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G3ERP集团分销-缺货登记流程详解

一、“缺货登记”相关环节及出处

根据G3ERP集团分销模块的官方文档，系统中的“缺货登记”主要出现在以下两大类场景中：

第一类：系统在处理补货/铺货时自动生成的缺货登记

这种缺货登记发生在总部处理门店的要货计划时，因总部库存不足而由系统自动触发。

• 环节: 数据处理

  • 描述: 在处理门店订货计划时，若总部库存不足，系统在进行自动分配后，会将不足的部分登记为缺货。
  • 出处:
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:17: “数据处理：处理门店的订货计划，支持自动分配、缺货登记和替品替换...”
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:163: 在“数据处理”的流程图中明确指出，库存不足时会进入“缺货处理”，其中一个分支就是“缺货登记”。
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171: “缺货登记”的产出是“生成缺货记录(待补货)”。

• 环节: 分销设置 (规则配置)

  • 描述: 是否自动进行缺货登记，这个行为本身可以在“门店配货参数设置”中进行配置。
  • 出处:
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:114: “配货设置中的参数（如配送路线、效期要求、是否自动登记缺货等）是数据处理...模块执行自动化逻辑判断时的关键输入。”

第二类：门店因顾客需求等原因主动发起的缺货登记

这种缺货登记是门店一线人员根据实际缺货情况或顾客需求，主动在系统中录入信息，作为需求信号传递给总部。

• 环节: 其他任务
  • 描述: 门店员工可以将新品或顾客需求的缺货情况在“其他任务”模块中进行登记，总部接收到信息后进行处理，可能触发采购流程。
  • 出处:
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:27: “其他任务：处理门店的近效期商品汇报、新品缺货登记、滞销品调剂等日常事务。”
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:50: ““新品/缺货登记”则作为需求收集的入口，可能触发新的采购流程。”
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:368: “其他任务”模块中有专门的“新品/缺货登记”子流程。
    • 1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:369: 该流程始于“门店登记顾客需求”。

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二、“缺货登记”环节相关方表格

业务场景	涉及部门 / 层级	核心角色 / 业务人员	职责描述
场景一：系统自动缺货登记	总部 - 运营部/商品部	配货专员 / 计划员	监控“数据处理”模块，查看系统自动生成的缺货记录，并根据情况决定后续操作（如等待到货后补货、触发紧急采购等）。
	总部 - 信息部/系统管理员	系统管理员 / IT支持	负责在“分销设置”中配置“是否自动登记缺货”等相关参数，确保业务规则正确执行。
场景二：门店主动缺货登记	门店	店员 / 药师 / 店长	在一线接待顾客，当发现商品缺货或有顾客需要新商品时，在“其他任务”模块中主动发起“新品及缺货登记”。
	总部 - 运营部/商品部	运营专员 / 商品专员	负责处理门店提交的缺货登记单，进行审核，判断是引入新品还是补货已有商品，并反馈处理意见。
	总部 - 采购部	采购专员	接收由运营/商品部确认并传递过来的采购需求（尤其是新品需求），最终生成采购订单，完成采购流程。

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三、G3ERP集团分销模块“缺货登记”完整流程详解

G3ERP中的“缺货登记”流程是一个双向、闭环的管理过程，它既包含了由总部系统在处理补货业务时自动发现并记录的缺货（被动缺货登记），也包含了由门店一线人员根据实际销售和顾客需求主动上报的缺货（主动缺货登记）。

流程图

graph TD
    subgraph "场景一: 门店主动上报缺货 (需求驱动)"
        A["门店店员/药师<br>遇到顾客需求或发现商品缺货"] --> B["登录系统<br>进入'其他任务'模块"];
        B --> C["创建'连锁门店新品及缺货登记处理'单"];
        C --> D["录入缺货商品信息<br>(或顾客需求的新品描述)"];
        D --> E["提交缺货登记单"];
    end

    subgraph "场景二: 总部系统自动登记缺货 (供应驱动)"
        F["门店日常要货/新店新品铺货"] --> G["生成要货计划"];
        G --> H["总部'数据处理'模块<br>自动处理计划"];
        H --> I{"总部库存检查"};
        I -- "库存充足" --> J["生成调拨单<br>(正常流程)"];
        I -- "库存不足" --> K["按规则分配现有库存"];
        K --> L["系统自动生成'缺货记录'<br>(记录未满足的数量)"];
    end

    subgraph "总部处理中心 (统一处理)"
        E --> M{"总部运营/商品专员<br>审核缺货信息"};
        L --> M;
        M -- "判断为已有商品缺货" --> N["关联至已有商品<br>形成补货需求"];
        M -- "判断为新品需求" --> O["进行新品评估<br>决定是否引进"];
        O -- "同意引进" --> P["创建新品资料"];
        P --> N;
        O -- "不同意引进" --> Q["驳回/关闭登记单<br>通知门店"];
    end

    subgraph "下游采购与补货"
        N --> R["采购专员<br>汇总所有补货需求"];
        R --> S["生成采购订单(PO)"];
        S --> T["供应商发货, 总部收货入库"];
        T --> U["库存增加"];
        U --> V["触发下一次补货<br>或处理待补货的缺货记录"];
        V --> J;
    end

    classDef role fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px;
    classDef system fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px;
    classDef action fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:1px;

    class A,B,C,D,E,M,N,O,P,Q,R,S,T,U,V action;
    class F,G,H,I,J,K,L system;

详细步骤说明

1. 缺货信息的产生（两个起点）

   • 主动上报（场景一）:
     1. 触发: 门店一线人员（店员/药师）在日常销售中遇到顾客指明需要某个当前无库存的商品，或希望购买某个公司尚未引进的新品。
     2. 操作: 门店人员登录G3ERP，进入总部业务 -> 其他任务 -> 连锁门店新品及缺货登记处理功能。
     3. 执行: 创建一张新的缺货登记单，详细填写商品信息（如品名、规格、厂家）或新品的需求描述，然后提交给总部。
   • 被动登记（场景二）:
     1. 触发: 总部在执行日常的自动补货或新品铺货流程时。
     2. 操作: 系统在总部业务 -> 数据处理模块中，自动处理门店的要货计划。
     3. 执行: 当系统检查到总部仓库的库存无法满足门店的要货数量时，它会先按预设规则（如按比例）分配现有库存，然后将未被满足的差额部分，自动生成一条缺货记录，并关联到对应的门店和商品。

2. 总部审核与处理

   1. 汇总: 所有主动上报的“缺货登记单”和系统自动生成的“缺货记录”都会汇集到总部，等待处理。
   2. 审核: 总部运营部或商品部的专员负责审核这些信息。
   3. 决策:
      • 对于已有商品: 确认是常规缺货，直接形成补货需求。
      • 对于新品需求: 进行市场评估、效益分析，决定是否引进。若同意引进，则先在系统中创建新品的商品主数据，然后将其转化为补货需求；若不同意，则驳回登记单并通知门店。

3. 触发采购与补货

   1. 需求传递: 所有确认的补货需求（无论是老品还是新品）被传递给采购部。
   2. 采购执行: 采购专员根据汇总的需求，向供应商下达采购订单。
   3. 入库: 供应商到货后，总部仓库收货并更新系统库存。

4. 闭环：完成补货

   1. 库存更新: 总部库存增加后，在下一次的补货周期中，系统会重新计算门店的要货需求。
   2. 满足需求: 此时，之前登记为缺货的商品因为库存充足，将被成功分配，生成调拨单发往门店，从而完成整个缺货处理的闭环。