L.star 101b259f1c docs: 全面更新G3ERP操作手册文档

- 对供应链和连锁门店模块的文档进行了大规模重构和内容更新。

- 新增了多个模块的详细流程解读、优化建议和版本迭代。

- 删除了部分过时的文档，并整合了相关内容。

- 更新了项目内部的思考链文档。

2025-07-10 18:49:37 +08:00

17 KiB

Raw Blame History

G3ERP供应链GSP管理模块解读文档

一、GSP管理模块概述

G3ERP供应链GSP管理模块是专为医药企业设计的核心合规性管理系统，深度融合了《药品经营质量管理规范》（GSP）的各项要求。该模块贯穿于采购、收货、验收、储存、养护、销售、出库及售后服务的整个供应链流程，通过信息化的手段，确保药品在流通环节中的质量与安全。

本模块的核心目标是实现业务流程与GSP法规的无缝对接，将合规性检查点嵌入到日常操作中，从而实现对药品流通全过程的标准化、规范化和可追溯管理。它不仅是企业合法经营的保障，也是提升药品质量管理水平、降低运营风险的关键工具。

二、GSP管理功能架构

2.1 GSP管理功能架构图

GSP管理模块的功能覆盖了供应链的各个关键环节，主要由以下十四个核心子模块构成，形成一个全面的质量管理与合规监控体系。此架构通过四大板块（准入、过程、支持、处置）确保GSP规范的全程贯彻。

graph LR
    A["GSP管理模块"]
    
    subgraph "准入环节 (源头控制)"
        B["首营管理"]
        M["供应商管理"]
        N["客户管理"]
        O["商品管理"]
    end
    
    subgraph "过程环节 (流程监控)"
        C["采购管理"]
        D["收货运输"]
        E["质量验收"]
        F["储存养护"]
        G["销售出库"]
    end
    
    subgraph "支持环节 (体系保障)"
        J["人员与培训"]
        K["设备与设施"]
        L["管理职责"]
    end
    
    subgraph "反馈与处置环节 (风险应对)"
        H["售后管理"]
        I["质量管理"]
    end

    A --> B; A --> C; A --> D; A --> E; A --> F; A --> G; A --> H;
    A --> I; A --> J; A --> K; A --> L; A --> M; A --> N; A --> O;

    B --> B1["首营企业/客户/品种审批"]
    B --> B2["信息更新与档案管理"]
    
    F --> F1["库存商品养护"]
    F --> F2["温湿度记录"]
    F --> F3["近效期商品处理"]

    H --> H1["顾客投诉与质量反馈"]
    H --> H2["药品不良反应报告"]

    I --> I1["不合格品处理"]
    I --> I2["药品质量复查与停售"]
    
    J --> J1["人员档案与健康记录"]
    J --> J2["培训计划与记录"]
    
    K --> K1["设备设施台账"]
    K --> K2["设备检修与维护记录"]
    
    L --> L1["质量管理文件存档"]
    L --> L2["质量制度考核记录"]
    
    M --> M1["供应商停用/禁用管理"]
    N --> N1["客户停售/禁用管理"]
    O --> O1["商品停售/停购管理"]

    classDef moduleClass fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px
    classDef subModuleClass fill:#f3e5f5,stroke:#4a148c,stroke-width:1px
    classDef functionClass fill:#e8f5e8,stroke:#2e7d32,stroke-width:1px

    class A moduleClass
    class B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M,N,O subModuleClass
    class B1,B2,F1,F2,F3,H1,H2,I1,I2,J1,J2,K1,K2,L1,L2,M1,N1,O1 functionClass

2.2 GSP管理功能架构图结构说明

GSP管理的十四个模块共同构建了一个闭环的质量管理体系，确保了从源头到终端的每一个环节都符合GSP要求。

准入环节 (源头控制): 首营管理、供应商管理、客户管理、商品管理共同构成了准入控制体系，确保所有参与药品流通的主体和客体都具备合法资质。
过程环节 (流程监控): 采购管理、收货运输、质量验收、储存养护、销售出库将GSP要求融入日常业务，实现过程中的实时监控与记录。
支持环节 (体系保障): 人员与培训、设备与设施、管理职责为GSP体系的有效运行提供了基础保障。
反馈与处置环节 (风险应对): 售后管理和质量管理负责处理流通环节中发现的质量问题和风险事件，形成闭环处置。

三、总业务流程设计

3.1 GSP管理总业务流程设计图

GSP管理并非一个独立的业务流程，而是作为一条合规主线，深度嵌入到供应链的各个核心业务流程中，扮演着“检查点”和“监控器”的角色。

graph TD
    subgraph "GSP驱动的供应链总流程"
        GSP_A["<b>1. 准入控制</b><br>首营审批、供/客/商资质管理"]
        A["采购流程"]
        GSP_B["<b>2. 过程质量控制</b><br>收货、验收、储存、养护"]
        B["仓储流程"]
        GSP_C["<b>3. 出库与售后控制</b><br>出库复核、售后追踪、质量反馈"]
        C["销售流程"]
        
        GSP_A -- "前置审批" --> A
        A -- "入库环节" --> GSP_B
        GSP_B -- "质量合格" --> B
        B -- "出库环节" --> GSP_C
        GSP_C -- "质量合格" --> C

        subgraph "GSP支持体系 (贯穿全程)"
            GSP_D["人员、设备、文件、职责管理"]
        end

        GSP_D -.-> GSP_A
        GSP_D -.-> GSP_B
        GSP_D -.-> GSP_C
    end

    classDef coreBiz fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px;
    classDef gspPoint fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px;
    classDef gspSupport fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px;

    class A,B,C coreBiz;
    class GSP_A,GSP_B,GSP_C gspPoint;
    class GSP_D gspSupport;

3.2 流程说明

前置审批 (准入控制)：在任何采购或销售业务发生前，首营管理、供应商/客户/商品管理模块必须完成对业务主客体的资质审批，这是所有业务的合规起点。
过程质量控制：采购的商品到达后，收货运输和质量验收模块确保入库前质量合格。在库期间，储存养护模块持续监控。销售出库时，需进行出库复核。
售后与风险处置：商品售出后，售后管理模块负责追踪质量和处理反馈。一旦发现质量问题，质量管理模块将启动不合格品处理、停售或召回流程。
全面支持：整个过程都建立在合格的人员、经过校验的设备以及明确的管理职责之上，所有活动均有文件记录，确保全程可追溯。

四、模块详解

4.1 首营管理

功能简述：作为GSP管理的源头，负责对首次合作的企业（供应商/客户）和首次经营的药品进行严格的资质审核与审批，建立合格档案。

核心流程：

graph TD
    A["发起首营申请<br>(企业/客户/品种)"] --> B["提交相关资质文件<br>(电子版/扫描件)"]
    B --> C["多级审批流程<br>(如：采购部 -> 质量部 -> 领导)"]
    C --> D{"审批是否通过?"}
    D -- "是" --> E["生成合格档案<br>允许进行业务操作"]
    D -- "否" --> F["驳回申请<br>补充资料后可重新发起"]
    E --> G["结束"]
    F --> G

4.2 采购管理

功能简述：本模块主要用于查询采购环节中涉及GSP的各类记录，确保采购过程的合规性与可追溯性。
核心功能：提供对采购订单、收货单、验收单等单据中GSP相关信息的集中查询与审计。

核心流程：

graph TD
    A["创建采购订单"] --> B{"前置GSP检查<br>供应商/商品是否合格?"};
    B -- "是" --> C["允许采购<br>记录合规信息"];
    B -- "否" --> D["禁止采购<br>提示资质问题"];
    C --> E["后续业务流程"];
    D --> F["流程结束"];
    E --> F;

4.3 收货运输

功能简述：记录药品在收货和退货运输过程中的关键信息，特别是对有特殊温控要求的药品，确保运输过程符合GSP规范。

核心流程：

graph TD
    A["收货/退货发生"] --> B["创建运输记录单"]
    B --> C["录入运输信息<br>(承运单位, 运输方式, 温湿度等)"]
    C --> D["审核记录"]
    D --> E["存档备查"]

4.4 质量验收

功能简述：提供对收货验收和销售退回验收环节所有记录的查询功能，是质量追溯的重要组成部分。
核心功能：集中查询所有验收单据，包括验收员、验收时间、验收结论、不合格品处理等关键信息。

核心流程：

graph TD
    A["货物到达/销售退回"] --> B["启动质量验收流程"];
    B --> C["按照GSP标准进行验收<br>(外观, 批号, 效期等)"];
    C --> D{"验收是否合格?"};
    D -- "是" --> E["验收通过<br>更新库存为合格品"];
    D -- "否" --> F["验收不合格<br>生成不合格品记录"];
    E --> G["进入合格品库"];
    F --> H["进入不合格品库/退货"];

4.5 储存养护

功能简述：对在库药品的储存条件和质量状态进行动态管理和监控，是保障药品在库期间质量安全的核心环节。

核心流程：

graph TD
    subgraph "GSP储存养护核心循环"

        subgraph "持续监控与计划"
            A["仓库温湿度持续记录"]
            C["制定定期养护计划"]
        end

        subgraph "养护执行与异常发现"
            D["执行在库商品养护"]
            B["温湿度超标预警"]
            F["发现近效期商品"]
            H["发现不合格品"]
        end

        subgraph "处置流程"
            G["生成近效期处理任务"]
            I["启动不合格品处理流程"]
        end

        A -- "触发" --> B
        C --> D
        D -- "检查发现" --> F
        D -- "检查发现" --> H
        B -- "可能导致" --> H

        F --> G
        H --> I
    end

4.6 销售出库

功能简述：本模块主要用于查询销售出库环节中涉及GSP的各类记录，如出库复核记录、特殊药品销售记录等。
核心功能：提供对销售出库单、复核记录等单据中GSP相关信息的集中查询与审计。

核心流程：

graph TD
    A["创建销售订单"] --> B{"前置GSP检查<br>客户资质/商品状态"};
    B -- "是" --> C["执行出库<br>进行出库复核"];
    B -- "否" --> D["禁止销售<br>提示资质或商品问题"];
    C --> E{"复核是否通过?"};
    E -- "是" --> F["允许发货<br>记录复核信息"];
    E -- "否" --> G["暂停发货<br>重新拣货或处理"];
    F --> H["后续运输环节"];

4.7 售后管理

功能简述：处理药品售出后发生的质量查询、投诉、不良反应等事件，建立完整的售后追踪和处置记录。

核心流程：

graph TD
    A["接收客户反馈<br>(投诉/查询/不良反应)"] --> B["创建售后记录卡"]
    B --> C["记录详细信息与处理过程"]
    C --> D["分析与评估"]
    D --> E["形成处理意见并执行"]
    E --> F["存档备查"]

4.8 质量管理

功能简述：对发现的质量问题进行闭环处理，包括不合格品的隔离、报损、销毁，以及对问题药品的停售和召回管理。

核心流程：

graph TD
    A["发现质量问题药品"] --> B["不合格品记录/锁定"]
    B --> C{"处理方式判断"}
    C -- "报损/销毁" --> D["执行报损/销毁流程"]
    C -- "停售/召回" --> E["发布停售通知"]
    D --> F["更新库存与财务记录"]
    E --> F
    F --> G["记录存档"]

4.9 人员与培训

功能简述：管理与GSP相关的所有人员的资质、健康状况和培训情况，确保操作人员符合上岗要求。
核心功能：
- 人员档案：建立员工GSP相关的个人档案。
- 健康档案：管理员工的年度健康检查记录。
- 培训管理：制定年度培训计划，并记录每次培训的签到、内容和考核结果。

核心流程：

graph TD
    subgraph "人员与培训一体化管理流程"
        A["新员工入职 / 在职员工岗位变动"] --> B["建立 / 更新人员GSP档案"];

        subgraph "资质与需求"
            direction LR
            B --> C["档案驱动培训需求"];
            B --> D["档案要求定期体检"];
        end

        subgraph "培训闭环"
            E["制定培训计划"] --> F["组织GSP培训"];
            F --> G["培训考核"];
            G -- "合格" --> H["更新培训记录到GSP档案"];
            G -- "不合格" --> F;
        end

        subgraph "健康管理闭环"
            I["安排健康检查"] --> J["执行体检"];
            J --> K["更新健康记录到GSP档案"];
        end

        C --> E;
        D --> I;
        H --> B;
        K --> B;
    end

4.10 设备与设施

功能简述：对仓储、运输、监控等环节所使用的关键设备设施建立管理台账，并记录其维护、检修和校准记录。

核心流程：

graph TD
    A["新增设备设施"] --> B["建立管理台账"]
    B --> C["制定定期维护/检定计划"]
    C --> D["执行并记录<br>(使用/维护/检定)"]
    D --> B

4.11 管理职责

功能简述：对企业内部的质量管理体系文件进行管理，并记录各岗位质量职责的执行与考核情况。
核心功能：
- 质量文件管理：存储、分发和追溯质量管理体系文件。
- 职责考核：记录对各岗位GSP职责执行情况的定期考核。

核心流程：

graph TD
    A["制定/修订质量管理文件"] --> B["文件发布与培训"];
    B --> C["存档与版本控制"];
    C --> D["定期进行岗位GSP职责考核"];
    D --> E["记录考核结果"];
    E --> F{"发现问题?"};
    F -- "是" --> G["启动纠正与预防措施"];
    F -- "否" --> H["持续监控"];
    G --> A;

4.12 供应商管理

功能简述：对已通过首营审批的供应商进行动态管理，包括因质量问题或其他原因对其进行停购或禁用处理，并提供解禁流程。

核心流程：

graph TD
    A["发现供应商问题"] --> B["发起停购/禁用申请"]
    B --> C["审批流程"]
    C --> D{"审批通过?"}
    D -- "是" --> E["执行停购/禁用<br>系统内限制其业务"]
    D -- "否" --> F["驳回申请"]
    E --> G["问题解决后<br>发起解禁申请"]
    G --> C

4.13 客户管理

功能简述：对已通过首营审批的客户进行动态管理，当客户出现不合规情况时，可对其进行停售或禁用处理。

核心流程：

graph TD
    A["发现客户问题<br>(如：资质过期)"] --> B["发起停售/禁用申请"];
    B --> C["审批流程"];
    C --> D{"审批通过?"};
    D -- "是" --> E["执行停售/禁用<br>系统内限制其业务"];
    D -- "否" --> F["驳回申请"];
    E --> G{"问题是否解决?"};
    G -- "是" --> H["发起解禁申请"];
    G -- "否" --> I["持续锁定"];
    H --> C;

4.14 商品管理

功能简述：对已通过首营审批的药品进行动态管理，如根据药监部门通知或企业自检结果，对特定批次或全部批次的药品进行停售或停购处理。

核心流程：

graph TD
    A["发现商品问题<br>(如：质量召回)"] --> B["发起停售/停购申请"];
    B --> C["审批流程"];
    C --> D{"审批通过?"};
    D -- "是" --> E["执行停售/停购<br>系统内限制其业务"];
    D -- "否" --> F["驳回申请"];
    E --> G{"问题是否解决?"};
    G -- "是" --> H["发起解禁申请"];
    G -- "否" --> I["持续锁定"];
    H --> C;

五、总结

G3ERP供应链GSP管理模块是医药企业实现合规经营和高质量发展的基石。它通过将GSP规范深度融入到供应链的每一个业务环节，实现了：

全程合规：从源头准入到终端售后，确保每一步操作都有据可查，符合法规要求。
质量可控：通过对验收、存储、养护等关键环节的严格把控，有效保障了药品在库期间的质量。
风险预警：通过对效期、温湿度、供应商资质等的动态监控，提前预警潜在风险。
责任明确：清晰地记录了各岗位人员的操作与职责履行情况，便于追溯与考核。

通过全面应用GSP管理模块，企业不仅能顺利通过监管部门的检查，更能将质量管理的理念内化为企业的核心竞争力，从而在激烈的市场竞争中赢得信誉和优势。

17 KiB Raw Blame History Unescape Escape

G3ERP供应链GSP管理模块解读文档

一、GSP管理模块概述

二、GSP管理功能架构

2.1 GSP管理功能架构图

2.2 GSP管理功能架构图结构说明

三、总业务流程设计

3.1 GSP管理总业务流程设计图

3.2 流程说明

四、模块详解

4.1 首营管理

4.2 采购管理

4.3 收货运输

4.4 质量验收

4.5 储存养护

4.6 销售出库

4.7 售后管理

4.8 质量管理

4.9 人员与培训

4.10 设备与设施

4.11 管理职责

4.12 供应商管理

4.13 客户管理

4.14 商品管理

五、总结

17 KiB

Raw Blame History