员、质量管理员
• 业务成果：确保商品质量、完成验收入库

5. 采购入库：处理商品入库业务

• 功能描述：处理验收后的入库、差价处理、委托配送等
• 核心特征：
  • 采购入库单生成
  • 采购入库差价单处理
  • 委托配送入库管理
• 核心流程：入库确认→批次管理→差价处理→库存更新
• 执行角色：仓库管理员、财务人员
• 业务成果：商品入库、库存更新、成本确认

6. 采购结算：完成采购付款结算

• 功能描述：管理退货申请、退货单处理和保管确认
• 核心特征：
  • 采购退货申请单
  • 采购退货单处理
  • 采购退货保管确认
• 核心流程：发票匹配→付款申请→付款审批→付款执行
• 执行角色：财务人员、出纳
• 业务成果：完成采购结算、资金支付

7. 采购退货：处理退货相关业务

• 功能描述：处理采购发票、付款单、预付单和核销
• 核心特征：
  • 采购发票管理
  • 付款单处理
  • 预付单和核销管理
• 核心流程：退货申请→退货审批→退货出库→退货结算
• 执行角色：采购员、仓库管理员
• 业务成果：处理退货业务、维护供应商关系

8. 初始结算：管理结算参数和规则

• 功能描述：处理采购对冲、付款提醒、铺底金额和供应商设置等
• 核心特征：
  • 采购对冲处理
  • 付款提醒设置
  • 供应商铺底金额管理
• 核心流程：对冲处理→付款提醒→铺底管理→参数设置
• 执行角色：财务人员、系统管理员
• 业务成果：初始化结算参数、建立结算规则

9. 序时簿：提供查询统计功能

• 功能描述：查看和管理各类采购单据的序时记录
• 核心特征：
  • 各类单据的查询和管理
  • 单据状态跟踪
• 核心流程：单据查询→状态跟踪→数据统计→报表输出
• 执行角色：业务人员、管理人员
• 业务成果：提供查询分析、支持决策管理

---

特殊业务流程

供应商比价：优化供应商选择的特殊流程

• 核心流程：询价设置→邮件发送→报价导入→自动比价
• 执行角色：采购员、采购经理
• 业务成果：选择最优供应商、降低采购成本

---

常用单据分类

1. 协议单据：采购协议、返利协议
2. 计划单据：采购计划、月度计划、比价单
3. 订单单据：采购订单、订单变更单
4. 验收单据：收货单、验收单、拒收单
5. 入库单据：采购入库单、入库差价单、委托配送单
6. 结算单据：采购发票、付款单、预付单
7. 退货单据：退货申请单、退货单、退货保管单

四、系统集成与数据流

4.1 与其他模块的集成

与销售管理模块

• 销售数据为采购计划提供需求依据
• 库存数据实时同步，影响采购计划

与仓存管理模块

• 采购入库单据流转到仓存管理
• 库存数据实时反馈到采购计划

与核算管理模块

• 采购成本数据流转到核算管理
• 财务结算数据双向同步

与GSP管理模块

• 采购全流程符合GSP要求
• 质量验收数据同步

4.2 数据流向

主要数据流

1. 商品信息 → 采购计划设置 → 采购中心 → 采购订单
2. 供应商信息 → 采购协议 → 采购计划 → 采购订单
3. 库存信息 → 采购计划 → 采购需求分析
4. 销售信息 → 采购计划 → 采购需求预测
5. 价格信息 → 采购协议 → 采购订单 → 采购结算

五、实施建议

5.1 实施步骤

1. 基础数据准备：商品信息、供应商信息、价格信息
2. 参数设置：采购计划参数、询价供应商设置
3. 流程配置：业务流程、审批流程配置
4. 用户培训：操作培训、业务培训
5. 上线运行：分模块逐步上线

5.2 注意事项

1. 数据准确性：确保基础数据的准确性和完整性
2. 流程规范性：严格按照业务流程执行
3. 权限管理：合理配置用户权限和审批权限
4. 定期维护：定期维护计划参数和供应商信息

六、总结

G3ERP供应链采购管理模块是一个功能完善、流程规范的采购管理系统。通过该模块，企业可以实现：

1. 采购业务的标准化管理
2. 采购成本的有效控制
3. 供应商关系的优化管理
4. 采购效率的显著提升
5. 合规要求的全面满足

该模块的成功实施将为企业带来显著的管理效益和经济效益，是现代医药企业采购管理的重要工具。