# G3ERP供应链采购管理模块:需求调研大纲 (V2.1 - 格式优化版)
本文档严格依据《G3ERP操作手册》与《采购管理模块解读文档》,为每个业务环节提炼出精准的需求调研重点,旨在深入挖掘实际操作与系统功能的契合度及潜在优化点。
| 业务环节 | 部门/层级 | 核心角色
/业务人员 | 主要作用 | **需求调研重点 (严格依据文档)** |
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| **1. 采购协议管理** | 采购部 /
财务部 | **采购经理**
**财务人员** | 记录与供应商的
合同协议,设置
返利体系。 | **返利体系**: 返利条款(如`账期返点`、`标准任务返点`)是如何确定的?系统中的`返利形式`(纯销/入库)和`返利频次`(月/季)设置是否覆盖所有业务场景?
**协议执行**: 协议审核后,`开启`/`关闭`功能是否被有效利用?如何跟踪协议的执行情况(如采购量是否达标)?
**财务协同**: 财务在审核协议时主要关注哪些条款?`月度费用`和`账期天数`是如何与财务结算联动的? |
| **2. 采购计划与比价** | 采购部 | **采购专员**
**采购经理** | 制定科学的采购
计划,并进行多
供应商询价、比价。 | **计划生成**: `采购中心`提供了多种计划生成方式(手工、引入、模型),实际工作中常用哪种?`采购计划设置`中的参数(`库存上下限`、`采购周期`)是定期维护还是很少变动?
**比价流程**: `供应商比价处理`功能是否在用?通过`邮件`发送和`Excel导入`的流程是否顺畅?系统自动比价选出的“最优方案”是否就是最终采纳的方案?
**计划分解**: `采购计划序时簿`中的月度大计划分解功能是否常用?采购员如何决定“本次采购量”? |
| **3. 订单处理** | 采购部 /
管理层 | **采购员**
**审批人** | 将计划转化为正式
订单,并进行GSP
合规性管控。 | **GSP管控**: 订单审核时,系统对供应商/商品资质(`经营范围`、`证照期限`)的自动校验是否可靠?是否出现过因资质问题导致订单拦截的情况?
**订单变更**: `已审核采购订单调整`(调整数量)和`采购订单明细关闭`功能的使用频率如何?主要是什么原因导致需要调整或关闭?
**特殊流程**: `预付款标志`和`订单类型`(如总部直调)这些特殊功能是否满足业务需求?`客户区域范围`的指定是否有效控制了商品流向? |
| **4. 收货与验收** | 仓储部 /
质量管理部 | **仓库管理员**
**质量管理员** | 按GSP要求进行
收货,并对商品
进行质量验收。 | **GSP执行**: `采购验收`时,批号、效期等信息是手动录入还是扫描录入?`特殊药品双人验收复检`流程是如何执行的?冷链品种的`温控信息`和`附件`(温度趋势图)是否完整记录?
**异常处理**: `验收待查`最常见的原因是什么(价格高于订单、效期不符)?`验收待查采购反馈处理`(采购)和`验收待查商品处理`(质量)这两个环节由谁负责,处理效率如何?
**单据与实物**: `采购收货单`的引入与实际到货情况是否总是一致?是否频繁出现需要`拒收`部分商品的情况? |
| **5. 采购入库** | 仓储部 /
财务部 | **仓库管理员**
**财务人员** | 将验收合格的商品
正式入库,更新
库存与成本。 | **流程节点**: 验收后是“直接入库”还是需要走`采购入库保管确认`流程?这个流程的价值是什么?
**差价处理**: `采购入库差价单`(整单返利)和`入库批次差价单`(批次返利)的使用场景分别是什么?财务人员如何操作?
**委托配送**: `委托配送入库单`(供应商直配门店)的使用频率如何?总部制单记账后,门店端的收货验收流程是否顺畅? |
| **6. 采购退货** | 采购部 /
仓储部 | **采购员**
**仓库管理员** | 处理因质量、效期
等问题需要退回
供应商的商品。 | **退货发起**: `采购退货申请单`是“引入”原单据还是手工创建居多?“不可售引入”功能是否解决了不合格品库退货的问题?
**流程配置**: 退货流程是申请后直接生成`采购退货单`,还是需要走`采购退货保管确认`?当前配置是否符合实际操作?
**库存与财务**: 退货单“记账”后,库存和应付账款的减少是否准确及时? |
| **7. 采购结算** | 财务部 | **财务人员**
**出纳** | 与供应商进行财务
对账与支付,完成
资金流闭环。 | **发票核销**: `采购发票`登记时,三种核销方式(`选择`、`按流水选择`、`自动`)哪种最常用?“自动”拆分是否智能?发票金额与入库金额有差异时,`差价`功能是否好用?
**付款流程**: `付款单`是手工制作还是按供应商的“付款规则”`生成`?审批流程有多长?
**预付管理**: `预付单`的“核销入库”操作是否繁琐?对于未完全到货的预付单,“红冲”剩余金额的操作是否清晰? |
| **8. 初始结算与参数配置** | 财务部 /
IT部 | **财务人员**
**系统管理员** | 处理非标准结算
业务,并进行相关
系统参数的配置。 | **对冲业务**: `采购对冲入库单`这个功能是否在实际业务中使用,以解决发票金额不符的问题?操作是否复杂?
**供应商管理**: `铺底金额锁入库单`功能是否用于管理供应商的保证金/铺货?`商品指定供应商设置`是否用于管控特殊商品的采购渠道?
**系统配置**: `付款时供应商提醒设置`是否有效帮助财务规避了风险?这些初始设置是否由IT人员和财务人员共同维护? |
| **9. 查询与追溯 (序时簿)** | 各业务部门 /
管理层 | **业务人员**
**管理人员** | 查询历史单据,用
于审计、对账和
决策支持。 | **查询效率**: 各个`序时簿`(如`采购入库序时簿`)的查询功能是否满足日常工作需要?过滤条件是否足够?
**数据追溯**: 当需要追溯一笔完整的采购业务(从计划到付款)时,是通过序时簿查询还是依赖其他报表?
**报表依赖**: 是否需要频繁地将序时簿的数据导出到Excel进行二次分析?如果是,主要做什么样的分析? |