Onetree-Doc/G3ERP
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feat(docs): 重构并新增深度流程分析文档

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本次提交对文档结构进行了重构，删除了过时的需求调研文件，并引入了一系列更详细、更具深度的业务流程分析文档。

主要变更如下：

删除:
- 供应链采购部-需求调研问卷.md
- 采购管理角色职责清单.md
- 需求调研指导文档.md

新增:
- G3ERP供应链-缺货登记流程详解.md
- G3ERP供应链-补货流程深度分析-v2.md
- G3ERP连锁门店-缺货登记流程详解.md
- G3ERP连锁门店-补货流程深度分析.md
- G3ERP集团分销-缺货登记流程详解.md
- G3ERP集团分销-补货流程深度分析.md
- project_document/G3ERP_Knowledge_Acquisition.md
- project_document/procurement_roles_and_responsibilities.md

修改:
- data/chain-of-thought/WebGUI.md
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119
1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-缺货登记流程详解.md Normal file
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@ -0,0 +1,119 @@
# G3ERP系统“缺货登记”完整流程详解
## 一、流程概述
G3ERP的“缺货登记”流程是响应式补货的核心机制，它为企业捕获并处理计划外的、临时的商品需求提供了一个标准化的信息通道。该流程贯穿了从一线销售（门店/总部）到后端采购的多个环节，确保每一个缺货信号都能被有效记录、传递和处理，是连接市场即时需求与供应链响应的桥梁。
流程核心可分为两大来源：
1. **门店端缺货登记**: 由连锁门店发起，主要反映终端消费市场的直接需求。
2. **总部端缺货登记**: 由总部销售部门发起，主要反映批发等对公业务的需求。
所有缺货信息最终都会汇集到总部的采购模块进行统一处理，形成一个从需求捕获到采购执行的业务闭环。
## 二、完整缺货登记流程图
```mermaid
graph TD
subgraph "阶段一: 缺货信息上报 (两大来源)"
subgraph "A. 门店端上报"
A1["门店店员在销售时<br>发现商品缺货或顾客有新品需求"] --> A2["在<b>[连锁门店]-[补货业务]</b>或<b>[其他业务]</b>中<br>进行<b>缺货登记</b>"]
end
subgraph "B. 总部端上报"
B1["总部销售员在处理批发订单时<br>发现总部仓库库存不足"] --> B2["在<b>[销售管理]-[销售其他]</b>中<br>进行<b>缺货登记</b>"]
end
end
subgraph "阶段二: 信息汇总与处理 (总部采购部)"
C["所有缺货记录<br>自动汇集至<br><b>[采购管理]-[缺货登记处理]</b>界面"]
A2 --> C
B2 --> C
end
subgraph "阶段三: 转化为采购行动"
C --> D["采购计划员/专员<br>分析并处理缺货记录"]
D --> E{"处理方式判断"}
E -- "1\. 紧急/独立采购" --> F["直接下推生成<br><b>采购订单</b>"]
E -- "2\. 纳入常规计划" --> G["引入到<b>采购计划</b>中<br>与其他需求合并处理"]
end
subgraph "阶段四: 审批与执行"
F --> H["采购经理审批"]
G --> H
H -- "审批通过" --> I["进入后续<br>GSP检查、发货、入库等<br>标准采购流程"]
I --> J["缺货问题解决"]
end
```
## 三、流程步骤详解
### 阶段一：缺货信息上报
此阶段是流程的起点，由一线业务人员捕获并记录缺货信号。
1. **门店端上报**:
* **执行者**: 门店店员、店长。
* **场景**:
* **场景一（标准缺货）**: 在POS机销售或顾客问询时，发现某个商品库存为零或不足。
* **场景二（潜在需求）**: 顾客询问某个店内从未销售过的新品。
* **动作**:
* 对于标准缺货，店员在`连锁门店日常业务` -> `补货业务`模块下，使用`缺货登记`功能进行记录。
* 对于潜在需求，店员在`其他业务`模块下，使用`连锁门店新品及缺货登记`功能进行记录。
* **输出**: 一条包含门店信息、商品信息、需求数量的缺货记录，并自动上传至总部系统。
2. **总部端上报**:
* **执行者**: 总部销售员、销售内勤。
* **场景**: 在`销售管理`模块处理批发客户订单时，系统提示总部仓库的库存不足以满足订单需求。
* **动作**: 业务员在`销售管理` -> `销售其他`模块下，使用`缺货登记`功能，录入缺货的商品、数量及关联的客户信息。
* **输出**: 一条包含客户信息、商品信息、缺货数量的缺货记录。
### 阶段二：信息汇总与处理
此阶段由总部采购部门对所有上报的缺货信息进行集中管理。
3. **信息自动汇集**:
* **执行者**: G3ERP系统。
* **动作**: 系统自动将来自所有门店和总部销售部门的缺货登记记录，实时汇集到`采购管理`模块下的`缺货登记处理`界面。
* **逻辑**: 该界面形成一个“缺货需求池”，采购人员可以清晰地看到当前所有待处理的缺货问题，包括缺货的商品、总计数量、涉及的门店或客户等。
### 阶段三：转化为采购行动
此阶段是采购计划员将缺货信号转化为具体采购任务的核心环节。
4. **分析与处理**:
* **执行者**: 总部采购计划员/采购专员。
* **动作**: 定期（如每日）进入`缺货登记处理`界面，查看并分析所有缺货记录。
* **逻辑与决策**:
* **判断紧急性**: 对于紧急的、重要的客户或门店的缺货需求，计划员会选择**直接处理**。
* **判断普遍性**: 对于非紧急的、或多个来源都上报的同一商品，计划员可能会选择**合并处理**。
* **输出**:
* **直接生成采购订单**: 对于需要快速响应的缺货，计划员可以直接勾选相关记录，一键下推生成一张`采购订单`，并提交审批。
* **引入到采购计划**: 对于可以纳入常规补货周期的缺货，计划员会将其引入到一张新的或已有的`采购计划`中，与其他补货需求（如基于库存模型的建议）合并，进行统一的规划和采购。
### 阶段四：审批与执行
此阶段将缺货驱动的采购任务纳入标准的采购管理流程。
5. **审批与后续流程**:
* **执行者**: 采购经理、仓储人员等。
* **动作**:
1. 由缺货登记转化而来的`采购订单`或`采购计划`，同样需要经过**采购经理**的审批。
2. 审批通过后，该采购订单将进入与常规订单完全一致的后续流程，包括GSP合规性检查、向供应商发送订单、收货、验收、入库等。
* **输出**: 商品最终入库，缺货问题得到解决。相关的缺货登记记录在系统中被标记为已处理或关闭。
---
*该流程清晰地展示了G3ERP系统如何通过“缺货登记”这一功能，高效地响应市场即时需求，并将其无缝融入到严谨、规范的后端采购补货体系中。*
## 四、流程相关方清单
下表详细列出了G3ERP系统中，在整个“缺货登记”业务流程（包括信息上报、汇总处理及后续转化）中涉及的核心部门/层级及其对应的业务角色。
| 业务阶段 | 核心环节 | 涉及部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 主要职责 |
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| **1. 信息上报 (零售端)** | 门店缺货登记 | 连锁门店 | **门店店员/店长** | 在销售或盘点时发现缺货，或记录顾客对新品/缺货品的需求，并进行登记上报。 |
| **1. 信息上报 (批发端)** | 总部销售缺货登记 | 总部销售部 | **销售员/销售内勤** | 在处理批发订单时发现总部仓库库存不足，进行缺货登记。 |
| **2. 汇总与处理** | 缺货登记处理 | 总部采购部 | **采购计划员/采购专员** | 核心处理者。在采购中心统一查看、分析所有缺货记录。 |
| **3. 转化为行动** | 生成采购计划/订单 | 总部采购部 | **采购计划员/采购专员** | 基于已确认的缺货信息，直接生成采购计划或采购订单，启动补货。 |
| **4. 审批与监督** | 采购审批 | 总部采购部 | **采购经理** | 对由缺货登记转化而来的重要采购任务进行最终审批。 |
---
*此清单基于对G3ERP供应链及连锁门店模块文档的综合分析整理而成。*

131
1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP供应链-补货流程深度分析-v2.md Normal file
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@ -0,0 +1,131 @@
# G3ERP供应链模块：补货流程深度分析
本文档基于对G3ERP供应链五大核心模块（采购、销售、仓存、核算、GSP）相关文档的深度解读，旨在全面、清晰地阐述其核心业务之一——**补货流程**。内容涵盖了从需求触发、计划制定到最终执行的各个环节、涉及的相关方以及一个完整、细致的流程详解。
---
## 一、“补货”流程相关方清单及出处
下表详细列出了供应链模块在补货流程中，从规则制定到最终执行所涉及到的不同层级、部门及其核心业务角色，并阐述了他们在流程中的主要职责。同时，为确保信息的可追溯性，我们为每个核心角色标注了其业务操作所依据的功能模块出处。
| 业务阶段 | 核心环节 | 涉及部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 主要职责 | 出处（相关功能模块） |
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| **1. 需求发起** | 销售缺货 | 销售部 | **销售员** | 一线感知并上报缺货信息。 | [`1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md) |
| **1. 需求发起** | 缺货登记 | 销售部 | **销售内勤/订单管理员** | 接收订单，确认库存，通过“缺货登记”功能正式记录需求，触发补货。 | [`1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md:195-198`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.2.1-G3ERP供应链_销售管理_模块解读文档-v1.0.md:195) |
| **2. 计划制定** | 采购计划制定 | 采购部 | **计划员/采购专员** | 核心计划制定者，在“采购中心”根据模型或需求生成补货清单。 | [`1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:135`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:135) |
| **2. 计划制定** | 采购计划审批 | 采购部 | **采购经理** | 审核补货计划的合理性与必要性，进行决策。 | [`1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:139-140`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:139) |
| **3. 执行** | 采购执行 (外部) | 采购部 | **采购员** | 执行已审批的采购计划，通过“采购订单”功能生成并下达订单。 | [`1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:152`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.1.1-G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md:152) |
| **3. 执行** | 仓库调拨 (内部) | 仓储部 | **库管员** | 通过“仓库调拨单”执行仓库间的库存调拨，完成内部补货。 | [`1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:117-118`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:117) |
| **3. 执行** | 调拨审批 (内部) | 仓储部 | **仓库主管** | 审批内部调拨申请，确保库存布局合理。 | [`1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:119`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:119) |
| **4. 支持与监控** | 盘点与库存核对 | 仓储部、财务部 | **盘点员、库管员、财务人员** | 通过“盘点作业”发现库存差异，其结果可能间接触发补货。 | [`1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:125-126`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.3.1-G3ERP供应链_仓存管理_模块解读文档-v2.0-VS修正版.md:125) |
| **4. 支持与监控** | 合规性控制 | 质量管理部 | **质量管理员** | 在GSP管理模块中监控补货商品的合规状态，执行停购/解禁等操作。 | [`1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:275`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:275) |
| **4. 支持与监控** | 关键决策审批 | 公司管理层 | **审批负责人** | 对停购/解禁等关键GSP控制点进行最终审批。 | [`1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:276`](1-流程梳理/1-G3ERP供应链模块解读⭐️⭐️⭐️/1.5.1-G3ERP供应链_GSP模块_解读文档-v2.0.md:276) |
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## 二、G3ERP供应链模块：完整补货流程详解
本流程旨在详细阐述G3ERP供应链体系下，一个商品从需求产生到最终入库补货的全过程，体现了系统“多场景触发、计划驱动、内外协同、GSP合规”的设计思想。
### 阶段一：补货需求触发 (多种业务场景驱动)
补货流程的起点是多样化的，系统能够捕捉来自不同业务场景的需求，并将其统一归集为“采购建议”。
1. **场景1: 自动化补货 (库存驱动)**
* **机制**: 系统通过后台定时任务，持续监控所有仓库中商品的实时库存水平。
* **触发条件**: 当商品的“当前库存”低于其在`采购计划设置`中预设的“库存下限”或安全库存水平时，系统自动触发补货需求。
* **产出**: 系统自动生成一条`采购建议`，建议的补货量会参考库存上下限、历史销量等模型参数。
2. **场景2: 手动化补货 (销售驱动)**
* **机制**: 在销售环节，当销售人员（如**销售内勤**）处理客户订单时，若发现库存不足，无法满足订单需求。
* **触发条件**: 销售人员在系统中执行`缺货登记`操作。
* **产出**: 该缺货记录同样会转化为`采购建议`，流入后续的采购计划环节，确保因销售产生的缺货能被及时响应。
3. **场景3: 计划性补货 (计划驱动)**
* **机制**: 采购部根据年度或季度销售预测，会预先制定`月度采购计划`。
* **触发条件**: 当需要执行月度计划时，**计划员**会通过`采购计划序时簿`功能，将月度大计划分解为本次需要执行的具体采购任务。
* **产出**: 分解后的任务同样以`采购建议`的形式，进入采购中心等待处理。
### 阶段二：补货计划制定与审批 (计划员核心处理)
所有来源的`采购建议`都会汇集到`采购中心`，由**计划员/采购专员**进行集中处理和决策。
4. **处理与决策**:
* **动作**: **计划员**在`采购中心`界面，可以看到所有待处理的补货需求。
* **核心决策**: 计划员需要判断本次补货是通过“内部调拨”还是“外部采购”来满足。
* **决策A: 内部调拨**: 如果其他仓库有富余库存，计划员会创建`仓库调拨单`，申请将库存从一个仓库转移到缺货仓库。该调拨单需要流转至仓储部，由**仓库主管**进行审批。
* **决策B: 外部采购**: 如果需要从供应商处采购，计划员会正式生成一份`采购计划`。
5. **采购订单生成与审批**:
* **动作**: 对于已生成的`采购计划`，系统支持（可选的）`供应商比价`流程以优化成本。最终，**采购员**会根据计划生成正式的`采购订单`。
* **审批**: 生成的`采购订单`必须经过**采购经理**的审批，确认其价格、数量、供应商等信息的合理性。
### 阶段三：GSP合规性检查 (系统自动控制)
这是医药供应链的强制要求，在订单生效前由系统自动完成。
6. **自动校验**:
* **机制**: 在**采购经理**审批通过`采购订单`后，系统会自动执行GSP检查。
* **检查点**:
* **供应商资质**: 检查该供应商是否在合格供应商目录中，且相关证照是否在有效期内。
* **商品状态**: 检查该商品是否处于“可购”状态，是否存在质量问题导致的停购指令。
* **结果**:
* **合规**: 订单自动生效，可以发送给供应商。
* **不合规**: 流程被强制终止，订单无法生效，并向**质量管理员**发出预警通知。
### 阶段四：补货执行与入库 (物理流程闭环)
此阶段是补货的最终落地，分为内部调拨和外部采购两条路径。
7. **路径A: 内部调拨执行**:
* **动作**: 经**仓库主管**审批通过的`仓库调拨单`下发后，**库管员**执行调拨出库和入库操作。
* **结果**: 目标仓库库存增加，补货完成。
8. **路径B: 外部采购执行**:
* **动作**: 生效的`采购订单`发送给供应商后，供应商按订单发货。货物到达后，由**验收员**进行严格的`收货`和`质量验收`。
* **入库**: 验收合格的商品，由**库管员**执行`采购入库`操作，正式增加库存。
* **结果**: 仓库库存增加，补货完成。
## 三、供应链补货业务完整流程图
此流程图详细描绘了G3ERP供应链体系下，一个商品从需求产生到补货完成的全过程，体现了系统“多场景触发、计划驱动、内外协同、GSP合规”的设计思想。
```mermaid
graph TD
subgraph "阶段一: 补货需求触发"
A1["<b>场景1: 自动触发</b><br>系统定时任务<br>(检查库存水平)"] --> D
A2["<b>场景2: 手动触发</b><br>销售员开单发现缺货"] --> C["销售内勤进行<br><b>缺货登记</b>"]
A3["<b>场景3: 计划制定</b><br>采购部制定<br><b>月度采购计划</b>"] --> F_node["通过<b>采购计划序时簿</b><br>分解月度计划"]
B{"库存是否低于<br>安全库存/补货点?"}
A1 --> B
B -- "是" --> D["系统自动生成<br><b>采购建议</b>"]
C --> D
F_node --> D
end
subgraph "阶段二: 补货计划制定与审批"
D --> E["采购部-<b>计划员</b><br>进入<b>采购中心</b>处理"]
E --> F_decision{"处理方式"}
F_decision -- "1\. 内部调拨" --> G["创建<b>仓库调拨单</b><br>(内部补货)"]
F_decision -- "2\. 外部采购" --> H["生成<b>采购计划</b>"]
G --> G1["仓储部-<b>仓库主管</b><br>审批调拨单"]
H --> H1["(可选)供应商比价"]
H1 --> H2["生成<b>采购订单</b>"]
H2 --> I["采购部-<b>采购经理</b><br>审批采购订单"]
end
subgraph "阶段三: GSP合规性检查 (系统自动)"
I --> J{"GSP检查:<br>1\. 供应商资质<br>2\. 商品可购状态"}
J -- "不合规" --> K["流程终止<br>通知质量管理部"]
J -- "合规" --> L["订单生效<br>发送至供应商"]
end
subgraph "阶段四: 补货执行与入库"
G1 -- "审批通过" --> M1["仓储部-<b>库管员</b><br>执行调拨出库/入库"]
L --> M2["供应商发货"]
M2 --> N["仓储部-<b>验收员</b><br>收货、质量验收"]
N --> O["仓储部-<b>库管员</b><br>执行采购入库"]
M1 --> P["补货完成<br>目标仓库库存增加"]
O --> P
end

113
1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP连锁门店-缺货登记流程详解.md Normal file
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@ -0,0 +1,113 @@
# G3ERP 连锁门店缺货登记流程深度解析
## 一、概述
在快节奏的零售环境中，缺货不仅意味着单次销售机会的流失，更可能影响顾客忠诚度和品牌形象。G3ERP 连锁门店模块提供的 **缺货登记** 功能，是一个连接销售一线、门店管理和总部供应链的关键业务闭环。它通过系统化的手段，将一线发现的缺货信息转化为驱动补货和优化采购的有效数据，旨在从根本上减少缺货事件，提升库存周转效率和顾客满意度。
本文档基于 G3ERP 系统现有功能解读，详细梳理“缺货登记”环节的触发点、涉及人员、标准流程及其在整个供应链中的管理价值。
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## 二、“缺货登记”功能在系统中的位置与出处
“缺货登记”功能主要集成于 G3ERP 的 **日常业务** 模块中，并在多个相关文档中被提及，确保了其在业务流程中的核心地位。
1. **总模块定义**:
* 在 `4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md` 中，`缺货登记记录` 被明确定义为 **补货业务** 的核心单据之一，并在模块思维导图中作为关键功能点列出。
* *出处*: [`1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md:18`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md:18), [`:257`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4-G3ERP连锁门店_总模块解读-2.0.md:257)
2. **日常业务详细解读**:
* 在 `4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md` 中，多处强调了其重要性：
* 在 **补货业务** 描述中，明确系统“提供缺货登记功能”。
* 在 **补货业务流程图** 中，直观地展示了“销售时发现缺货”是触发“缺货登记”的核心场景。
* 在 **其他业务** 模块中，还提到了一个更正式的入口——“连锁门店新品及缺货登记”，用于收集顾客对新品或关键商品的需求。
* *出处*: [`1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:128`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:128), [`:305`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:305), [`:767`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:767)
3. **报表分析应用**:
* 在 `4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md` 中，“门店订货缺货明细/分析”报表是缺货登记数据的最终应用体现，用于总部分析缺货原因，优化供应链。
* *出处*: [`1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:132`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:132)
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## 三、涉及部门、层级与核心角色
“缺货登记”流程的有效执行，需要门店和总部多个角色的协同配合。
| 部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 职责描述 |
| :--- | :--- | :--- |
| **连锁门店** | **店员 / 收银员** | 在销售一线，当顾客需要某商品但发现缺货时，是“缺货登记”的**主要发起者和执行者**。 |
| | **店长** | 负责监督门店的库存管理，可能会**审核或查看**缺货登记记录，并利用这些信息调整本店的补货策略。 |
| **总部** | **采购/营运人员** | **接收并分析**各门店上传的缺货登记数据，将其作为优化总部整体采购计划、进行首营和调整配送策略的**重要依据**。 |
---
## 四、完整业务流程详解
一个标准、完整的缺货登记流程，从一线触发到最终闭环，可分解为以下五个关键步骤：
### 步骤 1：流程触发 - 销售一线发现缺货
- **场景**: 门店的 **店员** 或 **收银员** 在POS系统为顾客开单，或顾客直接询问某商品时，通过系统查询发现该商品库存为零或不足，无法满足当前销售需求。
### 步骤 2：执行登记 - 系统化记录需求
- **操作**: 店员立即在G3ERP系统中调用“缺货登记”功能。
- **记录内容**: 系统会自动记录缺货的商品信息（品名、规格、编码）、登记门店、登记时间及操作人员。店员还应录入顾客期望的数量，并在可能的情况下记录顾客联系方式，以便到货后通知。
### 步骤 3：信息流转 - 数据驱动补货
- **对内（门店级）**: 生成的“缺货记录”会立刻成为门店补货系统的一个重要输入信号。当 **店长** 或负责补货的 **店员** 制定“补货计划单”时，系统会高亮提示这些缺货记录，确保紧急需求被优先考虑。
- **对外（总部级）**: 登记的缺货信息通过系统自动提交至总部。总部的 **采购或营运人员** 可以通过“门店订货缺货明细/分析”等报表，实时监控并汇总所有门店的缺货情况。
### 步骤 4：总部响应 - 从源头解决问题
- **优化采购**: 如果某个商品在多家门店频繁出现缺货登记，说明总部的采购计划或库存深度存在问题，需要及时调整对供应商的采购策略。
- **优化配送**: 总部人员结合“总部有货门店无货品种信息”报表，分析缺货数据，优化对各门店的商品配送和调拨计划，更精准地补货。
### 步骤 5：流程闭环 - 满足顾客需求
- **到货处理**: 当缺货商品通过总部的响应被成功配送到门店并完成入库后，系统状态更新。
- **顾客通知**: 门店人员根据登记时留下的联系方式，通知顾客前来购买。
- **完成闭环**: 至此，从发现缺货到最终满足顾客需求的整个流程形成了一个完整的闭环，不仅解决了单次缺货问题，也为未来的库存管理积累了宝贵数据。
---
## 五、缺货登记流程图
```mermaid
graph TD
subgraph "连锁门店"
A["顾客需求商品"] --> B{"POS系统查询库存"};
B -- "库存不足/为零" --> C["执行'缺货登记'"];
C --> D["生成'缺货记录'"];
D -.-> E["制定'补货计划单'时<br>系统优先提示"];
end
subgraph "G3ERP 系统"
F["数据汇总与流转"];
end
subgraph "总部"
G["采购/营运人员"] --> H["查看'缺货分析'报表"];
H --> I{"分析缺货原因"};
I -- "采购问题" --> J["调整采购计划"];
I -- "配送问题" --> K["优化配送/调拨"];
end
C --> F;
F --> H;
J --> L["供应商发货"];
K --> L;
L --> M["商品到店入库"];
M --> N["通知顾客购买"];
N --> O["完成销售"];
classDef role fill:#e3f2fd,stroke:#1e88e5,stroke-width:2px;
classDef action fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:1px;
classDef system fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:1px;
class A,C,E,H,I,J,K,M,N,O action;
class B,G role;
class D,F system;
```
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## 六、总结
G3ERP的“缺货登记”流程并非一个孤立的功能，而是一个精巧的、数据驱动的管理机制。它有效地将一线最真实的顾客需求，转化为驱动整个供应链优化的动力。通过规范化地执行此流程，连锁企业能够显著降低缺货率，盘活库存，提升客户满意度，从而在激烈的市场竞争中建立起可靠的运营优势。

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# G3ERP连锁门店“补货”流程深度分析报告
本报告基于对G3ERP连锁门店模块相关文档的深度分析，旨在全面、清晰地阐述“补货”业务在系统中的完整流程、涉及环节及核心角色。
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### 一、 业务流程中涉及“补货”的环节（含出处）
“补货”作为保障门店商品供应的核心动作，贯穿于系统的多个模块，具体体现如下：
1. **日常业务 - 补货业务模块**
* **描述**: 这是发起要货请求的核心模块，是保障商品供应的起点。支持手动、按模板或按智能模型生成补货计划，并提供缺货登记功能。
* **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:126`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:126), [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:281`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:281)
2. **日常业务 - 总业务流程**
* **描述**: 在总业务流程图中，"补货/收货业务"被明确标识为“库存增加活动”的主要来源。
* **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:215`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:215)
3. **GSP管理 - 采购记录**
* **描述**: GSP的采购记录通常由日常业务中的采购行为（如`补货计划单`）自动生成，是药品追溯体系的源头。这表明补货行为直接触发了GSP合规记录。
* **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.2.1-G3ERP连锁门店_GSP管理_模块解读-v2.0.md:120`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.2.1-G3ERP连锁门店_GSP管理_模块解读-v2.0.md:120)
4. **报表分析 - 订货业务报表**
* **描述**: 这组报表用于全面跟踪和分析门店的订货行为（即补货行为）及其满足情况。核心报表包括`门店订货满足率分析`和`门店订货缺货明细`，这些都是对补货流程效果的直接量化评估。
* **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:126`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:126)
5. **报表分析 - 门店库存报表**
* **描述**: `总部有货门店无货品种信息` 这张报表帮助门店发现因未及时补货而造成的销售机会损失，是制定补货计划的重要参考。
* **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:254`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:254)
6. **报表分析 - 品类分析报表**
* **描述**: `门店SKU规划分析`、`要求备货未备货品种`等报表用于评估门店商品线的合理性，其分析结果直接指导后续的补货策略。
* **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:409`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:409)
7. **日常业务 - 库存业务模块 (供应商直送场景)**
* **描述**: `门店直调入库/退回`功能用于处理供应商直送到门店的商品入库与退货，是总部集中配送模式之外的一个重要补货补充渠道。
* **出处**: [`1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:556`](1-流程梳理\4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️\4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:556)
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### 二、“补货”环节涉及的部门、层级与核心角色
| 涉及部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 职责描述 | 依据文档 |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| **连锁门店** | **门店店员** | 执行日常的补货操作，如手动创建补货计划、进行缺货登记。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:130`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:130) |
| | **门店店长** | 负责审核和管理门店的补货计划，对补货策略（如参数设置）进行决策，并处理异常情况。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:130`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:130) |
| | **收货员/库管** | 接收总部配送来的补货商品，执行收货和验收流程。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:138`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:138) |
| | **收银员** | 在销售环节直接面对顾客，是缺货情况的第一发现人，执行`缺货登记`，是补货流程的重要触发点之一。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:304`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:304) |
| | **GSP质量管理人员** | 负责监督或执行收货时的GSP验收环节（`按明细验收入库确认`），确保所有补货入库的商品符合质量标准，是补货流程的质量守门员。 | [`1-流程梳理/.../4.2.1-...-v2.0.md:164`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.2.1-G3ERP连锁门店_GSP管理_模块解读-v2.0.md:164) |
| **公司总部/配送中心** | **总部相关部门 (采购/营运)** | 接收并处理门店提交的补货计划单，负责审批、配货和配送。同时，负责处理门店的退货申请和调价申请。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:486`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:486), [`1-流程梳理/.../4.3.1-...-v1.1.md:132`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:132) |
| | **总部价格管理员** | 负责审批门店提交的调价申请，其结果会影响补货后商品的售价。 | [`1-流程梳理/.../4.1.1-...-v4.md:186`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.1.1-G3ERP连锁门店_日常业务_模块解读-v4.md:186) |
| | **总部财务部门** | 负责与门店进行配送与入库的对账，确保补货相关的账务准确无误。 | [`1-流程梳理/.../4.3.1-...-v1.1.md:391`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:391) |
| | **企业决策者/数据分析师** | 利用报表分析模块（如品类分析、存销分析）进行深度洞察，从战略层面指导和优化整体补货策略与商品结构。 | [`1-流程梳理/.../4.3.1-...-v1.1.md:7`](1-流程梳理/4-G3ERP连锁门店模块解读⭐️⭐️⭐️/4.3.1-G3ERP连锁门店_报表分析_模块解读-v1.1.md:7) |
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### 三、连锁门店模块的真实、完整、细致的补货流程总结
这是一个结合了系统操作、业务决策和跨部门协作的完整补货流程：
**阶段一：需求分析与计划制定 (门店端)**
1. **触发补货**:
* **被动触发**: 门店店员在日常销售中发现商品缺货或库存低于安全线，通过`缺货登记`功能记录需求。
* **主动分析**: 门店店长或指定人员定期（如每日或每周）利用报表分析模块进行补货决策。
* 查看`门店库存商品存销分析表`，识别可销天数过低的畅销品。
* 查看`总部有货门店无货品种信息`，发现潜在的销售机会损失。
* 查看`门店动态AAA商品销售ABC分析表`，确保“3A”黄金商品的库存充足。
2. **创建补货计划**:
* **方式一 (智能生成)**: 店长设置或申请调整`补货计划参数`（如按N天销量、按库存上下限），系统自动生成`补货计划单`草稿。这是最高效、最科学的方式。
* **方式二 (手动创建)**: 店员或店长进入`补货计划单`模块，通过“新增”或“引入商品”的方式，手动填写需要补货的商品和数量。此方式适用于临时性、小范围的补货。
* **方式三 (模板引入)**: 对于固定的、周期性的补货需求，可以创建补货模板，快速引入生成计划。
3. **提交计划**:
* 店长对生成的`补货计划单`进行最终审核确认，然后提交至总部。提交后，该计划单的状态变为“已提交”，等待总部处理。
**阶段二：总部处理与配送 (总部端)**
4. **接收与处理**: 总部相关部门（如采购部、营运部）在系统中看到门店提交的`补货计划单`。
5. **库存分配与配送**:
* 总部根据自身库存情况，对补货计划进行分配。
* 生成配送单，安排仓库进行拣货、打包，并安排物流发货。
* 在系统中执行出库操作，生成`配送单`记录。
**阶段三：门店收货与入库 (门店端)**
6. **物理接收**: 配送货物到达门店，收货员进行物理清点，并检查外包装、运输条件（特别是冷链温度）是否符合要求。
7. **系统接货**: 操作员在系统中打开`门店接货单`功能，记录到货时间、运输信息等。
8. **质量验收**:
* **正常情况**: 操作员进入`按明细验收入库确认`环节，逐一扫描或核对到货商品的批号、效期、数量等关键信息。
* **异常情况**: 如发现破损、不符等问题，需开具`门店拒收单`。**注意：被拒收的商品在系统中会以锁库状态先入库，后续需通过退货流程处理。**
9. **确认入库**: 验收无误后，点击“确认入库”。此时，系统才正式将这批补货商品增加到门店的实际库存中，并自动生成`收货记录`和`验收记录`以备GSP检查。
**阶段四：流程监控与评估 (报表分析)**
10. **全程跟踪**:
* 门店可以通过`门店订货计划明细`报表，实时跟踪自己提交的补货计划的处理状态。
* 若发现计划长时间未处理，可查看`门店订货未处理情况`报表，并主动与总部沟通。
11. **效果评估**:
* 定期（如每月）查看`门店订货满足率分析`，评估总部的供货效率。
* 分析`门店订货缺货明细`，找出长期缺货的商品，推动总部或自身调整补货策略。
* 通过`配送与门店入库对账`系列报表，确保补货相关的账务清晰准确。
这个流程完整地体现了从门店需求发起，到总部响应，再到门店收货入库，最后通过报表进行效果评估和持续优化的闭环管理思想。
**补充说明：供应商直送补货流程**
除了上述主流程，还存在一种并行的补货模式。以下是其详细说明：
* **如何触发？**
* **业务触发（线下）**: 此流程的根本触发点是**业务约定**。它通常基于连锁总部或门店与特定供应商签订的“直送协议”或采购订单。当供应商按照约定，不经过公司总部的仓库，直接将货物配送到指定门店时，这个业务场景就被触发了。
* **系统触发（线上）**: 当直送的货物**实际到达门店**后，门店的相关人员需要在G3ERP系统中进行操作，这便触发了系统内的流程。所以，它是被一个线下的物理事件所触发的。
* **由什么角色执行？**
* **执行角色**: 根据源文档，库存业务的执行角色是 **门店库管** 或 **门店店长**。
* **具体操作**: 当供应商的货物送达后，门店的库管或店长需要：
1. 清点收到的货物。
2. 在系统中找到“库存业务”模块下的 `门店直调入库` 功能。
3. 录入本次到货的供应商、商品、批号、数量等信息，完成入库操作。
4. （重要）即使是直送，同样需要经过严格的GSP验收流程，确保药品质量。
* **特点**: 此流程绕过了总部的补货计划和配送环节，适用于部分直供商品的快速补货，但同样需要经过严格的GSP验收流程。
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### 四、G3ERP连锁门店补货业务全景流程图 (最终优化版)
```mermaid
graph TB
subgraph "阶段一: 需求分析与计划制定 (门店端)"
A1["<b>1\. 触发补货</b><br>被动: 缺货登记<br>主动: 分析报表"] --> A2{"<b>2\. 创建补货计划</b>"};
A2 -- "智能生成" --> A3["补货计划单"];
A2 -- "手动/模板" --> A3;
A3 --> A4["<b>3\. 提交计划</b><br>店长审核"];
end
subgraph "阶段二: 总部处理与配送 (总部/配送中心)"
B1["<b>4. 接收与处理</b><br>采购/营运部门接收计划"] --> B2["<b>5. 库存分配与配送</b><br>生成配送单并拣货发货"];
end
subgraph "阶段三: 收货与入库 (门店端)"
subgraph "收货路径 (两条并行路径)"
direction LR
C1["<b>主流程: 总部配送到货</b><br>操作'门店接货单'"]
P1["<b>并行流程: 供应商直送到货</b><br>操作'门店直调入库'</b><br>(需要GSP首营客户审批允许供应商直接送货到客户)"]
end
C1 --> C3{"<b>统一入口<br>8. GSP质量验收</b>"}
P1 --> C3
C3 -- "合格" --> C4["'按明细验收入库确认'"] --> C5["<b>9. 确认入库</b><br>库存增加"]
C3 -- "不合格" --> C6["开具'门店拒收单'<br>(锁库后转退货)"]
end
subgraph "阶段四: 监控与评估 (门店端)"
D1["<b>10. 全程跟踪</b><br>查'订货计划明细'"]
D2["<b>11. 效果评估</b><br>分析'订货满足率'/'缺货明细'"]
D3["<b>12. 财务对账</b><br>进行'配送入库对账'"]
end
%% 流程连接
A4 -- "提交计划" --> B1;
B2 -- "商品配送" --> C1;
C5 -- "生成业务数据" --> D1;
C5 -- "生成业务数据" --> D2;
C5 -- "生成业务数据" --> D3;
```

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1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-缺货登记流程详解.md Normal file
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# G3ERP集团分销-缺货登记流程详解
## 一、“缺货登记”相关环节及出处
根据G3ERP集团分销模块的官方文档，系统中的“缺货登记”主要出现在以下两大类场景中：
### 第一类：系统在处理补货/铺货时自动生成的缺货登记
这种缺货登记发生在总部处理门店的要货计划时，因总部库存不足而由系统自动触发。
* **环节**: **数据处理**
* **描述**: 在处理门店订货计划时，若总部库存不足，系统在进行自动分配后，会将不足的部分登记为缺货。
* **出处**:
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:17`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:17): “数据处理：处理门店的订货计划，支持自动分配、**缺货登记**和替品替换...”
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:163`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:163): 在“数据处理”的流程图中明确指出，库存不足时会进入“缺货处理”，其中一个分支就是“**缺货登记**”。
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171): “缺货登记”的产出是“生成缺货记录(待补货)”。
* **环节**: **分销设置 (规则配置)**
* **描述**: 是否自动进行缺货登记，这个行为本身可以在“门店配货参数设置”中进行配置。
* **出处**:
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:114`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:114): “`配货设置`中的参数（如配送路线、效期要求、是否自动登记**缺货**等）是`数据处理`...模块执行自动化逻辑判断时的关键输入。”
### 第二类：门店因顾客需求等原因主动发起的缺货登记
这种缺货登记是门店一线人员根据实际缺货情况或顾客需求，主动在系统中录入信息，作为需求信号传递给总部。
* **环节**: **其他任务**
* **描述**: 门店员工可以将新品或顾客需求的缺货情况在“其他任务”模块中进行登记，总部接收到信息后进行处理，可能触发采购流程。
* **出处**:
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:27`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:27): “其他任务：处理门店的近效期商品汇报、新品**缺货登记**、滞销品调剂等日常事务。”
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:50`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:50): ““新品/**缺货登记**”则作为需求收集的入口，可能触发新的采购流程。”
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:368`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:368): “其他任务”模块中有专门的“新品/**缺货登记**”子流程。
* [`1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:369`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:369): 该流程始于“门店登记顾客需求”。
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## 二、“缺货登记”环节相关方表格
| 业务场景 | 涉及部门 / 层级 | 核心角色 / 业务人员 | 职责描述 |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| **场景一：系统自动缺货登记** | **总部 - 运营部/商品部** | **配货专员 / 计划员** | 监控“数据处理”模块，查看系统自动生成的缺货记录，并根据情况决定后续操作（如等待到货后补货、触发紧急采购等）。 |
| | **总部 - 信息部/系统管理员** | **系统管理员 / IT支持** | 负责在“分销设置”中配置“是否自动登记缺货”等相关参数，确保业务规则正确执行。 |
| **场景二：门店主动缺货登记** | **门店** | **店员 / 药师 / 店长** | 在一线接待顾客，当发现商品缺货或有顾客需要新商品时，在“其他任务”模块中主动发起“新品及缺货登记”。 |
| | **总部 - 运营部/商品部** | **运营专员 / 商品专员** | 负责处理门店提交的缺货登记单，进行审核，判断是引入新品还是补货已有商品，并反馈处理意见。 |
| | **总部 - 采购部** | **采购专员** | 接收由运营/商品部确认并传递过来的采购需求（尤其是新品需求），最终生成采购订单，完成采购流程。 |
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## 三、G3ERP集团分销模块“缺货登记”完整流程详解
G3ERP中的“缺货登记”流程是一个双向、闭环的管理过程，它既包含了由总部系统在处理补货业务时自动发现并记录的缺货（**被动缺货登记**），也包含了由门店一线人员根据实际销售和顾客需求主动上报的缺货（**主动缺货登记**）。
### 流程图
```mermaid
graph TD
subgraph "场景一: 门店主动上报缺货 (需求驱动)"
A["门店店员/药师<br>遇到顾客需求或发现商品缺货"] --> B["登录系统<br>进入'其他任务'模块"];
B --> C["创建'连锁门店新品及缺货登记处理'单"];
C --> D["录入缺货商品信息<br>(或顾客需求的新品描述)"];
D --> E["提交缺货登记单"];
end
subgraph "场景二: 总部系统自动登记缺货 (供应驱动)"
F["门店日常要货/新店新品铺货"] --> G["生成要货计划"];
G --> H["总部'数据处理'模块<br>自动处理计划"];
H --> I{"总部库存检查"};
I -- "库存充足" --> J["生成调拨单<br>(正常流程)"];
I -- "库存不足" --> K["按规则分配现有库存"];
K --> L["系统自动生成'缺货记录'<br>(记录未满足的数量)"];
end
subgraph "总部处理中心 (统一处理)"
E --> M{"总部运营/商品专员<br>审核缺货信息"};
L --> M;
M -- "判断为已有商品缺货" --> N["关联至已有商品<br>形成补货需求"];
M -- "判断为新品需求" --> O["进行新品评估<br>决定是否引进"];
O -- "同意引进" --> P["创建新品资料"];
P --> N;
O -- "不同意引进" --> Q["驳回/关闭登记单<br>通知门店"];
end
subgraph "下游采购与补货"
N --> R["采购专员<br>汇总所有补货需求"];
R --> S["生成采购订单(PO)"];
S --> T["供应商发货, 总部收货入库"];
T --> U["库存增加"];
U --> V["触发下一次补货<br>或处理待补货的缺货记录"];
V --> J;
end
classDef role fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px;
classDef system fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px;
classDef action fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:1px;
class A,B,C,D,E,M,N,O,P,Q,R,S,T,U,V action;
class F,G,H,I,J,K,L system;
```
### 详细步骤说明
1. **缺货信息的产生（两个起点）**
* **主动上报（场景一）**:
1. **触发**: 门店一线人员（店员/药师）在日常销售中遇到顾客指明需要某个当前无库存的商品，或希望购买某个公司尚未引进的新品。
2. **操作**: 门店人员登录G3ERP，进入`总部业务` -> `其他任务` -> `连锁门店新品及缺货登记处理`功能。
3. **执行**: 创建一张新的缺货登记单，详细填写商品信息（如品名、规格、厂家）或新品的需求描述，然后提交给总部。
* **被动登记（场景二）**:
1. **触发**: 总部在执行日常的自动补货或新品铺货流程时。
2. **操作**: 系统在`总部业务` -> `数据处理`模块中，自动处理门店的要货计划。
3. **执行**: 当系统检查到总部仓库的库存无法满足门店的要货数量时，它会先按预设规则（如按比例）分配现有库存，然后将未被满足的差额部分，**自动生成一条缺货记录**，并关联到对应的门店和商品。
2. **总部审核与处理**
1. **汇总**: 所有主动上报的“缺货登记单”和系统自动生成的“缺货记录”都会汇集到总部，等待处理。
2. **审核**: 总部运营部或商品部的专员负责审核这些信息。
3. **决策**:
* **对于已有商品**: 确认是常规缺货，直接形成补货需求。
* **对于新品需求**: 进行市场评估、效益分析，决定是否引进。若同意引进，则先在系统中创建新品的商品主数据，然后将其转化为补货需求；若不同意，则驳回登记单并通知门店。
3. **触发采购与补货**
1. **需求传递**: 所有确认的补货需求（无论是老品还是新品）被传递给采购部。
2. **采购执行**: 采购专员根据汇总的需求，向供应商下达采购订单。
3. **入库**: 供应商到货后，总部仓库收货并更新系统库存。
4. **闭环：完成补货**
1. **库存更新**: 总部库存增加后，在下一次的补货周期中，系统会重新计算门店的要货需求。
2. **满足需求**: 此时，之前登记为缺货的商品因为库存充足，将被成功分配，生成调拨单发往门店，从而完成整个缺货处理的闭环。

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1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/G3ERP集团分销-补货流程深度分析.md Normal file
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# G3ERP集团分销模块：补货流程深度分析
本文档基于对G3ERP集团分销模块相关文档的深度解读，旨在全面、清晰地阐述其核心业务之一——**补货流程**。内容涵盖了从规则制定到最终执行的各个环节、涉及的相关方以及一个完整、细致的流程详解。
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## 一、“补货”相关环节清单及出处
本章节梳理了集团分销模块中，所有与“补货”业务直接相关的具体功能环节，并标注了其在原始解读文档中的出处，以便追溯。
### 1.1 规则与参数设置 (规则层)
这是所有补货业务的逻辑基础和前提条件，定义了如何进行补货。
- **核心补货参数定义**:
- **描述**: 定义门店的拣货仓库、配送周期、路线、安全库存天数、库存上下限天数等核心补货规则。系统进行自动化补货运算时，会严格依据这些参数计算补货量。
- **出处**:
- [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:125-127`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:125)
- [`2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:33`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:33)
- **新开门店补货参数复制**:
- **描述**: 为提高效率，可将已有门店成熟的补货参数一键复制给新开的门店。
- **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:153-156`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:153)
- **门店补货参数调整 (总部审批)**:
- **描述**: 处理由门店发起的补货参数（如库存上下限）调整申请，总部审批后生效。
- **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:205-208`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:205)
- **单品补货参数调整 (总部直调)**:
- **描述**: 总部为应对季节性或临时性需求，直接对单个商品在多个门店的补货参数进行批量调整。
- **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:235-238`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:235)
- **特殊日期补货规划**:
- **描述**: 通过“连锁门店配货日期分配表”，为门店预设月度配货日历，以执行特殊补货计划（如节假日、促销日）。
- **出处**: [`2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:180-182`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.2.1-G3ERP集团分销_分销设置_模块解读文档-v1.0.md:180)
### 1.2 补货需求的产生与处理 (执行层)
这是日常补货操作的执行环节。
- **门店日常要货 (需求来源)**:
- **描述**: 门店日常销售产生的补货需求，是补货流程的主要触发点之一。这些需求会生成“补货计划”。
- **出处**:
- [`2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:81`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:81)
- [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:87`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:87)
- **订货计划处理 (核心枢纽)**:
- **描述**: “数据处理”模块是自动化补货的核心。它接收所有补货计划，进行库存检查、智能分配、缺货处理，最终生成可执行的配送任务（调拨单）。
- **出处**:
- [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:141`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:141)
- [`2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:46`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2-G3ERP集团分销_总模块解读-v1.0.md:46)
- **缺货登记与后续补货**:
- **描述**: 在“数据处理”环节，如果库存不足，系统会进行缺货登记。这些记录后续可生成“缺货补货计划”，再次进入补货流程。
- **出处**:
- [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:162`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:162)
- [`2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171`](1-流程梳理/2-G3ERP集团分销模块解读⭐️⭐️/2.1.1-G3ERP集团分销_总部业务_模块解读文档-v1.0.md:171)
---
## 二、“补货”流程相关方清单
下表详细列出了在G3ERP集团分销模块的补货流程中，从规则制定到最终执行所涉及到的不同层级、部门及其核心业务角色，并阐述了他们在流程中的主要职责。
| 环节/阶段 | 涉及层级/部门 | 核心角色/业务人员 | 主要职责 |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| **1. 规则与策略制定** | **总部 - 运营部/商品部** | **总部运营人员/配货专员** | - **定义规则**: 设置和维护门店的各项补货参数（如安全库存、配送周期、库存上下限）。<br>- **优化参数**: 根据销售数据和季节性变化，主动调整单品或门店的补货模型。 |
| | **总部 - 运营部/商品部** | **总部运营主管/经理** | - **审批变更**: 审批由门店提交的补货参数调整申请，确保调整的合理性。 |
| | **门店** | **门店店长/信息员** | - **申请变更**: 当现有补货参数不适应实际销售时，向总部提交调整申请。 |
| **2. 补货需求生成** | **门店** | **门店系统 (自动化)** | - **自动计算**: 基于销售数据、当前库存和预设的补货参数，自动生成日常补货要货计划。 |
| | **门店** | **门店店员/店长** | - **人工干预**: 对系统自动生成的要货计划进行人工复核、确认或修改。<br>- **缺货登记**: 登记顾客需求的缺货商品，形成补货需求。 |
| **3. 计划处理与分配** | **总部 - 运营部/数据中心** | **总部数据处理员/配货专员** | - **监控流程**: 监控“数据处理”模块的自动运行，处理异常情况。<br>- **决策分配**: 在库存不足时，根据预设规则（如按比例）进行库存分配。 |
| | **总部 - 采购部** | **采购人员** | - **响应缺货**: 分析“缺货登记”记录，作为制定采购计划的依据，从源头解决缺货问题。 |
| **4. 订单执行与配送** | **总部 - 供应链/物流中心** | **仓库人员 (拣货/复核/打包)** | - **执行调拨**: 根据系统生成的“调拨单”，进行商品的拣选、复核与打包。 |
| | **总部 - 供应链/物流中心** | **配送人员** | - **物流配送**: 将打包好的商品按照配送路线和计划送达指定门店。 |
| **5. 收货与反馈** | **门店** | **门店库管/店员** | - **收货入库**: 接收总部配送的商品，清点核对并进行系统入库操作。 |
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## 三、G3ERP集团分销模块：完整补货流程详解
本流程旨在详细阐述G3ERP集团分销体系下，一个商品从规则设定到最终送达门店的全过程，体现了系统“规则先行、自动处理、人工干预”的设计思想。
### 阶段一：规则设置与维护 (静态基础 - 总部运营部主导)
此阶段是所有自动化补货的前提，定义了补货的“游戏规则”。
1. **初始化设置 (新店开业时)**:
* **动作**: 总部运营人员在`分销设置-基础资料`中执行`新开门店初始化设置`。
* **核心**: 在录入门店基本信息的同时，系统会自动生成一套初始的`门店配货参数`，包括默认的拣货仓库、配送周期、安全库存天数、库存上下限等。
* **效率提升**: 若有相似门店，可使用`新开门店补货计划参数复制`功能，快速应用成熟的补货模型。
2. **日常参数维护与优化 (持续进行)**:
* **场景A：总部主动优化**: 运营人员发现某款感冒药进入销售旺季，通过`门店补货计划参数单品调整`功能，统一提高所有北方门店该药品的库存上限天数。
* **场景B：门店申请调整**: 某门店店长发现系统计算的补货量偏低，通过门店端提交`补货计划参数调整申请`。申请流转至总部，由运营主管在`门店补货计划参数调整申请处理`界面进行审批，通过后参数自动更新。
### 阶段二：自动化补货需求生成与处理 (动态执行 - 系统核心)
此阶段是日常补货的核心，由系统根据预设规则自动完成。
3. **需求自动触发 (门店端 - 系统自动)**:
* **机制**: G3ERP系统持续监控各门店的实时库存和销售数据。
* **触发条件**: 当某商品的“当前库存”低于其在`门店配货参数`中设定的“安全库存天数”所对应的库存量时，系统自动触发补货需求。
* **产出**: 系统根据库存上下限、在途量、日均销量等参数，自动计算建议补货量，生成一张`门店日常要货计划`单。
4. **计划汇总与智能处理 (总部端 - 数据处理模块)**:
* **汇总**: 所有门店自动生成的`门店日常要货计划`单，统一汇入到`总部业务`的`数据处理`模块中。
* **核心处理逻辑**:
* **Step 1: 库存检查**: 系统检查该商品在指定`拣货仓库`的可用库存。
* **Step 2: 库存充足**: 若库存足以满足所有门店的需求，系统直接确认计划数量。
* **Step 3: 库存不足 (关键流程)**: 若库存不足，系统启动`缺货处理`机制：
* **自动分配**: 根据预设规则（如按门店重要级、或按需求量比例），将有限的库存公平地分配给各家门店。例如，A店要100件，B店要50件，总部只有75件库存，按比例分配后A店分得50件，B店分得25件。
* **缺货登记**: 未被满足的需求数量（A店的50件和B店的25件）被自动记录到`连锁门店新品及缺货登记处理`模块中，形成缺货记录，供采购部参考。
### 阶段三：调拨指令生成与下游衔接
此阶段是信息流转为物流指令的关键一步。
5. **生成调拨单**:
* **动作**: 对于`数据处理`模块中所有被确认的补货数量（无论是全量满足还是部分分配），系统会自动生成一张`调拨单`。
* **意义**: `调拨单`是正式的、可执行的内部物流指令，标志着集团分销模块内本次补货流程的结束。
6. **衔接供应链模块**:
* **流转**: 生成的`调拨单`会自动传递到**G3ERP的供应链模块**。
### 阶段四：物理执行与流程闭环
此阶段由供应链和门店完成，是补货的最终落地。
7. **仓库作业 (供应链模块)**:
* **动作**: 总部仓库人员根据`调拨单`进行商品的拣货、复核、打包，并安排物流配送。
8. **门店收货入库 (门店端)**:
* **动作**: 门店收到货物后，进行清点核对，并在系统中执行收货入库操作。
* **闭环**: 商品库存增加，完成一次完整的补货流程。系统将继续监控库存，为下一次补货循环做准备。
---
## 四、集团分销补货业务完整流程图 (精细版)
此流程图基于对原始文档的再次深度解读绘制，旨在完整、清晰地展现集团分销补货业务的全貌，突出规则、需求、处理、执行四大阶段的内在联系。
```mermaid
graph TD
subgraph "规则层: 总部"
subgraph "分销设置"
Rule1["门店配货参数设置<br><i>(安全库存, 周期, 上下限)</i>"]
end
subgraph "总部业务"
Rule2["库存业务设置<br><i>(必备品种)</i>"]
end
end
subgraph "需求层: 多种业务场景"
Demand1["日常自动补货<br><i>(库存低于安全线)</i>"]
Demand2["新店铺货"]
Demand3["新品铺货"]
Demand4["缺货登记补货"]
end
subgraph "处理层: 总部业务 (核心枢纽)"
Hub["分支机构订货计划处理<br><b>(数据处理模块)</b>"]
Hub_Check{"\"库存检查\""}
Hub_Process["缺货处理"]
Hub_Alloc["按规则分配"]
Hub_Shortage["缺货登记"]
Hub_Confirm["确认/生成调拨数量"]
end
subgraph "执行与反馈层 (供应链 & 门店)"
Exec1["生成调拨单"]
Exec2["(流转至) 供应链模块"]
Exec3["仓库作业 & 物流配送"]
Exec4["门店收货入库"]
Feedback1["(通知) 采购模块"]
end
Rule1 -- "影响计算规则" --> Demand1
Rule2 -- "影响选品范围" --> Demand1
Rule2 -- "影响选品范围" --> Demand2
Rule2 -- "影响选品范围" --> Demand3
Demand1 -- "生成计划" --> Hub
Demand2 -- "生成计划" --> Hub
Demand3 -- "生成计划" --> Hub
Demand4 -- "生成计划" --> Hub
Hub --> Hub_Check
Hub_Check -- "库存充足" --> Hub_Confirm
Hub_Check -- "库存不足" --> Hub_Process
Hub_Process --> Hub_Alloc
Hub_Process --> Hub_Shortage
Hub_Alloc --> Hub_Confirm
Hub_Confirm --> Exec1
Exec1 --> Exec2
Exec2 --> Exec3
Exec3 --> Exec4
Hub_Shortage -- "作为采购参考" --> Feedback1
Exec4 -- "更新库存数据" --> Demand1
```

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15
1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理角色职责清单.md Normal file
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@ -0,0 +1,15 @@
# G3ERP供应链采购管理模块：需求调研大纲 (V2.1 - 格式优化版)
本文档严格依据《G3ERP操作手册》与《采购管理模块解读文档》，为每个业务环节提炼出精准的需求调研重点，旨在深入挖掘实际操作与系统功能的契合度及潜在优化点。
| 业务环节 | 部门/层级 | 核心角色<br>/业务人员 | 主要作用 | **需求调研重点 (严格依据文档)** |
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| **1. 采购协议管理** | 采购部 /<br>财务部 | **采购经理**<br>**财务人员** | 记录与供应商的<br>合同协议，设置<br>返利体系。 | **返利体系**: 返利条款（如`账期返点`、`标准任务返点`）是如何确定的？系统中的`返利形式`（纯销/入库）和`返利频次`（月/季）设置是否覆盖所有业务场景？<br>**协议执行**: 协议审核后，`开启`/`关闭`功能是否被有效利用？如何跟踪协议的执行情况（如采购量是否达标）？<br>**财务协同**: 财务在审核协议时主要关注哪些条款？`月度费用`和`账期天数`是如何与财务结算联动的？ |
| **2. 采购计划与比价** | 采购部 | **采购专员**<br>**采购经理** | 制定科学的采购<br>计划，并进行多<br>供应商询价、比价。 | **计划生成**: `采购中心`提供了多种计划生成方式（手工、引入、模型），实际工作中常用哪种？`采购计划设置`中的参数（`库存上下限`、`采购周期`）是定期维护还是很少变动？<br>**比价流程**: `供应商比价处理`功能是否在用？通过`邮件`发送和`Excel导入`的流程是否顺畅？系统自动比价选出的“最优方案”是否就是最终采纳的方案？<br>**计划分解**: `采购计划序时簿`中的月度大计划分解功能是否常用？采购员如何决定“本次采购量”？ |
| **3. 订单处理** | 采购部 /<br>管理层 | **采购员**<br>**审批人** | 将计划转化为正式<br>订单，并进行GSP<br>合规性管控。 | **GSP管控**: 订单审核时，系统对供应商/商品资质（`经营范围`、`证照期限`）的自动校验是否可靠？是否出现过因资质问题导致订单拦截的情况？<br>**订单变更**: `已审核采购订单调整`（调整数量）和`采购订单明细关闭`功能的使用频率如何？主要是什么原因导致需要调整或关闭？<br>**特殊流程**: `预付款标志`和`订单类型`（如总部直调）这些特殊功能是否满足业务需求？`客户区域范围`的指定是否有效控制了商品流向？ |
| **4. 收货与验收** | 仓储部 /<br>质量管理部 | **仓库管理员**<br>**质量管理员** | 按GSP要求进行<br>收货，并对商品<br>进行质量验收。 | **GSP执行**: `采购验收`时，批号、效期等信息是手动录入还是扫描录入？`特殊药品双人验收复检`流程是如何执行的？冷链品种的`温控信息`和`附件`（温度趋势图）是否完整记录？<br>**异常处理**: `验收待查`最常见的原因是什么（价格高于订单、效期不符）？`验收待查采购反馈处理`（采购）和`验收待查商品处理`（质量）这两个环节由谁负责，处理效率如何？<br>**单据与实物**: `采购收货单`的引入与实际到货情况是否总是一致？是否频繁出现需要`拒收`部分商品的情况？ |
| **5. 采购入库** | 仓储部 /<br>财务部 | **仓库管理员**<br>**财务人员** | 将验收合格的商品<br>正式入库，更新<br>库存与成本。 | **流程节点**: 验收后是“直接入库”还是需要走`采购入库保管确认`流程？这个流程的价值是什么？<br>**差价处理**: `采购入库差价单`（整单返利）和`入库批次差价单`（批次返利）的使用场景分别是什么？财务人员如何操作？<br>**委托配送**: `委托配送入库单`（供应商直配门店）的使用频率如何？总部制单记账后，门店端的收货验收流程是否顺畅？ |
| **6. 采购退货** | 采购部 /<br>仓储部 | **采购员**<br>**仓库管理员** | 处理因质量、效期<br>等问题需要退回<br>供应商的商品。 | **退货发起**: `采购退货申请单`是“引入”原单据还是手工创建居多？“不可售引入”功能是否解决了不合格品库退货的问题？<br>**流程配置**: 退货流程是申请后直接生成`采购退货单`，还是需要走`采购退货保管确认`？当前配置是否符合实际操作？<br>**库存与财务**: 退货单“记账”后，库存和应付账款的减少是否准确及时？ |
| **7. 采购结算** | 财务部 | **财务人员**<br>**出纳** | 与供应商进行财务<br>对账与支付，完成<br>资金流闭环。 | **发票核销**: `采购发票`登记时，三种核销方式（`选择`、`按流水选择`、`自动`）哪种最常用？“自动”拆分是否智能？发票金额与入库金额有差异时，`差价`功能是否好用？<br>**付款流程**: `付款单`是手工制作还是按供应商的“付款规则”`生成`？审批流程有多长？<br>**预付管理**: `预付单`的“核销入库”操作是否繁琐？对于未完全到货的预付单，“红冲”剩余金额的操作是否清晰？ |
| **8. 初始结算与参数配置** | 财务部 /<br>IT部 | **财务人员**<br>**系统管理员** | 处理非标准结算<br>业务，并进行相关<br>系统参数的配置。 | **对冲业务**: `采购对冲入库单`这个功能是否在实际业务中使用，以解决发票金额不符的问题？操作是否复杂？<br>**供应商管理**: `铺底金额锁入库单`功能是否用于管理供应商的保证金/铺货？`商品指定供应商设置`是否用于管控特殊商品的采购渠道？<br>**系统配置**: `付款时供应商提醒设置`是否有效帮助财务规避了风险？这些初始设置是否由IT人员和财务人员共同维护？ |
| **9. 查询与追溯 (序时簿)** | 各业务部门 /<br>管理层 | **业务人员**<br>**管理人员** | 查询历史单据，用<br>于审计、对账和<br>决策支持。 | **查询效率**: 各个`序时簿`（如`采购入库序时簿`）的查询功能是否满足日常工作需要？过滤条件是否足够？<br>**数据追溯**: 当需要追溯一笔完整的采购业务（从计划到付款）时，是通过序时簿查询还是依赖其他报表？<br>**报表依赖**: 是否需要频繁地将序时簿的数据导出到Excel进行二次分析？如果是，主要做什么样的分析？ |

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1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v1.md Normal file
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@ -0,0 +1,51 @@
# G3ERP采购管理模块 - 通用调研快速诊断问卷 (V1.1 - 丰富版)
**说明:** 请先对以下问题进行“是”或“否”的快速判断。对于您回答“是”或存在疑虑的问题，调研人员会进一步追问“**具体是什么**”、“**为什么**”以及“**发生在哪个环节**”，以深入了解细节。
---
### **一、 流程与效率 (Process & Efficiency)**
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 1.1 | 您在日常采购工作中，是否需要使用G3ERP系统之外的工具（如Excel、纸质单据、微信群）来辅助完成任务？ | ☐ | ☐ | 主要使用哪些工具？用在哪些环节？ |
| 1.2 | 您是否感觉当前的采购审批流程（如计划、订单、付款审批）中存在明显的、耗时过长的环节？ | ☐ | ☐ | 具体是哪个审批环节？通常需要多长时间？ |
| 1.3 | 您是否遇到过因系统流程僵化，导致紧急采购或异常情况（如供应商临时缺货）处理起来特别麻烦？ | ☐ | ☐ | 能否举一个最近遇到的例子？ |
| 1.4 | 您是否认为当前的采购流程中，存在一些可以被自动化替代的高度重复、机械化的手动操作？ | ☐ | ☐ | 具体是哪些操作？（例如：重复的数据录入、报表制作等） |
| **1.5 (新)** | 您在系统中查找历史单据（如某个采购订单、入库单）时，是否觉得查询条件不够用，或者查找过程很慢？ | ☐ | ☐ | 您最希望增加什么样的查询条件？ |
| **1.6 (新)** | 您是否觉得从一个业务环节跳转到下一个环节（如从“采购计划”生成“采购订单”）的操作不够流畅或直观？ | ☐ | ☐ | 您认为哪个环节之间的跳转最应该被优化？ |
---
### **二、 数据与决策 (Data & Decision-Making)**
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 2.1 | 您在做采购决策时，是否感觉G3ERP系统提供的数据不够直观或不易获取？ | ☐ | ☐ | 您最需要但最难获取的数据是什么？ |
| 2.2 | 您是否对系统中的某些关键数据（如实时库存、在途量、供应商数据）的准确性或及时性存有疑虑？ | ☐ | ☐ | 具体是哪些数据？您通常如何反复核实？ |
| 2.3 | 您是否需要频繁地将系统数据导出到Excel进行二次加工，才能满足您的报表或分析需求？ | ☐ | ☐ | 主要做什么样的分析？最希望系统直接提供什么报表？ |
| 2.4 | 您是否觉得系统中的一些关键参数（如安全库存、采购周期）长时间未更新，可能已不符合当前业务现状？ | ☐ | ☐ | 您认为哪些参数最需要被重新评估和调整？ |
| **2.5 (新)** | 系统提供的各类提醒或预警（如供应商证照过期、商品近效期），您是否觉得不及时或容易被忽略？ | ☐ | ☐ | 您认为哪种提醒方式（如弹窗、待办事项）更有效？ |
| **2.6 (新)** | 在评估供应商时，您是否感觉系统缺少一个综合性的评价视图（如到货准时率、质量合格率、价格竞争力）？ | ☐ | ☐ | 您目前是如何评估供应商表现的？ |
---
### **三、 协同与沟通 (Collaboration & Communication)**
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 3.1 | 在与仓储、财务、质量等其他部门协作时，是否发生过因信息传递不及时或不准确而导致问题（如收货错误、对账差异）？ | ☐ | ☐ | 最常在哪个部门之间发生？能否举例说明？ |
| 3.2 | 当出现跨部门问题（如采购价与入库价不符）时，追溯原因和责任人的过程是否感觉很困难或耗时很长？ | ☐ | ☐ | 您认为是什么导致了追溯困难？ |
| 3.3 | 在系统操作中，是否存在一些职责不清的“灰色地带”，需要您反复与其他同事沟通确认后才能进行？ | ☐ | ☐ | 主要涉及哪些操作或环节？ |
| **3.4 (新)** | 您是否觉得系统中的信息更新后，相关同事（如下游环节的操作员）无法及时收到通知？ | ☐ | ☐ | 您希望系统增加什么样的通知机制？ |
---
### **四、 痛点与期望 (Pain Points & Expectations)**
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 4.1 | 您是否觉得G3ERP采购系统的某些操作界面或流程设计，在日常使用中给您带来了不便或困扰？ | ☐ | ☐ | 您觉得最需要改进的界面或功能是哪个？ |
| 4.2 | 您是否曾有过这样的想法：“如果系统能……，我的工作效率会高很多”？ | ☐ | ☐ | 您当时希望系统能做什么？ |
| **4.3 (新)** | 您是否因为系统的某些限制，而不得不采取一些“绕道而行”的变通操作？ | ☐ | ☐ | 能否举例说明您是如何“绕道”的？ |
| **4.4 (新)** | 您是否觉得系统的移动端支持不足，导致您在离开工位时无法及时处理一些紧急任务？ | ☐ | ☐ | 您最希望在手机上处理哪些采购业务？ |

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1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/采购管理通用调研问题清单-v2.md Normal file
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@ -0,0 +1,55 @@
# G3ERP采购管理模块 - 角色化调研快速诊断问卷 (V2.0)
**说明:** 本问卷针对采购流程中的不同角色设计。请根据您的岗位，回答相应部分的问题。先进行“是”或“否”的快速判断，对于您回答“是”或存在疑虑的问题，调研人员会进一步追问细节。
---
### **第一部分：针对【采购员/采购专员】**
*(主要职责：执行采购计划、下达订单、跟踪到货)*
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 1.1 | 您在制定采购计划时，是否需要手动合并多个来源的需求（如门店要货、安全库存报警）？ | ☐ | ☐ | 您是如何合并的？这个过程耗时吗？ |
| 1.2 | 系统生成的采购计划建议，您是否需要进行大幅的人工调整才能使用？ | ☐ | ☐ | 通常需要调整哪些内容？为什么系统的建议不准？ |
| 1.3 | 在下达采购订单时，您是否需要手动查询和录入供应商的最新价格或供货信息？ | ☐ | ☐ | 您希望系统如何帮助您自动获取这些信息？ |
| 1.4 | 您是否需要通过系统外的工具（如电话、微信）来频繁跟踪订单的到货状态？ | ☐ | ☐ | 系统内的订单状态信息是否不及时或不准确？ |
| 1.5 | 处理订单变更（如数量调整、取消明细）的操作，您是否觉得流程繁琐或限制过多？ | ☐ | ☐ | 能否举例说明您遇到的不便之处？ |
---
### **第二部分：针对【采购经理/主管】**
*(主要职责：审核计划/订单、管理供应商、控制成本、处理异常)*
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 2.1 | 您在审批采购计划或订单时，是否感觉系统提供的决策支持信息（如历史采购价、供应商表现）不足？ | ☐ | ☐ | 您最希望看到哪些额外的数据来帮助您审批？ |
| 2.2 | 对于供应商的返利协议，您是否觉得系统难以有效跟踪其执行情况（如任务完成度、返利金额）？ | ☐ | ☐ | 您目前是如何跟踪的？ |
| 2.3 | 在进行多供应商比价时，您是否觉得系统的比价流程不够灵活，或最终推荐的“最优方案”不符合实际业务需求？ | ☐ | ☐ | 您在选择最终供应商时，还会考虑哪些系统未覆盖的因素？ |
| 2.4 | 当需要对某个供应商或商品的采购进行临时管控（如暂停采购）时，系统内的操作是否快捷有效？ | ☐ | ☐ | 您是否遇到过管控设置不生效或流程复杂的情况？ |
| 2.5 | 您是否需要定期让IT人员或下属导出数据，来制作关于采购成本、供应商绩效等方面的管理报表？ | ☐ | ☐ | 您最关注的管理报表是哪些？ |
---
### **第三部分：针对【仓库管理员/收货员/质量管理员】**
*(主要职责：收货、验收、入库、退货、GSP合规)*
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 3.1 | 在收货时，是否经常出现实物与采购订单不符（多货、少货、错货），且在系统中的处理流程繁琐？ | ☐ | ☐ | 您是如何处理这些差异的？ |
| 3.2 | 验收时，录入批号、效期等GSP关键信息的操作，是否主要依赖手动输入，感觉效率不高？ | ☐ | ☐ | 您认为引入扫码设备是否能显著提升效率？ |
| 3.3 | 对于需要特殊处理的药品（如冷链、双人验收），您是否觉得系统流程无法完全满足GSP的记录和操作要求？ | ☐ | ☐ | 哪些环节的记录需要在线下补充？ |
| 3.4 | 当商品需要进入“验收待查”状态时，您是否觉得与采购、质量等部门的流转和沟通不顺畅？ | ☐ | ☐ | 是否清楚待查品应该由谁处理？处理过程耗时多久？ |
| 3.5 | 在处理采购退货时，是否觉得从申请、出库到最终记账的整个流程环节过多，或信息更新不及时？ | ☐ | ☐ | 哪个环节最容易出错或耗时最长？ |
---
### **第四部分：针对【财务人员】**
*(主要职责：采购结算、发票核销、付款、成本核算)*
| # | 问题 | 是 | 否 | 追问方向 (如果回答“是”或不确定) |
|---|---|:---:|:---:|---|
| 4.1 | 在进行采购结算时，是否经常遇到发票信息与系统中的入库信息难以匹配，需要大量手工核对的情况？ | ☐ | ☐ | 导致不匹配最常见的原因是什么？ |
| 4.2 | 系统提供的发票自动核销功能，您是否觉得不够智能，仍需大量人工干预？ | ☐ | ☐ | 在什么场景下，自动核销会出错？ |
| 4.3 | 在处理预付款业务时，您是否觉得后续的核销操作流程复杂，且不易跟踪预付余额？ | ☐ | ☐ | 您认为哪个环节最需要简化？ |
| 4.4 | 在处理供应商返利或采购差价时，您是否觉得系统中的操作（如差价单）与实际业务场景不完全匹配？ | ☐ | ☐ | 您是如何处理这些特殊账务的？ |
| 4.5 | 您是否觉得每月与供应商进行应付账款的对账工作，过程繁琐且耗时？ | ☐ | ☐ | 您希望系统提供什么样的对账工具来简化工作？ |

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1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/需求调研指导文档.md → 1-流程梳理/0-需求调研帮助指导/备用/需求调研指导文档.md
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data/chain-of-thought/WebGUI.md
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[Task Manager UI](http://localhost:65167)
[Task Manager UI](http://localhost:63544)

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project_document/G3ERP_Knowledge_Acquisition.md Normal file
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# 上下文
项目ID: G3ERP_DOC_ANALYSIS_01 任务文件名：G3ERP_Knowledge_Acquisition.md 创建于：2025-07-14 16:48:10 +08:00
创建者: AI Assistant 关联协议：RIPER-5 v4.9.2
# 任务描述
第一，阅读理解G3ERP系统的系列文档，并存储到记忆中。
第二，基于对系统的理解，为AI仓存预测与流程优化项目整理一份需求调研指导清单，并保存为Markdown文档。
# 1. 分析 (RESEARCH)
* **(AI) 持久化记忆回顾:** 首次接触该项目，记忆库中无相关G3ERP项目历史或用户偏好。本次任务的核心是构建这份记忆。
* **核心发现、问题、风险:**
* **核心任务:** 结构化地学习G3ERP系统的功能模块，特别是与进、销、存相关的供应链和连锁门店模块，为后续的需求调研提供理论基础。
* **关键挑战:** 用户明确指出系统老旧，实际操作可能与文档不符，因此调研的核心是验证差异、发现痛点、挖掘隐性知识，而不是简单地确认文档功能。
* **项目目标:** 最终目标是开发AI仓存预测软件并改善工作环节，因此调研问题必须围绕这两个目标展开，特别是要收集影响库存的内外部预测因子。
* **(AR)初步架构评估摘要:** N/A
* **DW确认:** 分析记录完整，已包含记忆回顾和对新任务的理解。
# 3. 实施计划 (PLAN - 核心检查清单)
* **实施检查清单:**
1. [P1-PM-001] **操作:** [x] 阅读第一批重要文档（5个）
2. [P1-PM-002] **操作:** [x] 阅读第二批重要文档（5个）
3. [P1-PM-003] **操作:** [x] 阅读次重文档（3个）和部分一般文档（2个）
4. [P1-PM-004] **操作:** [x] 阅读剩余一般文档（3个）
5. [P2-LD-005] **操作:** [x] 整合所有文档信息，构建G3ERP系统知识图谱摘要。
6. [P3-AI-006] **操作:** [x] 将关键知识摘要存入持久化记忆 (memory MCP)。
7. [P4-PM-007] **操作:** [x] 基于系统理解，整理并输出需求调研指导文档。
# 5. 任务产出 (EXECUTE - 最终成果)
---
* **时间:** 2025-07-14 17:08:27 +08:00
* **执行项/功能:** 需求调研指导文档生成
* **核心产出/变更:**
* 创建了文件夹 1-流程梳理\0-需求调研帮助指导
* 在上述文件夹中生成了文档 需求调研指导文档.md
* **状态:** [完成]
---

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project_document/procurement_roles_and_responsibilities.md Normal file
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# G3ERP供应链采购管理模块：部门、角色与职责清单
根据《G3ERP供应链_采购管理_模块解读文档-完整版2.0.md》内容，梳理出采购管理各业务环节涉及的核心部门、层级与人员角色，及其主要作用如下：
| 业务环节 | 部门/层级 | 核心角色/业务人员 | 主要作用 |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| **1. 采购协议管理** | 采购部 / 财务部 | **采购经理**、**财务人员** | 负责与供应商建立合作关系，谈判并签订采购协议，核心是设置返利体系与合作条款，为后续采购提供框架。 |
| **2. 采购计划与比价** | 采购部 | **采购专员/计划员**、**采购经理** | 基于库存、销量等数据制定科学的采购计划。在需要时，向多供应商询价并进行比价，以选择最优方案，控制成本。 |
| **3. 订单处理** | 采购部 / 管理层 | **采购员**、**审批人** | 将采购计划转化为正式的采购订单，并提交审批。负责订单的下达、跟踪与必要的调整，是采购执行的起点。 |
| **4. 收货与验收** | 仓储部 / 质量管理部 | **仓库管理员**、**质量管理员** | 负责接收供应商货物，并严格按照GSP规范进行质量验收。处理合格品入库、不合格品拒收或待查等事宜。 |
| **5. 采购入库** | 仓储部 / 财务部 | **仓库管理员/保管员**、**财务人员** | 负责将验收合格的商品正式办理入库手续，更新系统库存数量，并确认采购成本，为后续财务结算提供依据。 |
| **6. 采购退货** | 采购部 / 仓储部 | **采购员**、**仓库管理员/保管员** | 处理因质量、效期等问题需要退回供应商的商品。负责发起退货流程、出库及与供应商的交接。 |
| **7. 采购结算** | 财务部 | **财务人员**、**出纳** | 负责与供应商进行财务结算。包括核对采购发票、制作付款单、处理预付款及后续的核销，完成资金支付。 |
| **8. 初始结算与参数配置** | 财务部 / IT部 | **财务人员**、**系统管理员** | 负责处理采购对冲、设置付款提醒、管理供应商铺底金额等非标准结算业务，并进行相关系统参数的配置。 |
| **9. 查询与追溯 (序时簿)** | 各业务部门 / 管理层 | **业务人员**、**管理人员** | 查询各类采购单据的历史记录与当前状态，用于审计、对账、数据分析和管理决策支持。 |