diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-缺货登记流程详解.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-缺货登记流程详解.md new file mode 100644 index 0000000..dbb0fe5 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-缺货登记流程详解.md @@ -0,0 +1,119 @@ +# G3ERP系统“缺货登记”完整流程详解 + +## 一、流程概述 + +G3ERP的“缺货登记”流程是响应式补货的核心机制，它为企业捕获并处理计划外的、临时的商品需求提供了一个标准化的信息通道。该流程贯穿了从一线销售（门店/总部）到后端采购的多个环节，确保每一个缺货信号都能被有效记录、传递和处理，是连接市场即时需求与供应链响应的桥梁。 + +流程核心可分为两大来源： +1. **门店端缺货登记**: 由连锁门店发起，主要反映终端消费市场的直接需求。 +2. **总部端缺货登记**: 由总部销售部门发起，主要反映批发等对公业务的需求。 + +所有缺货信息最终都会汇集到总部的采购模块进行统一处理，形成一个从需求捕获到采购执行的业务闭环。 + +## 二、完整缺货登记流程图 + +```mermaid +graph TD + subgraph "阶段一: 缺货信息上报 (两大来源)" + subgraph "A. 门店端上报" + A1["门店店员在销售时
发现商品缺货或顾客有新品需求"] --> A2["在[连锁门店]-[补货业务]或[其他业务]中
进行缺货登记"] + end + subgraph "B. 总部端上报" + B1["总部销售员在处理批发订单时
发现总部仓库库存不足"] --> B2["在[销售管理]-[销售其他]中
进行缺货登记"] + end + end + + subgraph "阶段二: 信息汇总与处理 (总部采购部)" + C["所有缺货记录
自动汇集至
[采购管理]-[缺货登记处理]界面"] + A2 --> C + B2 --> C + end + + subgraph "阶段三: 转化为采购行动" + C --> D["采购计划员/专员
分析并处理缺货记录"] + D --> E{"处理方式判断"} + E -- "1\. 紧急/独立采购" --> F["直接下推生成
采购订单"] + E -- "2\. 纳入常规计划" --> G["引入到采购计划中
与其他需求合并处理"] + end + + subgraph "阶段四: 审批与执行" + F --> H["采购经理审批"] + G --> H + H -- "审批通过" --> I["进入后续
GSP检查、发货、入库等
标准采购流程"] + I --> J["缺货问题解决"] + end +``` + +## 三、流程步骤详解 + +### 阶段一：缺货信息上报 + +此阶段是流程的起点，由一线业务人员捕获并记录缺货信号。 + +1. **门店端上报**: + * **执行者**: 门店店员、店长。 + * **场景**: + * **场景一（标准缺货）**: 在POS机销售或顾客问询时，发现某个商品库存为零或不足。 + * **场景二（潜在需求）**: 顾客询问某个店内从未销售过的新品。 + * **动作**: + * 对于标准缺货，店员在`连锁门店日常业务` -> `补货业务`模块下，使用`缺货登记`功能进行记录。 + * 对于潜在需求，店员在`其他业务`模块下，使用`连锁门店新品及缺货登记`功能进行记录。 + * **输出**: 一条包含门店信息、商品信息、需求数量的缺货记录，并自动上传至总部系统。 + +2. **总部端上报**: + * **执行者**: 总部销售员、销售内勤。 + * **场景**: 在`销售管理`模块处理批发客户订单时，系统提示总部仓库的库存不足以满足订单需求。 + * **动作**: 业务员在`销售管理` -> `销售其他`模块下，使用`缺货登记`功能，录入缺货的商品、数量及关联的客户信息。 + * **输出**: 一条包含客户信息、商品信息、缺货数量的缺货记录。 + +### 阶段二：信息汇总与处理 + +此阶段由总部采购部门对所有上报的缺货信息进行集中管理。 + +3. **信息自动汇集**: + * **执行者**: G3ERP系统。 + * **动作**: 系统自动将来自所有门店和总部销售部门的缺货登记记录，实时汇集到`采购管理`模块下的`缺货登记处理`界面。 + * **逻辑**: 该界面形成一个“缺货需求池”，采购人员可以清晰地看到当前所有待处理的缺货问题，包括缺货的商品、总计数量、涉及的门店或客户等。 + +### 阶段三：转化为采购行动 + +此阶段是采购计划员将缺货信号转化为具体采购任务的核心环节。 + +4. **分析与处理**: + * **执行者**: 总部采购计划员/采购专员。 + * **动作**: 定期（如每日）进入`缺货登记处理`界面，查看并分析所有缺货记录。 + * **逻辑与决策**: + * **判断紧急性**: 对于紧急的、重要的客户或门店的缺货需求，计划员会选择**直接处理**。 + * **判断普遍性**: 对于非紧急的、或多个来源都上报的同一商品，计划员可能会选择**合并处理**。 + * **输出**: + * **直接生成采购订单**: 对于需要快速响应的缺货，计划员可以直接勾选相关记录，一键下推生成一张`采购订单`，并提交审批。 + * **引入到采购计划**: 对于可以纳入常规补货周期的缺货，计划员会将其引入到一张新的或已有的`采购计划`中，与其他补货需求（如基于库存模型的建议）合并，进行统一的规划和采购。 + +### 阶段四：审批与执行 + +此阶段将缺货驱动的采购任务纳入标准的采购管理流程。 + +5. **审批与后续流程**: + * **执行者**: 采购经理、仓储人员等。 + * **动作**: + 1. 由缺货登记转化而来的`采购订单`或`采购计划`，同样需要经过**采购经理**的审批。 + 2. 审批通过后，该采购订单将进入与常规订单完全一致的后续流程，包括GSP合规性检查、向供应商发送订单、收货、验收、入库等。 + * **输出**: 商品最终入库，缺货问题得到解决。相关的缺货登记记录在系统中被标记为已处理或关闭。 + +--- +*该流程清晰地展示了G3ERP系统如何通过“缺货登记”这一功能，高效地响应市场即时需求，并将其无缝融入到严谨、规范的后端采购补货体系中。* + +## 四、流程相关方清单 + +下表详细列出了G3ERP系统中，在整个“缺货登记”业务流程（包括信息上报、汇总处理及后续转化）中涉及的核心部门/层级及其对应的业务角色。 + +| 业务阶段 | 核心环节 | 涉及部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 主要职责 | +| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | +| **1. 信息上报 (零售端)** | 门店缺货登记 | 连锁门店 | **门店店员/店长** | 在销售或盘点时发现缺货，或记录顾客对新品/缺货品的需求，并进行登记上报。 | +| **1. 信息上报 (批发端)** | 总部销售缺货登记 | 总部销售部 | **销售员/销售内勤** | 在处理批发订单时发现总部仓库库存不足，进行缺货登记。 | +| **2. 汇总与处理** | 缺货登记处理 | 总部采购部 | **采购计划员/采购专员** | 核心处理者。在采购中心统一查看、分析所有缺货记录。 | +| **3. 转化为行动** | 生成采购计划/订单 | 总部采购部 | **采购计划员/采购专员** | 基于已确认的缺货信息，直接生成采购计划或采购订单，启动补货。 | +| **4. 审批与监督** | 采购审批 | 总部采购部 | **采购经理** | 对由缺货登记转化而来的重要采购任务进行最终审批。 | + +--- +*此清单基于对G3ERP供应链及连锁门店模块文档的综合分析整理而成。* \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-补货流程深度分析-v2.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-补货流程深度分析-v2.md new file mode 100644 index 0000000..2fb8115 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-补货流程深度分析-v2.md @@ -0,0 +1,131 @@ +# G3ERP供应链模块：补货流程深度分析 + +本文档基于对G3ERP供应链五大核心模块（采购、销售、仓存、核算、GSP）相关文档的深度解读，旨在全面、清晰地阐述其核心业务之一——**补货流程**。内容涵盖了从需求触发、计划制定到最终执行的各个环节、涉及的相关方以及一个完整、细致的流程详解。 + +--- + +## 一、“补货”流程相关方清单及出处 + +下表详细列出了供应链模块在补货流程中，从规则制定到最终执行所涉及到的不同层级、部门及其核心业务角色，并阐述了他们在流程中的主要职责。同时，为确保信息的可追溯性，我们为每个核心角色标注了其业务操作所依据的功能模块出处。 + +| 业务阶段 | 核心环节 | 涉及部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 主要职责 | 出处（相关功能模块） | +| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | +| **1. 需求发起** | 销售缺货 | 销售部 | **销售员** | 一线感知并上报缺货信息。 | [`1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md) | +| **1. 需求发起** | 缺货登记 | 销售部 | **销售内勤/订单管理员** | 接收订单，确认库存，通过“缺货登记”功能正式记录需求，触发补货。 | [`1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md:195-198`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md:195) | +| **2. 计划制定** | 采购计划制定 | 采购部 | **计划员/采购专员** | 核心计划制定者，在“采购中心”根据模型或需求生成补货清单。 | [`1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:135`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:135) | +| **2. 计划制定** | 采购计划审批 | 采购部 | **采购经理** | 审核补货计划的合理性与必要性，进行决策。 | [`1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:139-140`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:139) | +| **3. 执行** | 采购执行 (外部) | 采购部 | **采购员** | 执行已审批的采购计划，通过“采购订单”功能生成并下达订单。 | [`1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:152`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:152) | +| **3. 执行** | 仓库调拨 (内部) | 仓储部 | **库管员** | 通过“仓库调拨单”执行仓库间的库存调拨，完成内部补货。 | [`1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:117-118`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:117) | +| **3. 执行** | 调拨审批 (内部) | 仓储部 | **仓库主管** | 审批内部调拨申请，确保库存布局合理。 | [`1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:119`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:119) | +| **4. 支持与监控** | 盘点与库存核对 | 仓储部、财务部 | **盘点员、库管员、财务人员** | 通过“盘点作业”发现库存差异，其结果可能间接触发补货。 | [`1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:125-126`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:125) | +| **4. 支持与监控** | 合规性控制 | 质量管理部 | **质量管理员** | 在GSP管理模块中监控补货商品的合规状态，执行停购/解禁等操作。 | [`1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:275`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:275) | +| **4. 支持与监控** | 关键决策审批 | 公司管理层 | **审批负责人** | 对停购/解禁等关键GSP控制点进行最终审批。 | [`1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:276`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:276) | + +--- + +## 二、G3ERP供应链模块：完整补货流程详解 + +本流程旨在详细阐述G3ERP供应链体系下，一个商品从需求产生到最终入库补货的全过程，体现了系统“多场景触发、计划驱动、内外协同、GSP合规”的设计思想。 + +### 阶段一：补货需求触发 (多种业务场景驱动) + +补货流程的起点是多样化的，系统能够捕捉来自不同业务场景的需求，并将其统一归集为“采购建议”。 + +1. **场景1: 自动化补货 (库存驱动)** + * **机制**: 系统通过后台定时任务，持续监控所有仓库中商品的实时库存水平。 + * **触发条件**: 当商品的“当前库存”低于其在`采购计划设置`中预设的“库存下限”或安全库存水平时，系统自动触发补货需求。 + * **产出**: 系统自动生成一条`采购建议`，建议的补货量会参考库存上下限、历史销量等模型参数。 + +2. **场景2: 手动化补货 (销售驱动)** + * **机制**: 在销售环节，当销售人员（如**销售内勤**）处理客户订单时，若发现库存不足，无法满足订单需求。 + * **触发条件**: 销售人员在系统中执行`缺货登记`操作。 + * **产出**: 该缺货记录同样会转化为`采购建议`，流入后续的采购计划环节，确保因销售产生的缺货能被及时响应。 + +3. **场景3: 计划性补货 (计划驱动)** + * **机制**: 采购部根据年度或季度销售预测，会预先制定`月度采购计划`。 + * **触发条件**: 当需要执行月度计划时，**计划员**会通过`采购计划序时簿`功能，将月度大计划分解为本次需要执行的具体采购任务。 + * **产出**: 分解后的任务同样以`采购建议`的形式，进入采购中心等待处理。 + +### 阶段二：补货计划制定与审批 (计划员核心处理) + +所有来源的`采购建议`都会汇集到`采购中心`，由**计划员/采购专员**进行集中处理和决策。 + +4. **处理与决策**: + * **动作**: **计划员**在`采购中心`界面，可以看到所有待处理的补货需求。 + * **核心决策**: 计划员需要判断本次补货是通过“内部调拨”还是“外部采购”来满足。 + * **决策A: 内部调拨**: 如果其他仓库有富余库存，计划员会创建`仓库调拨单`，申请将库存从一个仓库转移到缺货仓库。该调拨单需要流转至仓储部，由**仓库主管**进行审批。 + * **决策B: 外部采购**: 如果需要从供应商处采购，计划员会正式生成一份`采购计划`。 + +5. **采购订单生成与审批**: + * **动作**: 对于已生成的`采购计划`，系统支持（可选的）`供应商比价`流程以优化成本。最终，**采购员**会根据计划生成正式的`采购订单`。 + * **审批**: 生成的`采购订单`必须经过**采购经理**的审批，确认其价格、数量、供应商等信息的合理性。 + +### 阶段三：GSP合规性检查 (系统自动控制) + +这是医药供应链的强制要求，在订单生效前由系统自动完成。 + +6. **自动校验**: + * **机制**: 在**采购经理**审批通过`采购订单`后，系统会自动执行GSP检查。 + * **检查点**: + * **供应商资质**: 检查该供应商是否在合格供应商目录中，且相关证照是否在有效期内。 + * **商品状态**: 检查该商品是否处于“可购”状态，是否存在质量问题导致的停购指令。 + * **结果**: + * **合规**: 订单自动生效，可以发送给供应商。 + * **不合规**: 流程被强制终止，订单无法生效，并向**质量管理员**发出预警通知。 + +### 阶段四：补货执行与入库 (物理流程闭环) + +此阶段是补货的最终落地，分为内部调拨和外部采购两条路径。 + +7. **路径A: 内部调拨执行**: + * **动作**: 经**仓库主管**审批通过的`仓库调拨单`下发后，**库管员**执行调拨出库和入库操作。 + * **结果**: 目标仓库库存增加，补货完成。 + +8. **路径B: 外部采购执行**: + * **动作**: 生效的`采购订单`发送给供应商后，供应商按订单发货。货物到达后，由**验收员**进行严格的`收货`和`质量验收`。 + * **入库**: 验收合格的商品，由**库管员**执行`采购入库`操作，正式增加库存。 + * **结果**: 仓库库存增加，补货完成。 + +## 三、供应链补货业务完整流程图 + +此流程图详细描绘了G3ERP供应链体系下，一个商品从需求产生到补货完成的全过程，体现了系统“多场景触发、计划驱动、内外协同、GSP合规”的设计思想。 + +```mermaid +graph TD + subgraph "阶段一: 补货需求触发" + A1["场景1: 自动触发
系统定时任务
(检查库存水平)"] --> D + A2["场景2: 手动触发
销售员开单发现缺货"] --> C["销售内勤进行
缺货登记"] + A3["场景3: 计划制定
采购部制定
月度采购计划"] --> F_node["通过采购计划序时簿
分解月度计划"] + B{"库存是否低于
安全库存/补货点?"} + A1 --> B + B -- "是" --> D["系统自动生成
采购建议"] + C --> D + F_node --> D + end + + subgraph "阶段二: 补货计划制定与审批" + D --> E["采购部-计划员
进入采购中心处理"] + E --> F_decision{"处理方式"} + F_decision -- "1\. 内部调拨" --> G["创建仓库调拨单
(内部补货)"] + F_decision -- "2\. 外部采购" --> H["生成采购计划"] + + G --> G1["仓储部-仓库主管
审批调拨单"] + H --> H1["(可选)供应商比价"] + H1 --> H2["生成采购订单"] + H2 --> I["采购部-采购经理
审批采购订单"] + end + + subgraph "阶段三: GSP合规性检查 (系统自动)" + I --> J{"GSP检查:
1\. 供应商资质
2\. 商品可购状态"} + J -- "不合规" --> K["流程终止
通知质量管理部"] + J -- "合规" --> L["订单生效
发送至供应商"] + end + + subgraph "阶段四: 补货执行与入库" + G1 -- "审批通过" --> M1["仓储部-库管员
执行调拨出库/入库"] + L --> M2["供应商发货"] + M2 --> N["仓储部-验收员
收货、质量验收"] + N --> O["仓储部-库管员
执行采购入库"] + M1 --> P["补货完成
目标仓库库存增加"] + O --> P + end \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP连锁门店-缺货登记流程详解.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP连锁门店-缺货登记流程详解.md new file mode 100644 index 0000000..6bacc3d --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP连锁门店-缺货登记流程详解.md @@ -0,0 +1,113 @@ +# G3ERP 连锁门店缺货登记流程深度解析 + +## 一、概述 + +在快节奏的零售环境中，缺货不仅意味着单次销售机会的流失，更可能影响顾客忠诚度和品牌形象。G3ERP 连锁门店模块提供的 **缺货登记** 功能，是一个连接销售一线、门店管理和总部供应链的关键业务闭环。它通过系统化的手段，将一线发现的缺货信息转化为驱动补货和优化采购的有效数据，旨在从根本上减少缺货事件，提升库存周转效率和顾客满意度。 + +本文档基于 G3ERP 系统现有功能解读，详细梳理“缺货登记”环节的触发点、涉及人员、标准流程及其在整个供应链中的管理价值。 + +--- + +## 二、“缺货登记”功能在系统中的位置与出处 + +“缺货登记”功能主要集成于 G3ERP 的 **日常业务** 模块中，并在多个相关文档中被提及，确保了其在业务流程中的核心地位。 + +1. **总模块定义**: + * 在 `4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md` 中，`缺货登记记录` 被明确定义为 **补货业务** 的核心单据之一，并在模块思维导图中作为关键功能点列出。 + * *出处*: [`1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md:18`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md:18), [`:257`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md:257) + +2. **日常业务详细解读**: + * 在 `4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md` 中，多处强调了其重要性： + * 在 **补货业务** 描述中，明确系统“提供缺货登记功能”。 + * 在 **补货业务流程图** 中，直观地展示了“销售时发现缺货”是触发“缺货登记”的核心场景。 + * 在 **其他业务** 模块中，还提到了一个更正式的入口——“连锁门店新品及缺货登记”，用于收集顾客对新品或关键商品的需求。 + * *出处*: [`1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:128`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:128), [`:305`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:305), [`:767`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:767) + +3. **报表分析应用**: + * 在 `4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md` 中，“门店订货缺货明细/分析”报表是缺货登记数据的最终应用体现，用于总部分析缺货原因，优化供应链。 + * *出处*: [`1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:132`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:132) + +--- + +## 三、涉及部门、层级与核心角色 + +“缺货登记”流程的有效执行，需要门店和总部多个角色的协同配合。 + +| 部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 职责描述 | +| :--- | :--- | :--- | +| **连锁门店** | **店员 / 收银员** | 在销售一线，当顾客需要某商品但发现缺货时，是“缺货登记”的**主要发起者和执行者**。 | +| | **店长** | 负责监督门店的库存管理，可能会**审核或查看**缺货登记记录，并利用这些信息调整本店的补货策略。 | +| **总部** | **采购/营运人员** | **接收并分析**各门店上传的缺货登记数据，将其作为优化总部整体采购计划、进行首营和调整配送策略的**重要依据**。 | + +--- + +## 四、完整业务流程详解 + +一个标准、完整的缺货登记流程，从一线触发到最终闭环，可分解为以下五个关键步骤： + +### 步骤 1：流程触发 - 销售一线发现缺货 +- **场景**: 门店的 **店员** 或 **收银员** 在POS系统为顾客开单，或顾客直接询问某商品时，通过系统查询发现该商品库存为零或不足，无法满足当前销售需求。 + +### 步骤 2：执行登记 - 系统化记录需求 +- **操作**: 店员立即在G3ERP系统中调用“缺货登记”功能。 +- **记录内容**: 系统会自动记录缺货的商品信息（品名、规格、编码）、登记门店、登记时间及操作人员。店员还应录入顾客期望的数量，并在可能的情况下记录顾客联系方式，以便到货后通知。 + +### 步骤 3：信息流转 - 数据驱动补货 +- **对内（门店级）**: 生成的“缺货记录”会立刻成为门店补货系统的一个重要输入信号。当 **店长** 或负责补货的 **店员** 制定“补货计划单”时，系统会高亮提示这些缺货记录，确保紧急需求被优先考虑。 +- **对外（总部级）**: 登记的缺货信息通过系统自动提交至总部。总部的 **采购或营运人员** 可以通过“门店订货缺货明细/分析”等报表，实时监控并汇总所有门店的缺货情况。 + +### 步骤 4：总部响应 - 从源头解决问题 +- **优化采购**: 如果某个商品在多家门店频繁出现缺货登记，说明总部的采购计划或库存深度存在问题，需要及时调整对供应商的采购策略。 +- **优化配送**: 总部人员结合“总部有货门店无货品种信息”报表，分析缺货数据，优化对各门店的商品配送和调拨计划，更精准地补货。 + +### 步骤 5：流程闭环 - 满足顾客需求 +- **到货处理**: 当缺货商品通过总部的响应被成功配送到门店并完成入库后，系统状态更新。 +- **顾客通知**: 门店人员根据登记时留下的联系方式，通知顾客前来购买。 +- **完成闭环**: 至此，从发现缺货到最终满足顾客需求的整个流程形成了一个完整的闭环，不仅解决了单次缺货问题，也为未来的库存管理积累了宝贵数据。 + +--- + +## 五、缺货登记流程图 + +```mermaid +graph TD + subgraph "连锁门店" + A["顾客需求商品"] --> B{"POS系统查询库存"}; + B -- "库存不足/为零" --> C["执行'缺货登记'"]; + C --> D["生成'缺货记录'"]; + D -.-> E["制定'补货计划单'时
系统优先提示"]; + end + + subgraph "G3ERP 系统" + F["数据汇总与流转"]; + end + + subgraph "总部" + G["采购/营运人员"] --> H["查看'缺货分析'报表"]; + H --> I{"分析缺货原因"}; + I -- "采购问题" --> J["调整采购计划"]; + I -- "配送问题" --> K["优化配送/调拨"]; + end + + C --> F; + F --> H; + J --> L["供应商发货"]; + K --> L; + L --> M["商品到店入库"]; + M --> N["通知顾客购买"]; + N --> O["完成销售"]; + + classDef role fill:#e3f2fd,stroke:#1e88e5,stroke-width:2px; + classDef action fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:1px; + classDef system fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:1px; + + class A,C,E,H,I,J,K,M,N,O action; + class B,G role; + class D,F system; +``` + +--- + +## 六、总结 + +G3ERP的“缺货登记”流程并非一个孤立的功能，而是一个精巧的、数据驱动的管理机制。它有效地将一线最真实的顾客需求，转化为驱动整个供应链优化的动力。通过规范化地执行此流程，连锁企业能够显著降低缺货率，盘活库存，提升客户满意度，从而在激烈的市场竞争中建立起可靠的运营优势。 \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP连锁门店-补货流程深度分析.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP连锁门店-补货流程深度分析.md new file mode 100644 index 0000000..e1c9195 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP连锁门店-补货流程深度分析.md @@ -0,0 +1,166 @@ +# G3ERP连锁门店“补货”流程深度分析报告 + +本报告基于对G3ERP连锁门店模块相关文档的深度分析，旨在全面、清晰地阐述“补货”业务在系统中的完整流程、涉及环节及核心角色。 + +--- + +### 一、 业务流程中涉及“补货”的环节（含出处） + +“补货”作为保障门店商品供应的核心动作，贯穿于系统的多个模块，具体体现如下： + +1. **日常业务 - 补货业务模块** + * **描述**: 这是发起要货请求的核心模块，是保障商品供应的起点。支持手动、按模板或按智能模型生成补货计划，并提供缺货登记功能。 + * **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:126`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:126), [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:281`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:281) + +2. **日常业务 - 总业务流程** + * **描述**: 在总业务流程图中，"补货/收货业务"被明确标识为“库存增加活动”的主要来源。 + * **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:215`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:215) + +3. **GSP管理 - 采购记录** + * **描述**: GSP的采购记录通常由日常业务中的采购行为（如`补货计划单`）自动生成，是药品追溯体系的源头。这表明补货行为直接触发了GSP合规记录。 + * **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.2.1-G3ERP连锁门店_GSP管理_模块解读-v2.0.md:120`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.2.1-G3ERP连锁门店_GSP管理_模块解读-v2.0.md:120) + +4. **报表分析 - 订货业务报表** + * **描述**: 这组报表用于全面跟踪和分析门店的订货行为（即补货行为）及其满足情况。核心报表包括`门店订货满足率分析`和`门店订货缺货明细`，这些都是对补货流程效果的直接量化评估。 + * **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:126`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:126) + +5. **报表分析 - 门店库存报表** + * **描述**: `总部有货门店无货品种信息` 这张报表帮助门店发现因未及时补货而造成的销售机会损失，是制定补货计划的重要参考。 + * **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:254`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:254) + +6. **报表分析 - 品类分析报表** + * **描述**: `门店SKU规划分析`、`要求备货未备货品种`等报表用于评估门店商品线的合理性，其分析结果直接指导后续的补货策略。 + * **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:409`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:409) + +7. **日常业务 - 库存业务模块 (供应商直送场景)** + * **描述**: `门店直调入库/退回`功能用于处理供应商直送到门店的商品入库与退货，是总部集中配送模式之外的一个重要补货补充渠道。 + * **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:556`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:556) + +--- + +### 二、“补货”环节涉及的部门、层级与核心角色 + +| 涉及部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 职责描述 | 依据文档 | +| :--- | :--- | :--- | :--- | +| **连锁门店** | **门店店员** | 执行日常的补货操作，如手动创建补货计划、进行缺货登记。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:130`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:130) | +| | **门店店长** | 负责审核和管理门店的补货计划，对补货策略（如参数设置）进行决策，并处理异常情况。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:130`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:130) | +| | **收货员/库管** | 接收总部配送来的补货商品，执行收货和验收流程。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:138`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:138) | +| | **收银员** | 在销售环节直接面对顾客，是缺货情况的第一发现人，执行`缺货登记`，是补货流程的重要触发点之一。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:304`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:304) | +| | **GSP质量管理人员** | 负责监督或执行收货时的GSP验收环节（`按明细验收入库确认`），确保所有补货入库的商品符合质量标准，是补货流程的质量守门员。 | [`1-流程梳理/.../4.2.1-...-v2.0.md:164`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.2.1-G3ERP连锁门店_GSP管理_模块解读-v2.0.md:164) | +| **公司总部/配送中心** | **总部相关部门 (采购/营运)** | 接收并处理门店提交的补货计划单，负责审批、配货和配送。同时，负责处理门店的退货申请和调价申请。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:486`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:486), [`1-流程梳理/.../4.3.1-...-v1.1.md:132`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:132) | +| | **总部价格管理员** | 负责审批门店提交的调价申请，其结果会影响补货后商品的售价。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:186`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:186) | +| | **总部财务部门** | 负责与门店进行配送与入库的对账，确保补货相关的账务准确无误。 | [`1-流程梳理/.../4.3.1-...-v1.1.md:391`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:391) | +| | **企业决策者/数据分析师** | 利用报表分析模块（如品类分析、存销分析）进行深度洞察，从战略层面指导和优化整体补货策略与商品结构。 | [`1-流程梳理/.../4.3.1-...-v1.1.md:7`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:7) | + +--- + +### 三、连锁门店模块的真实、完整、细致的补货流程总结 + +这是一个结合了系统操作、业务决策和跨部门协作的完整补货流程： + +**阶段一：需求分析与计划制定 (门店端)** + +1. **触发补货**: + * **被动触发**: 门店店员在日常销售中发现商品缺货或库存低于安全线，通过`缺货登记`功能记录需求。 + * **主动分析**: 门店店长或指定人员定期（如每日或每周）利用报表分析模块进行补货决策。 + * 查看`门店库存商品存销分析表`，识别可销天数过低的畅销品。 + * 查看`总部有货门店无货品种信息`，发现潜在的销售机会损失。 + * 查看`门店动态AAA商品销售ABC分析表`，确保“3A”黄金商品的库存充足。 + +2. **创建补货计划**: + * **方式一 (智能生成)**: 店长设置或申请调整`补货计划参数`（如按N天销量、按库存上下限），系统自动生成`补货计划单`草稿。这是最高效、最科学的方式。 + * **方式二 (手动创建)**: 店员或店长进入`补货计划单`模块，通过“新增”或“引入商品”的方式，手动填写需要补货的商品和数量。此方式适用于临时性、小范围的补货。 + * **方式三 (模板引入)**: 对于固定的、周期性的补货需求，可以创建补货模板，快速引入生成计划。 + +3. **提交计划**: + * 店长对生成的`补货计划单`进行最终审核确认，然后提交至总部。提交后，该计划单的状态变为“已提交”，等待总部处理。 + +**阶段二：总部处理与配送 (总部端)** + +4. **接收与处理**: 总部相关部门（如采购部、营运部）在系统中看到门店提交的`补货计划单`。 +5. **库存分配与配送**: + * 总部根据自身库存情况，对补货计划进行分配。 + * 生成配送单，安排仓库进行拣货、打包，并安排物流发货。 + * 在系统中执行出库操作，生成`配送单`记录。 + +**阶段三：门店收货与入库 (门店端)** + +6. **物理接收**: 配送货物到达门店，收货员进行物理清点，并检查外包装、运输条件（特别是冷链温度）是否符合要求。 +7. **系统接货**: 操作员在系统中打开`门店接货单`功能，记录到货时间、运输信息等。 +8. **质量验收**: + * **正常情况**: 操作员进入`按明细验收入库确认`环节，逐一扫描或核对到货商品的批号、效期、数量等关键信息。 + * **异常情况**: 如发现破损、不符等问题，需开具`门店拒收单`。**注意：被拒收的商品在系统中会以锁库状态先入库，后续需通过退货流程处理。** +9. **确认入库**: 验收无误后，点击“确认入库”。此时，系统才正式将这批补货商品增加到门店的实际库存中，并自动生成`收货记录`和`验收记录`以备GSP检查。 + +**阶段四：流程监控与评估 (报表分析)** + +10. **全程跟踪**: + * 门店可以通过`门店订货计划明细`报表，实时跟踪自己提交的补货计划的处理状态。 + * 若发现计划长时间未处理，可查看`门店订货未处理情况`报表，并主动与总部沟通。 +11. **效果评估**: + * 定期（如每月）查看`门店订货满足率分析`，评估总部的供货效率。 + * 分析`门店订货缺货明细`，找出长期缺货的商品，推动总部或自身调整补货策略。 + * 通过`配送与门店入库对账`系列报表，确保补货相关的账务清晰准确。 + +这个流程完整地体现了从门店需求发起，到总部响应，再到门店收货入库，最后通过报表进行效果评估和持续优化的闭环管理思想。 + +**补充说明：供应商直送补货流程** + +除了上述主流程，还存在一种并行的补货模式。以下是其详细说明： + +* **如何触发？** + * **业务触发（线下）**: 此流程的根本触发点是**业务约定**。它通常基于连锁总部或门店与特定供应商签订的“直送协议”或采购订单。当供应商按照约定，不经过公司总部的仓库，直接将货物配送到指定门店时，这个业务场景就被触发了。 + * **系统触发（线上）**: 当直送的货物**实际到达门店**后，门店的相关人员需要在G3ERP系统中进行操作，这便触发了系统内的流程。所以，它是被一个线下的物理事件所触发的。 + +* **由什么角色执行？** + * **执行角色**: 根据源文档，库存业务的执行角色是 **门店库管** 或 **门店店长**。 + * **具体操作**: 当供应商的货物送达后，门店的库管或店长需要： + 1. 清点收到的货物。 + 2. 在系统中找到“库存业务”模块下的 `门店直调入库` 功能。 + 3. 录入本次到货的供应商、商品、批号、数量等信息，完成入库操作。 + 4. （重要）即使是直送，同样需要经过严格的GSP验收流程，确保药品质量。 + +* **特点**: 此流程绕过了总部的补货计划和配送环节，适用于部分直供商品的快速补货，但同样需要经过严格的GSP验收流程。 + +--- + +### 四、G3ERP连锁门店补货业务全景流程图 (最终优化版) + +```mermaid +graph TB + subgraph "阶段一: 需求分析与计划制定 (门店端)" + A1["1\. 触发补货
被动: 缺货登记
主动: 分析报表"] --> A2{"2\. 创建补货计划"}; + A2 -- "智能生成" --> A3["补货计划单"]; + A2 -- "手动/模板" --> A3; + A3 --> A4["3\. 提交计划
店长审核"]; + end + + subgraph "阶段二: 总部处理与配送 (总部/配送中心)" + B1["4. 接收与处理
采购/营运部门接收计划"] --> B2["5. 库存分配与配送
生成配送单并拣货发货"]; + end + + subgraph "阶段三: 收货与入库 (门店端)" + subgraph "收货路径 (两条并行路径)" + direction LR + C1["主流程: 总部配送到货
操作'门店接货单'"] + P1["并行流程: 供应商直送到货
操作'门店直调入库'
(需要GSP首营客户审批允许供应商直接送货到客户)"] + end + C1 --> C3{"统一入口
8. GSP质量验收"} + P1 --> C3 + C3 -- "合格" --> C4["'按明细验收入库确认'"] --> C5["9. 确认入库
库存增加"] + C3 -- "不合格" --> C6["开具'门店拒收单'
(锁库后转退货)"] + end + + subgraph "阶段四: 监控与评估 (门店端)" + D1["10. 全程跟踪
查'订货计划明细'"] + D2["11. 效果评估
分析'订货满足率'/'缺货明细'"] + D3["12. 财务对账
进行'配送入库对账'"] + end + + %% 流程连接 + A4 -- "提交计划" --> B1; + B2 -- "商品配送" --> C1; + C5 -- "生成业务数据" --> D1; + C5 -- "生成业务数据" --> D2; + C5 -- "生成业务数据" --> D3; +``` \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-缺货登记流程详解.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-缺货登记流程详解.md new file mode 100644 index 0000000..18fef8e --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-缺货登记流程详解.md @@ -0,0 +1,126 @@ +# G3ERP集团分销-缺货登记流程详解 + +## 一、“缺货登记”相关环节及出处 + +根据G3ERP集团分销模块的官方文档，系统中的“缺货登记”主要出现在以下两大类场景中： + +### 第一类：系统在处理补货/铺货时自动生成的缺货登记 + +这种缺货登记发生在总部处理门店的要货计划时，因总部库存不足而由系统自动触发。 + +* **环节**: **数据处理** + * **描述**: 在处理门店订货计划时，若总部库存不足，系统在进行自动分配后，会将不足的部分登记为缺货。 + * **出处**: + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:17`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:17): “数据处理：处理门店的订货计划，支持自动分配、**缺货登记**和替品替换...” + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:163`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:163): 在“数据处理”的流程图中明确指出，库存不足时会进入“缺货处理”，其中一个分支就是“**缺货登记**”。 + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171): “缺货登记”的产出是“生成缺货记录(待补货)”。 + +* **环节**: **分销设置 (规则配置)** + * **描述**: 是否自动进行缺货登记，这个行为本身可以在“门店配货参数设置”中进行配置。 + * **出处**: + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:114`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:114): “`配货设置`中的参数（如配送路线、效期要求、是否自动登记**缺货**等）是`数据处理`...模块执行自动化逻辑判断时的关键输入。” + +### 第二类：门店因顾客需求等原因主动发起的缺货登记 + +这种缺货登记是门店一线人员根据实际缺货情况或顾客需求，主动在系统中录入信息，作为需求信号传递给总部。 + +* **环节**: **其他任务** + * **描述**: 门店员工可以将新品或顾客需求的缺货情况在“其他任务”模块中进行登记，总部接收到信息后进行处理，可能触发采购流程。 + * **出处**: + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:27`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:27): “其他任务：处理门店的近效期商品汇报、新品**缺货登记**、滞销品调剂等日常事务。” + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:50`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:50): ““新品/**缺货登记**”则作为需求收集的入口，可能触发新的采购流程。” + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:368`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:368): “其他任务”模块中有专门的“新品/**缺货登记**”子流程。 + * [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:369`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:369): 该流程始于“门店登记顾客需求”。 + +--- + +## 二、“缺货登记”环节相关方表格 + +| 业务场景 | 涉及部门 / 层级 | 核心角色 / 业务人员 | 职责描述 | +| :--- | :--- | :--- | :--- | +| **场景一：系统自动缺货登记** | **总部 - 运营部/商品部** | **配货专员 / 计划员** | 监控“数据处理”模块，查看系统自动生成的缺货记录，并根据情况决定后续操作（如等待到货后补货、触发紧急采购等）。 | +| | **总部 - 信息部/系统管理员** | **系统管理员 / IT支持** | 负责在“分销设置”中配置“是否自动登记缺货”等相关参数，确保业务规则正确执行。 | +| **场景二：门店主动缺货登记** | **门店** | **店员 / 药师 / 店长** | 在一线接待顾客，当发现商品缺货或有顾客需要新商品时，在“其他任务”模块中主动发起“新品及缺货登记”。 | +| | **总部 - 运营部/商品部** | **运营专员 / 商品专员** | 负责处理门店提交的缺货登记单，进行审核，判断是引入新品还是补货已有商品，并反馈处理意见。 | +| | **总部 - 采购部** | **采购专员** | 接收由运营/商品部确认并传递过来的采购需求（尤其是新品需求），最终生成采购订单，完成采购流程。 | + +--- + +## 三、G3ERP集团分销模块“缺货登记”完整流程详解 + +G3ERP中的“缺货登记”流程是一个双向、闭环的管理过程，它既包含了由总部系统在处理补货业务时自动发现并记录的缺货（**被动缺货登记**），也包含了由门店一线人员根据实际销售和顾客需求主动上报的缺货（**主动缺货登记**）。 + +### 流程图 + +```mermaid +graph TD + subgraph "场景一: 门店主动上报缺货 (需求驱动)" + A["门店店员/药师
遇到顾客需求或发现商品缺货"] --> B["登录系统
进入'其他任务'模块"]; + B --> C["创建'连锁门店新品及缺货登记处理'单"]; + C --> D["录入缺货商品信息
(或顾客需求的新品描述)"]; + D --> E["提交缺货登记单"]; + end + + subgraph "场景二: 总部系统自动登记缺货 (供应驱动)" + F["门店日常要货/新店新品铺货"] --> G["生成要货计划"]; + G --> H["总部'数据处理'模块
自动处理计划"]; + H --> I{"总部库存检查"}; + I -- "库存充足" --> J["生成调拨单
(正常流程)"]; + I -- "库存不足" --> K["按规则分配现有库存"]; + K --> L["系统自动生成'缺货记录'
(记录未满足的数量)"]; + end + + subgraph "总部处理中心 (统一处理)" + E --> M{"总部运营/商品专员
审核缺货信息"}; + L --> M; + M -- "判断为已有商品缺货" --> N["关联至已有商品
形成补货需求"]; + M -- "判断为新品需求" --> O["进行新品评估
决定是否引进"]; + O -- "同意引进" --> P["创建新品资料"]; + P --> N; + O -- "不同意引进" --> Q["驳回/关闭登记单
通知门店"]; + end + + subgraph "下游采购与补货" + N --> R["采购专员
汇总所有补货需求"]; + R --> S["生成采购订单(PO)"]; + S --> T["供应商发货, 总部收货入库"]; + T --> U["库存增加"]; + U --> V["触发下一次补货
或处理待补货的缺货记录"]; + V --> J; + end + + classDef role fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px; + classDef system fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px; + classDef action fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:1px; + + class A,B,C,D,E,M,N,O,P,Q,R,S,T,U,V action; + class F,G,H,I,J,K,L system; +``` + +### 详细步骤说明 + +1. **缺货信息的产生（两个起点）** + * **主动上报（场景一）**: + 1. **触发**: 门店一线人员（店员/药师）在日常销售中遇到顾客指明需要某个当前无库存的商品，或希望购买某个公司尚未引进的新品。 + 2. **操作**: 门店人员登录G3ERP，进入`总部业务` -> `其他任务` -> `连锁门店新品及缺货登记处理`功能。 + 3. **执行**: 创建一张新的缺货登记单，详细填写商品信息（如品名、规格、厂家）或新品的需求描述，然后提交给总部。 + * **被动登记（场景二）**: + 1. **触发**: 总部在执行日常的自动补货或新品铺货流程时。 + 2. **操作**: 系统在`总部业务` -> `数据处理`模块中，自动处理门店的要货计划。 + 3. **执行**: 当系统检查到总部仓库的库存无法满足门店的要货数量时，它会先按预设规则（如按比例）分配现有库存，然后将未被满足的差额部分，**自动生成一条缺货记录**，并关联到对应的门店和商品。 + +2. **总部审核与处理** + 1. **汇总**: 所有主动上报的“缺货登记单”和系统自动生成的“缺货记录”都会汇集到总部，等待处理。 + 2. **审核**: 总部运营部或商品部的专员负责审核这些信息。 + 3. **决策**: + * **对于已有商品**: 确认是常规缺货，直接形成补货需求。 + * **对于新品需求**: 进行市场评估、效益分析，决定是否引进。若同意引进，则先在系统中创建新品的商品主数据，然后将其转化为补货需求；若不同意，则驳回登记单并通知门店。 + +3. **触发采购与补货** + 1. **需求传递**: 所有确认的补货需求（无论是老品还是新品）被传递给采购部。 + 2. **采购执行**: 采购专员根据汇总的需求，向供应商下达采购订单。 + 3. **入库**: 供应商到货后，总部仓库收货并更新系统库存。 + +4. **闭环：完成补货** + 1. **库存更新**: 总部库存增加后，在下一次的补货周期中，系统会重新计算门店的要货需求。 + 2. **满足需求**: 此时，之前登记为缺货的商品因为库存充足，将被成功分配，生成调拨单发往门店，从而完成整个缺货处理的闭环。 \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-补货流程深度分析.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-补货流程深度分析.md new file mode 100644 index 0000000..1f7d46c --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-补货流程深度分析.md @@ -0,0 +1,201 @@ +# G3ERP集团分销模块：补货流程深度分析 + +本文档基于对G3ERP集团分销模块相关文档的深度解读，旨在全面、清晰地阐述其核心业务之一——**补货流程**。内容涵盖了从规则制定到最终执行的各个环节、涉及的相关方以及一个完整、细致的流程详解。 + +--- + +## 一、“补货”相关环节清单及出处 + +本章节梳理了集团分销模块中，所有与“补货”业务直接相关的具体功能环节，并标注了其在原始解读文档中的出处，以便追溯。 + +### 1.1 规则与参数设置 (规则层) + +这是所有补货业务的逻辑基础和前提条件，定义了如何进行补货。 + +- **核心补货参数定义**: + - **描述**: 定义门店的拣货仓库、配送周期、路线、安全库存天数、库存上下限天数等核心补货规则。系统进行自动化补货运算时，会严格依据这些参数计算补货量。 + - **出处**: + - [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:125-127`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:125) + - [`2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:33`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:33) + +- **新开门店补货参数复制**: + - **描述**: 为提高效率，可将已有门店成熟的补货参数一键复制给新开的门店。 + - **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:153-156`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:153) + +- **门店补货参数调整 (总部审批)**: + - **描述**: 处理由门店发起的补货参数（如库存上下限）调整申请，总部审批后生效。 + - **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:205-208`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:205) + +- **单品补货参数调整 (总部直调)**: + - **描述**: 总部为应对季节性或临时性需求，直接对单个商品在多个门店的补货参数进行批量调整。 + - **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:235-238`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:235) + +- **特殊日期补货规划**: + - **描述**: 通过“连锁门店配货日期分配表”，为门店预设月度配货日历，以执行特殊补货计划（如节假日、促销日）。 + - **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:180-182`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:180) + +### 1.2 补货需求的产生与处理 (执行层) + +这是日常补货操作的执行环节。 + +- **门店日常要货 (需求来源)**: + - **描述**: 门店日常销售产生的补货需求，是补货流程的主要触发点之一。这些需求会生成“补货计划”。 + - **出处**: + - [`2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:81`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:81) + - [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:87`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:87) + +- **订货计划处理 (核心枢纽)**: + - **描述**: “数据处理”模块是自动化补货的核心。它接收所有补货计划，进行库存检查、智能分配、缺货处理，最终生成可执行的配送任务（调拨单）。 + - **出处**: + - [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:141`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:141) + - [`2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:46`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:46) + +- **缺货登记与后续补货**: + - **描述**: 在“数据处理”环节，如果库存不足，系统会进行缺货登记。这些记录后续可生成“缺货补货计划”，再次进入补货流程。 + - **出处**: + - [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:162`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:162) + - [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171) + +--- + +## 二、“补货”流程相关方清单 + +下表详细列出了在G3ERP集团分销模块的补货流程中，从规则制定到最终执行所涉及到的不同层级、部门及其核心业务角色，并阐述了他们在流程中的主要职责。 + +| 环节/阶段 | 涉及层级/部门 | 核心角色/业务人员 | 主要职责 | +| :--- | :--- | :--- | :--- | +| **1. 规则与策略制定** | **总部 - 运营部/商品部** | **总部运营人员/配货专员** | - **定义规则**: 设置和维护门店的各项补货参数（如安全库存、配送周期、库存上下限）。
- **优化参数**: 根据销售数据和季节性变化，主动调整单品或门店的补货模型。 | +| | **总部 - 运营部/商品部** | **总部运营主管/经理** | - **审批变更**: 审批由门店提交的补货参数调整申请，确保调整的合理性。 | +| | **门店** | **门店店长/信息员** | - **申请变更**: 当现有补货参数不适应实际销售时，向总部提交调整申请。 | +| **2. 补货需求生成** | **门店** | **门店系统 (自动化)** | - **自动计算**: 基于销售数据、当前库存和预设的补货参数，自动生成日常补货要货计划。 | +| | **门店** | **门店店员/店长** | - **人工干预**: 对系统自动生成的要货计划进行人工复核、确认或修改。
- **缺货登记**: 登记顾客需求的缺货商品，形成补货需求。 | +| **3. 计划处理与分配** | **总部 - 运营部/数据中心** | **总部数据处理员/配货专员** | - **监控流程**: 监控“数据处理”模块的自动运行，处理异常情况。
- **决策分配**: 在库存不足时，根据预设规则（如按比例）进行库存分配。 | +| | **总部 - 采购部** | **采购人员** | - **响应缺货**: 分析“缺货登记”记录，作为制定采购计划的依据，从源头解决缺货问题。 | +| **4. 订单执行与配送** | **总部 - 供应链/物流中心** | **仓库人员 (拣货/复核/打包)** | - **执行调拨**: 根据系统生成的“调拨单”，进行商品的拣选、复核与打包。 | +| | **总部 - 供应链/物流中心** | **配送人员** | - **物流配送**: 将打包好的商品按照配送路线和计划送达指定门店。 | +| **5. 收货与反馈** | **门店** | **门店库管/店员** | - **收货入库**: 接收总部配送的商品，清点核对并进行系统入库操作。 | + +--- + +## 三、G3ERP集团分销模块：完整补货流程详解 + +本流程旨在详细阐述G3ERP集团分销体系下，一个商品从规则设定到最终送达门店的全过程，体现了系统“规则先行、自动处理、人工干预”的设计思想。 + +### 阶段一：规则设置与维护 (静态基础 - 总部运营部主导) + +此阶段是所有自动化补货的前提，定义了补货的“游戏规则”。 + +1. **初始化设置 (新店开业时)**: + * **动作**: 总部运营人员在`分销设置-基础资料`中执行`新开门店初始化设置`。 + * **核心**: 在录入门店基本信息的同时，系统会自动生成一套初始的`门店配货参数`，包括默认的拣货仓库、配送周期、安全库存天数、库存上下限等。 + * **效率提升**: 若有相似门店，可使用`新开门店补货计划参数复制`功能，快速应用成熟的补货模型。 + +2. **日常参数维护与优化 (持续进行)**: + * **场景A：总部主动优化**: 运营人员发现某款感冒药进入销售旺季，通过`门店补货计划参数单品调整`功能，统一提高所有北方门店该药品的库存上限天数。 + * **场景B：门店申请调整**: 某门店店长发现系统计算的补货量偏低，通过门店端提交`补货计划参数调整申请`。申请流转至总部，由运营主管在`门店补货计划参数调整申请处理`界面进行审批，通过后参数自动更新。 + +### 阶段二：自动化补货需求生成与处理 (动态执行 - 系统核心) + +此阶段是日常补货的核心，由系统根据预设规则自动完成。 + +3. **需求自动触发 (门店端 - 系统自动)**: + * **机制**: G3ERP系统持续监控各门店的实时库存和销售数据。 + * **触发条件**: 当某商品的“当前库存”低于其在`门店配货参数`中设定的“安全库存天数”所对应的库存量时，系统自动触发补货需求。 + * **产出**: 系统根据库存上下限、在途量、日均销量等参数，自动计算建议补货量，生成一张`门店日常要货计划`单。 + +4. **计划汇总与智能处理 (总部端 - 数据处理模块)**: + * **汇总**: 所有门店自动生成的`门店日常要货计划`单，统一汇入到`总部业务`的`数据处理`模块中。 + * **核心处理逻辑**: + * **Step 1: 库存检查**: 系统检查该商品在指定`拣货仓库`的可用库存。 + * **Step 2: 库存充足**: 若库存足以满足所有门店的需求，系统直接确认计划数量。 + * **Step 3: 库存不足 (关键流程)**: 若库存不足，系统启动`缺货处理`机制： + * **自动分配**: 根据预设规则（如按门店重要级、或按需求量比例），将有限的库存公平地分配给各家门店。例如，A店要100件，B店要50件，总部只有75件库存，按比例分配后A店分得50件，B店分得25件。 + * **缺货登记**: 未被满足的需求数量（A店的50件和B店的25件）被自动记录到`连锁门店新品及缺货登记处理`模块中，形成缺货记录，供采购部参考。 + +### 阶段三：调拨指令生成与下游衔接 + +此阶段是信息流转为物流指令的关键一步。 + +5. **生成调拨单**: + * **动作**: 对于`数据处理`模块中所有被确认的补货数量（无论是全量满足还是部分分配），系统会自动生成一张`调拨单`。 + * **意义**: `调拨单`是正式的、可执行的内部物流指令，标志着集团分销模块内本次补货流程的结束。 + +6. **衔接供应链模块**: + * **流转**: 生成的`调拨单`会自动传递到**G3ERP的供应链模块**。 + +### 阶段四：物理执行与流程闭环 + +此阶段由供应链和门店完成，是补货的最终落地。 + +7. **仓库作业 (供应链模块)**: + * **动作**: 总部仓库人员根据`调拨单`进行商品的拣货、复核、打包，并安排物流配送。 + +8. **门店收货入库 (门店端)**: + * **动作**: 门店收到货物后，进行清点核对，并在系统中执行收货入库操作。 + * **闭环**: 商品库存增加，完成一次完整的补货流程。系统将继续监控库存，为下一次补货循环做准备。 + +--- + +## 四、集团分销补货业务完整流程图 (精细版) + +此流程图基于对原始文档的再次深度解读绘制，旨在完整、清晰地展现集团分销补货业务的全貌，突出规则、需求、处理、执行四大阶段的内在联系。 + +```mermaid +graph TD + subgraph "规则层: 总部" + subgraph "分销设置" + Rule1["门店配货参数设置
(安全库存, 周期, 上下限)"] + end + subgraph "总部业务" + Rule2["库存业务设置
(必备品种)"] + end + end + + subgraph "需求层: 多种业务场景" + Demand1["日常自动补货
(库存低于安全线)"] + Demand2["新店铺货"] + Demand3["新品铺货"] + Demand4["缺货登记补货"] + end + + subgraph "处理层: 总部业务 (核心枢纽)" + Hub["分支机构订货计划处理
(数据处理模块)"] + Hub_Check{"\"库存检查\""} + Hub_Process["缺货处理"] + Hub_Alloc["按规则分配"] + Hub_Shortage["缺货登记"] + Hub_Confirm["确认/生成调拨数量"] + end + + subgraph "执行与反馈层 (供应链 & 门店)" + Exec1["生成调拨单"] + Exec2["(流转至) 供应链模块"] + Exec3["仓库作业 & 物流配送"] + Exec4["门店收货入库"] + Feedback1["(通知) 采购模块"] + end + + Rule1 -- "影响计算规则" --> Demand1 + Rule2 -- "影响选品范围" --> Demand1 + Rule2 -- "影响选品范围" --> Demand2 + Rule2 -- "影响选品范围" --> Demand3 + + Demand1 -- "生成计划" --> Hub + Demand2 -- "生成计划" --> Hub + Demand3 -- "生成计划" --> Hub + Demand4 -- "生成计划" --> Hub + + Hub --> Hub_Check + Hub_Check -- "库存充足" --> Hub_Confirm + Hub_Check -- "库存不足" --> Hub_Process + Hub_Process --> Hub_Alloc + Hub_Process --> Hub_Shortage + Hub_Alloc --> Hub_Confirm + + Hub_Confirm --> Exec1 + Exec1 --> Exec2 + Exec2 --> Exec3 + Exec3 --> Exec4 + Hub_Shortage -- "作为采购参考" --> Feedback1 + Exec4 -- "更新库存数据" --> Demand1 +``` \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/供应链采购部-需求调研问卷.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/供应链采购部-需求调研问卷.md similarity index 100% rename from 1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/供应链采购部-需求调研问卷.md rename to 1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/供应链采购部-需求调研问卷.md diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/采购管理角色职责清单.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理角色职责清单 copy.md similarity index 100% rename from 1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/采购管理角色职责清单.md rename to 1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理角色职责清单 copy.md diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理角色职责清单.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理角色职责清单.md new file mode 100644 index 0000000..97a5295 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理角色职责清单.md @@ -0,0 +1,15 @@ +# G3ERP供应链采购管理模块：需求调研大纲 (V2.1 - 格式优化版) + +本文档严格依据《G3ERP操作手册》与《采购管理模块解读文档》，为每个业务环节提炼出精准的需求调研重点，旨在深入挖掘实际操作与系统功能的契合度及潜在优化点。 + +| 业务环节 | 部门/层级 | 核心角色
/业务人员 | 主要作用 | **需求调研重点 (严格依据文档)** | +| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | +| **1. 采购协议管理** | 采购部 /
财务部 | **采购经理**
**财务人员** | 记录与供应商的
合同协议，设置
返利体系。 | **返利体系**: 返利条款（如`账期返点`、`标准任务返点`）是如何确定的？系统中的`返利形式`（纯销/入库）和`返利频次`（月/季）设置是否覆盖所有业务场景？
**协议执行**: 协议审核后，`开启`/`关闭`功能是否被有效利用？如何跟踪协议的执行情况（如采购量是否达标）？
**财务协同**: 财务在审核协议时主要关注哪些条款？`月度费用`和`账期天数`是如何与财务结算联动的？ | +| **2. 采购计划与比价** | 采购部 | **采购专员**
**采购经理** | 制定科学的采购
计划，并进行多
供应商询价、比价。 | **计划生成**: `采购中心`提供了多种计划生成方式（手工、引入、模型），实际工作中常用哪种？`采购计划设置`中的参数（`库存上下限`、`采购周期`）是定期维护还是很少变动？
**比价流程**: `供应商比价处理`功能是否在用？通过`邮件`发送和`Excel导入`的流程是否顺畅？系统自动比价选出的“最优方案”是否就是最终采纳的方案？
**计划分解**: `采购计划序时簿`中的月度大计划分解功能是否常用？采购员如何决定“本次采购量”？ | +| **3. 订单处理** | 采购部 /
管理层 | **采购员**
**审批人** | 将计划转化为正式
订单，并进行GSP
合规性管控。 | **GSP管控**: 订单审核时，系统对供应商/商品资质（`经营范围`、`证照期限`）的自动校验是否可靠？是否出现过因资质问题导致订单拦截的情况？
**订单变更**: `已审核采购订单调整`（调整数量）和`采购订单明细关闭`功能的使用频率如何？主要是什么原因导致需要调整或关闭？
**特殊流程**: `预付款标志`和`订单类型`（如总部直调）这些特殊功能是否满足业务需求？`客户区域范围`的指定是否有效控制了商品流向？ | +| **4. 收货与验收** | 仓储部 /
质量管理部 | **仓库管理员**
**质量管理员** | 按GSP要求进行
收货，并对商品
进行质量验收。 | **GSP执行**: `采购验收`时，批号、效期等信息是手动录入还是扫描录入？`特殊药品双人验收复检`流程是如何执行的？冷链品种的`温控信息`和`附件`（温度趋势图）是否完整记录？
**异常处理**: `验收待查`最常见的原因是什么（价格高于订单、效期不符）？`验收待查采购反馈处理`（采购）和`验收待查商品处理`（质量）这两个环节由谁负责，处理效率如何？
**单据与实物**: `采购收货单`的引入与实际到货情况是否总是一致？是否频繁出现需要`拒收`部分商品的情况？ | +| **5. 采购入库** | 仓储部 /
财务部 | **仓库管理员**
**财务人员** | 将验收合格的商品
正式入库，更新
库存与成本。 | **流程节点**: 验收后是“直接入库”还是需要走`采购入库保管确认`流程？这个流程的价值是什么？
**差价处理**: `采购入库差价单`（整单返利）和`入库批次差价单`（批次返利）的使用场景分别是什么？财务人员如何操作？
**委托配送**: `委托配送入库单`（供应商直配门店）的使用频率如何？总部制单记账后，门店端的收货验收流程是否顺畅？ | +| **6. 采购退货** | 采购部 /
仓储部 | **采购员**
**仓库管理员** | 处理因质量、效期
等问题需要退回
供应商的商品。 | **退货发起**: `采购退货申请单`是“引入”原单据还是手工创建居多？“不可售引入”功能是否解决了不合格品库退货的问题？
**流程配置**: 退货流程是申请后直接生成`采购退货单`，还是需要走`采购退货保管确认`？当前配置是否符合实际操作？
**库存与财务**: 退货单“记账”后，库存和应付账款的减少是否准确及时？ | +| **7. 采购结算** | 财务部 | **财务人员**
**出纳** | 与供应商进行财务
对账与支付，完成
资金流闭环。 | **发票核销**: `采购发票`登记时，三种核销方式（`选择`、`按流水选择`、`自动`）哪种最常用？“自动”拆分是否智能？发票金额与入库金额有差异时，`差价`功能是否好用？
**付款流程**: `付款单`是手工制作还是按供应商的“付款规则”`生成`？审批流程有多长？
**预付管理**: `预付单`的“核销入库”操作是否繁琐？对于未完全到货的预付单，“红冲”剩余金额的操作是否清晰？ | +| **8. 初始结算与参数配置** | 财务部 /
IT部 | **财务人员**
**系统管理员** | 处理非标准结算
业务，并进行相关
系统参数的配置。 | **对冲业务**: `采购对冲入库单`这个功能是否在实际业务中使用，以解决发票金额不符的问题？操作是否复杂？
**供应商管理**: `铺底金额锁入库单`功能是否用于管理供应商的保证金/铺货？`商品指定供应商设置`是否用于管控特殊商品的采购渠道？
**系统配置**: `付款时供应商提醒设置`是否有效帮助财务规避了风险？这些初始设置是否由IT人员和财务人员共同维护？ | +| **9. 查询与追溯 (序时簿)** | 各业务部门 /
管理层 | **业务人员**
**管理人员** | 查询历史单据，用
于审计、对账和
决策支持。 | **查询效率**: 各个`序时簿`（如`采购入库序时簿`）的查询功能是否满足日常工作需要？过滤条件是否足够？
**数据追溯**: 当需要追溯一笔完整的采购业务（从计划到付款）时，是通过序时簿查询还是依赖其他报表？
**报表依赖**: 是否需要频繁地将序时簿的数据导出到Excel进行二次分析？如果是，主要做什么样的分析？ | diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v1.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v1.md new file mode 100644 index 0000000..23ce829 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v1.md @@ -0,0 +1,51 @@ +# G3ERP采购管理模块 - 通用调研快速诊断问卷 (V1.1 - 丰富版) + +**说明:** 请先对以下问题进行“是”或“否”的快速判断。对于您回答“是”或存在疑虑的问题，调研人员会进一步追问“**具体是什么**”、“**为什么**”以及“**发生在哪个环节**”，以深入了解细节。 + +--- + +### **一、 流程与效率 (Process & Efficiency)** + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 1.1 | 您在日常采购工作中，是否需要使用G3ERP系统之外的工具（如Excel、纸质单据、微信群）来辅助完成任务？ | ☐ | ☐ | 主要使用哪些工具？用在哪些环节？ | +| 1.2 | 您是否感觉当前的采购审批流程（如计划、订单、付款审批）中存在明显的、耗时过长的环节？ | ☐ | ☐ | 具体是哪个审批环节？通常需要多长时间？ | +| 1.3 | 您是否遇到过因系统流程僵化，导致紧急采购或异常情况（如供应商临时缺货）处理起来特别麻烦？ | ☐ | ☐ | 能否举一个最近遇到的例子？ | +| 1.4 | 您是否认为当前的采购流程中，存在一些可以被自动化替代的高度重复、机械化的手动操作？ | ☐ | ☐ | 具体是哪些操作？（例如：重复的数据录入、报表制作等） | +| **1.5 (新)** | 您在系统中查找历史单据（如某个采购订单、入库单）时，是否觉得查询条件不够用，或者查找过程很慢？ | ☐ | ☐ | 您最希望增加什么样的查询条件？ | +| **1.6 (新)** | 您是否觉得从一个业务环节跳转到下一个环节（如从“采购计划”生成“采购订单”）的操作不够流畅或直观？ | ☐ | ☐ | 您认为哪个环节之间的跳转最应该被优化？ | + +--- + +### **二、 数据与决策 (Data & Decision-Making)** + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 2.1 | 您在做采购决策时，是否感觉G3ERP系统提供的数据不够直观或不易获取？ | ☐ | ☐ | 您最需要但最难获取的数据是什么？ | +| 2.2 | 您是否对系统中的某些关键数据（如实时库存、在途量、供应商数据）的准确性或及时性存有疑虑？ | ☐ | ☐ | 具体是哪些数据？您通常如何反复核实？ | +| 2.3 | 您是否需要频繁地将系统数据导出到Excel进行二次加工，才能满足您的报表或分析需求？ | ☐ | ☐ | 主要做什么样的分析？最希望系统直接提供什么报表？ | +| 2.4 | 您是否觉得系统中的一些关键参数（如安全库存、采购周期）长时间未更新，可能已不符合当前业务现状？ | ☐ | ☐ | 您认为哪些参数最需要被重新评估和调整？ | +| **2.5 (新)** | 系统提供的各类提醒或预警（如供应商证照过期、商品近效期），您是否觉得不及时或容易被忽略？ | ☐ | ☐ | 您认为哪种提醒方式（如弹窗、待办事项）更有效？ | +| **2.6 (新)** | 在评估供应商时，您是否感觉系统缺少一个综合性的评价视图（如到货准时率、质量合格率、价格竞争力）？ | ☐ | ☐ | 您目前是如何评估供应商表现的？ | + +--- + +### **三、 协同与沟通 (Collaboration & Communication)** + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 3.1 | 在与仓储、财务、质量等其他部门协作时，是否发生过因信息传递不及时或不准确而导致问题（如收货错误、对账差异）？ | ☐ | ☐ | 最常在哪个部门之间发生？能否举例说明？ | +| 3.2 | 当出现跨部门问题（如采购价与入库价不符）时，追溯原因和责任人的过程是否感觉很困难或耗时很长？ | ☐ | ☐ | 您认为是什么导致了追溯困难？ | +| 3.3 | 在系统操作中，是否存在一些职责不清的“灰色地带”，需要您反复与其他同事沟通确认后才能进行？ | ☐ | ☐ | 主要涉及哪些操作或环节？ | +| **3.4 (新)** | 您是否觉得系统中的信息更新后，相关同事（如下游环节的操作员）无法及时收到通知？ | ☐ | ☐ | 您希望系统增加什么样的通知机制？ | + +--- + +### **四、 痛点与期望 (Pain Points & Expectations)** + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 4.1 | 您是否觉得G3ERP采购系统的某些操作界面或流程设计，在日常使用中给您带来了不便或困扰？ | ☐ | ☐ | 您觉得最需要改进的界面或功能是哪个？ | +| 4.2 | 您是否曾有过这样的想法：“如果系统能……，我的工作效率会高很多”？ | ☐ | ☐ | 您当时希望系统能做什么？ | +| **4.3 (新)** | 您是否因为系统的某些限制，而不得不采取一些“绕道而行”的变通操作？ | ☐ | ☐ | 能否举例说明您是如何“绕道”的？ | +| **4.4 (新)** | 您是否觉得系统的移动端支持不足，导致您在离开工位时无法及时处理一些紧急任务？ | ☐ | ☐ | 您最希望在手机上处理哪些采购业务？ | \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v2.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v2.md new file mode 100644 index 0000000..c0a51ed --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v2.md @@ -0,0 +1,55 @@ +# G3ERP采购管理模块 - 角色化调研快速诊断问卷 (V2.0) + +**说明:** 本问卷针对采购流程中的不同角色设计。请根据您的岗位，回答相应部分的问题。先进行“是”或“否”的快速判断，对于您回答“是”或存在疑虑的问题，调研人员会进一步追问细节。 + +--- + +### **第一部分：针对【采购员/采购专员】** +*(主要职责：执行采购计划、下达订单、跟踪到货)* + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 1.1 | 您在制定采购计划时，是否需要手动合并多个来源的需求（如门店要货、安全库存报警）？ | ☐ | ☐ | 您是如何合并的？这个过程耗时吗？ | +| 1.2 | 系统生成的采购计划建议，您是否需要进行大幅的人工调整才能使用？ | ☐ | ☐ | 通常需要调整哪些内容？为什么系统的建议不准？ | +| 1.3 | 在下达采购订单时，您是否需要手动查询和录入供应商的最新价格或供货信息？ | ☐ | ☐ | 您希望系统如何帮助您自动获取这些信息？ | +| 1.4 | 您是否需要通过系统外的工具（如电话、微信）来频繁跟踪订单的到货状态？ | ☐ | ☐ | 系统内的订单状态信息是否不及时或不准确？ | +| 1.5 | 处理订单变更（如数量调整、取消明细）的操作，您是否觉得流程繁琐或限制过多？ | ☐ | ☐ | 能否举例说明您遇到的不便之处？ | + +--- + +### **第二部分：针对【采购经理/主管】** +*(主要职责：审核计划/订单、管理供应商、控制成本、处理异常)* + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 2.1 | 您在审批采购计划或订单时，是否感觉系统提供的决策支持信息（如历史采购价、供应商表现）不足？ | ☐ | ☐ | 您最希望看到哪些额外的数据来帮助您审批？ | +| 2.2 | 对于供应商的返利协议，您是否觉得系统难以有效跟踪其执行情况（如任务完成度、返利金额）？ | ☐ | ☐ | 您目前是如何跟踪的？ | +| 2.3 | 在进行多供应商比价时，您是否觉得系统的比价流程不够灵活，或最终推荐的“最优方案”不符合实际业务需求？ | ☐ | ☐ | 您在选择最终供应商时，还会考虑哪些系统未覆盖的因素？ | +| 2.4 | 当需要对某个供应商或商品的采购进行临时管控（如暂停采购）时，系统内的操作是否快捷有效？ | ☐ | ☐ | 您是否遇到过管控设置不生效或流程复杂的情况？ | +| 2.5 | 您是否需要定期让IT人员或下属导出数据，来制作关于采购成本、供应商绩效等方面的管理报表？ | ☐ | ☐ | 您最关注的管理报表是哪些？ | + +--- + +### **第三部分：针对【仓库管理员/收货员/质量管理员】** +*(主要职责：收货、验收、入库、退货、GSP合规)* + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 3.1 | 在收货时，是否经常出现实物与采购订单不符（多货、少货、错货），且在系统中的处理流程繁琐？ | ☐ | ☐ | 您是如何处理这些差异的？ | +| 3.2 | 验收时，录入批号、效期等GSP关键信息的操作，是否主要依赖手动输入，感觉效率不高？ | ☐ | ☐ | 您认为引入扫码设备是否能显著提升效率？ | +| 3.3 | 对于需要特殊处理的药品（如冷链、双人验收），您是否觉得系统流程无法完全满足GSP的记录和操作要求？ | ☐ | ☐ | 哪些环节的记录需要在线下补充？ | +| 3.4 | 当商品需要进入“验收待查”状态时，您是否觉得与采购、质量等部门的流转和沟通不顺畅？ | ☐ | ☐ | 是否清楚待查品应该由谁处理？处理过程耗时多久？ | +| 3.5 | 在处理采购退货时，是否觉得从申请、出库到最终记账的整个流程环节过多，或信息更新不及时？ | ☐ | ☐ | 哪个环节最容易出错或耗时最长？ | + +--- + +### **第四部分：针对【财务人员】** +*(主要职责：采购结算、发票核销、付款、成本核算)* + +| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) | +|---|---|:---:|:---:|---| +| 4.1 | 在进行采购结算时，是否经常遇到发票信息与系统中的入库信息难以匹配，需要大量手工核对的情况？ | ☐ | ☐ | 导致不匹配最常见的原因是什么？ | +| 4.2 | 系统提供的发票自动核销功能，您是否觉得不够智能，仍需大量人工干预？ | ☐ | ☐ | 在什么场景下，自动核销会出错？ | +| 4.3 | 在处理预付款业务时，您是否觉得后续的核销操作流程复杂，且不易跟踪预付余额？ | ☐ | ☐ | 您认为哪个环节最需要简化？ | +| 4.4 | 在处理供应商返利或采购差价时，您是否觉得系统中的操作（如差价单）与实际业务场景不完全匹配？ | ☐ | ☐ | 您是如何处理这些特殊账务的？ | +| 4.5 | 您是否觉得每月与供应商进行应付账款的对账工作，过程繁琐且耗时？ | ☐ | ☐ | 您希望系统提供什么样的对账工具来简化工作？ | \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/需求调研指导文档.md b/1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/需求调研指导文档.md similarity index 100% rename from 1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/需求调研指导文档.md rename to 1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/需求调研指导文档.md diff --git a/data/chain-of-thought/WebGUI.md b/data/chain-of-thought/WebGUI.md index 890260e..be818d9 100644 --- a/data/chain-of-thought/WebGUI.md +++ b/data/chain-of-thought/WebGUI.md @@ -1 +1 @@ -[Task Manager UI](http://localhost:65167) \ No newline at end of file +[Task Manager UI](http://localhost:63544) \ No newline at end of file diff --git a/project_document/G3ERP_Knowledge_Acquisition.md b/project_document/G3ERP_Knowledge_Acquisition.md new file mode 100644 index 0000000..fc42b92 --- /dev/null +++ b/project_document/G3ERP_Knowledge_Acquisition.md @@ -0,0 +1,36 @@ +# +ĿID: G3ERP_DOC_ANALYSIS_01 ļG3ERP_Knowledge_Acquisition.md ڣ2025-07-14 16:48:10 +08:00 +: AI Assistant Э飺RIPER-5 v4.9.2 + +# +һĶG3ERPϵͳϵĵ洢С +ڶڶϵͳ⣬ΪAIִԤŻĿһָ嵥ΪMarkdownĵ + +# 1. (RESEARCH) +* **(AI) ־ûع:** ״νӴĿG3ERPĿʷûƫáĺǹݼ䡣 +* **ķ֡⡢:** + * **:** ṹѧϰG3ERPϵͳĹģ飬رصĹӦŵģ飬Ϊṩۻ + * **ؼս:** ûȷָϵͳϾɣʵʲĵ˵еĺ֤졢ʹ㡢ھ֪ʶǼ򵥵ȷĵܡ + * **ĿĿ:** ĿǿAIִԤƹڣ˵ΧĿչرҪռӰⲿԤӡ +* **(AR)ܹժҪ:** N/A +* **DWȷ:** ¼Ѱع˺Ͷ⡣ + +# 3. ʵʩƻ (PLAN - ļ嵥) +* **ʵʩ嵥:** + 1. [P1-PM-001] **:** [x] ĶһҪĵ5 + 2. [P1-PM-002] **:** [x] ĶڶҪĵ5 + 3. [P1-PM-003] **:** [x] Ķĵ3Ͳһĵ2 + 4. [P1-PM-004] **:** [x] Ķʣһĵ3 + 5. [P2-LD-005] **:** [x] ĵϢG3ERPϵͳ֪ʶͼժҪ + 6. [P3-AI-006] **:** [x] ؼ֪ʶժҪ־û (memory MCP) + 7. [P4-PM-007] **:** [x] ϵͳ⣬ָĵ + +# 5. (EXECUTE - ճɹ) +--- +* **ʱ:** 2025-07-14 17:08:27 +08:00 +* **ִ/:** ָĵ +* **IJ/:** + * ļ 1-\0-аָ + * ļĵ ָĵ.md +* **״̬:** [] +--- diff --git a/project_document/procurement_roles_and_responsibilities.md b/project_document/procurement_roles_and_responsibilities.md new file mode 100644 index 0000000..6ba5126 --- /dev/null +++ b/project_document/procurement_roles_and_responsibilities.md @@ -0,0 +1,15 @@ +# G3ERPӦɹģ飺šɫְ嵥 + +ݡG3ERPӦ_ɹ_ģĵ-2.0.mdݣɹҵ񻷽漰ĺIJš㼶ԱɫҪ£ + +| ҵ񻷽 | /㼶 | Ľɫ/ҵԱ | Ҫ | +| :--- | :--- | :--- | :--- | +| **1. ɹЭ** | ɹ / | **ɹ****Ա** | 빩Ӧ̽ϵ̸вǩɹЭ飬÷ϵΪɹṩܡ | +| **2. ɹƻȼ** | ɹ | **ɹרԱ/ƻԱ****ɹ** | ڿ桢ƶѧIJɹƻҪʱ๩Ӧѯ۲бȼۣѡŷƳɱ | +| **3. ** | ɹ / | **ɹԱ****** | ɹƻתΪʽIJɹύ𶩵´ҪĵDzɹִе㡣 | +| **4. ջ** | ִ / | **ֿԱ****Ա** | չӦ̻ϸGSP淶աϸƷ⡢ϸƷջˡ | +| **5. ɹ** | ִ / | **ֿԱ/Ա****Ա** | պϸƷʽϵͳȷϲɹɱΪṩݡ | +| **6. ɹ˻** | ɹ / ִ | **ɹԱ****ֿԱ/Ա** | ЧڵҪ˻عӦ̵Ʒ˻̡⼰빩Ӧ̵Ľӡ | +| **7. ɹ** | | **Ա****** | 빩Ӧ̽в㡣˶ԲɹƱԤĺʽ֧ | +| **8. ʼ** | / IT | **Ա****ϵͳԱ** | ɹԳ塢øѡӦ̵׽ȷDZ׼ҵ񣬲ϵͳá | +| **9. ѯ׷ (ʱ)** | ҵ / | **ҵԱ****Ա** | ѯɹݵʷ¼뵱ǰ״̬ơˡݷ͹֧֡ |