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G3ERP 连锁门店缺货登记流程深度解析

一、概述

在快节奏的零售环境中，缺货不仅意味着单次销售机会的流失，更可能影响顾客忠诚度和品牌形象。G3ERP 连锁门店模块提供的 缺货登记 功能，是一个连接销售一线、门店管理和总部供应链的关键业务闭环。它通过系统化的手段，将一线发现的缺货信息转化为驱动补货和优化采购的有效数据，旨在从根本上减少缺货事件，提升库存周转效率和顾客满意度。

本文档基于 G3ERP 系统现有功能解读，详细梳理“缺货登记”环节的触发点、涉及人员、标准流程及其在整个供应链中的管理价值。

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二、“缺货登记”功能在系统中的位置与出处

“缺货登记”功能主要集成于 G3ERP 的 日常业务 模块中，并在多个相关文档中被提及，确保了其在业务流程中的核心地位。

1. 总模块定义:

   • 在 4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md 中，缺货登记记录 被明确定义为 补货业务 的核心单据之一，并在模块思维导图中作为关键功能点列出。
   • 出处: 1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md:18, :257

2. 日常业务详细解读:

   • 在 4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md 中，多处强调了其重要性：
     • 在 补货业务 描述中，明确系统“提供缺货登记功能”。
     • 在 补货业务流程图 中，直观地展示了“销售时发现缺货”是触发“缺货登记”的核心场景。
     • 在 其他业务 模块中，还提到了一个更正式的入口——“连锁门店新品及缺货登记”，用于收集顾客对新品或关键商品的需求。
   • 出处: 1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:128, :305, :767

3. 报表分析应用:

   • 在 4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md 中，“门店订货缺货明细/分析”报表是缺货登记数据的最终应用体现，用于总部分析缺货原因，优化供应链。
   • 出处: 1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:132

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三、涉及部门、层级与核心角色

“缺货登记”流程的有效执行，需要门店和总部多个角色的协同配合。

部门/层级	核心角色/业务人员	职责描述
连锁门店	店员 / 收银员	在销售一线，当顾客需要某商品但发现缺货时，是“缺货登记”的主要发起者和执行者。
	店长	负责监督门店的库存管理，可能会审核或查看缺货登记记录，并利用这些信息调整本店的补货策略。
总部	采购/营运人员	接收并分析各门店上传的缺货登记数据，将其作为优化总部整体采购计划、进行首营和调整配送策略的重要依据。

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四、完整业务流程详解

一个标准、完整的缺货登记流程，从一线触发到最终闭环，可分解为以下五个关键步骤：

步骤 1：流程触发 - 销售一线发现缺货

• 场景: 门店的 店员 或 收银员 在POS系统为顾客开单，或顾客直接询问某商品时，通过系统查询发现该商品库存为零或不足，无法满足当前销售需求。

步骤 2：执行登记 - 系统化记录需求

• 操作: 店员立即在G3ERP系统中调用“缺货登记”功能。
• 记录内容: 系统会自动记录缺货的商品信息（品名、规格、编码）、登记门店、登记时间及操作人员。店员还应录入顾客期望的数量，并在可能的情况下记录顾客联系方式，以便到货后通知。

步骤 3：信息流转 - 数据驱动补货

• 对内（门店级）: 生成的“缺货记录”会立刻成为门店补货系统的一个重要输入信号。当 店长 或负责补货的 店员 制定“补货计划单”时，系统会高亮提示这些缺货记录，确保紧急需求被优先考虑。
• 对外（总部级）: 登记的缺货信息通过系统自动提交至总部。总部的 采购或营运人员 可以通过“门店订货缺货明细/分析”等报表，实时监控并汇总所有门店的缺货情况。

步骤 4：总部响应 - 从源头解决问题

• 优化采购: 如果某个商品在多家门店频繁出现缺货登记，说明总部的采购计划或库存深度存在问题，需要及时调整对供应商的采购策略。
• 优化配送: 总部人员结合“总部有货门店无货品种信息”报表，分析缺货数据，优化对各门店的商品配送和调拨计划，更精准地补货。

步骤 5：流程闭环 - 满足顾客需求

• 到货处理: 当缺货商品通过总部的响应被成功配送到门店并完成入库后，系统状态更新。
• 顾客通知: 门店人员根据登记时留下的联系方式，通知顾客前来购买。
• 完成闭环: 至此，从发现缺货到最终满足顾客需求的整个流程形成了一个完整的闭环，不仅解决了单次缺货问题，也为未来的库存管理积累了宝贵数据。

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五、缺货登记流程图

graph TD
    subgraph "连锁门店"
        A["顾客需求商品"] --> B{"POS系统查询库存"};
        B -- "库存不足/为零" --> C["执行'缺货登记'"];
        C --> D["生成'缺货记录'"];
        D -.-> E["制定'补货计划单'时<br>系统优先提示"];
    end

    subgraph "G3ERP 系统"
        F["数据汇总与流转"];
    end

    subgraph "总部"
        G["采购/营运人员"] --> H["查看'缺货分析'报表"];
        H --> I{"分析缺货原因"};
        I -- "采购问题" --> J["调整采购计划"];
        I -- "配送问题" --> K["优化配送/调拨"];
    end

    C --> F;
    F --> H;
    J --> L["供应商发货"];
    K --> L;
    L --> M["商品到店入库"];
    M --> N["通知顾客购买"];
    N --> O["完成销售"];

    classDef role fill:#e3f2fd,stroke:#1e88e5,stroke-width:2px;
    classDef action fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:1px;
    classDef system fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:1px;
    
    class A,C,E,H,I,J,K,M,N,O action;
    class B,G role;
    class D,F system;

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六、总结

G3ERP的“缺货登记”流程并非一个孤立的功能，而是一个精巧的、数据驱动的管理机制。它有效地将一线最真实的顾客需求，转化为驱动整个供应链优化的动力。通过规范化地执行此流程，连锁企业能够显著降低缺货率，盘活库存，提升客户满意度，从而在激烈的市场竞争中建立起可靠的运营优势。