diff --git a/1-流程梳理/1.1.1-G3ERP供应链采购管理模块解读文档-完整版2.0.md b/1-流程梳理/1.1.1-G3ERP供应链采购管理模块解读文档-完整版2.0.md new file mode 100644 index 0000000..2b05845 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/1.1.1-G3ERP供应链采购管理模块解读文档-完整版2.0.md @@ -0,0 +1,962 @@ +# G3ERP供应链采购管理模块解读文档 + +## 一、采购管理模块概述 + +G3ERP供应链采购管理模块是一套完整的采购业务管理系统,专为医药企业设计,符合GSP(药品经营质量管理规范)要求。该模块涵盖了从采购计划制定到最终结算的全流程管理,实现了采购业务的规范化、信息化和自动化。 + +
+ +## 二、采购管理功能架构 + +### 2.1 采购管理功能架构图 + +采购管理模块由以下九大子模块组成: + +```mermaid +graph LR + A[采购管理模块] --> B[采购协议管理] + A --> C[采购计划管理] + A --> D[订单处理] + A --> E[收货验收] + A --> F[采购入库] + A --> G[采购退货] + A --> H[采购结算] + A --> I[初始结算] + A --> J[序时簿] + + B --> B1[采购协议] + B1 --> B11[返利体系设置] + B1 --> B12[协议开启/关闭] + B1 --> B13[返利形式配置] + + C --> C1[采购计划设置] + C --> C2[采购中心] + C --> C3[采购计划序时簿] + C --> C4[询价供应商设置] + C --> C5[供应商比价处理] + C --> C6[缺货登记处理] + + C1 --> C11[计划参数设置] + C1 --> C12[库存上下限设置] + C1 --> C13[采购周期设置] + + C2 --> C21[新增计划] + C2 --> C22[多笔新增] + C2 --> C23[引入商品] + C2 --> C24[模型生成] + C2 --> C25[外比价生成] + C2 --> C26[订单生成] + + C3 --> C31[月度计划分解] + C3 --> C32[计划执行管理] + C3 --> C33[计划关闭] + + C4 --> C41[返利系数设置] + C4 --> C42[价格体系设置] + C4 --> C43[比价优先级设置] + + C5 --> C51[邮件发送] + C5 --> C52[信息导入] + C5 --> C53[自动比价] + C5 --> C54[订单生成] + + D --> D1[采购订单] + D --> D2[订单明细关闭] + D --> D3[订单调整] + + E --> E1[采购收货单] + E --> E2[采购验收] + E --> E3[拒收单] + E --> E4[验收待查] + + F --> F1[采购入库单] + F --> F2[采购入库差价单] + F --> F3[委托配送入库] + + G --> G1[采购退货申请单] + G --> G2[采购退货单] + G --> G3[采购退货保管确认] + + H --> H1[采购发票] + H --> H2[付款单] + H --> H3[预付单] + H --> H4[核销管理] + + I --> I1[采购对冲] + I --> I2[付款提醒] + I --> I3[铺底金额] + I --> I4[供应商设置] + + J --> J1[各类单据查询] + J --> J2[单据状态跟踪] + J --> J3[历史记录查看] + + classDef moduleClass fill:#e1f5fe,stroke:#01579b,stroke-width:2px + classDef subModuleClass fill:#f3e5f5,stroke:#4a148c,stroke-width:1px + classDef functionClass fill:#e8f5e8,stroke:#2e7d32,stroke-width:1px + + class A moduleClass + class B,C,D,E,F,G,H,I,J subModuleClass + class B1,B11,B12,B13,C1,C2,C3,C4,C5,C6,C11,C12,C13,C21,C22,C23,C24,C25,C26,C31,C32,C33,C41,C42,C43,C51,C52,C53,C54,D1,D2,D3,E1,E2,E3,E4,F1,F2,F3,G1,G2,G3,H1,H2,H3,H4,I1,I2,I3,I4,J1,J2,J3 functionClass +``` + +
+ +### 2.2 采购管理功能架构图结构说明 + +### 核心业务循环 + +G3ERP采购管理业务形成一个完整的业务循环: + +1. **采购协议** → **采购计划** → **订单处理** → **收货验收** → **采购入库** → **采购结算** + +这个循环反映了采购业务的完整流程,每个环节都有明确的业务目标和成果。 + +### 九大核心业务模块 + +1. **采购协议**:建立供应商合作关系 +- **功能描述**:记录与供应商签订的合同协议,包含返利情况等 +- **核心特征**: + - 支持时间控制,可开启/关闭 + - 记录详细的返利体系(月度费用、账期返点、标准返点等) + - 支持多种返利形式(纯销、入库、以销定结等) + - 支持多种返利频次(月度、季度、年度等) +- **核心流程**:供应商选择→返利体系设置→协议审核→协议管理 +- **执行角色**:采购经理、财务人员 +- **业务成果**:建立供应商合作关系、确定返利政策 + +
+ + +2. **采购计划**:制定科学的采购计划 +- **功能描述**:通过多种模式制定采购计划,包括计划设置、采购中心、计划序时簿等 +- **核心特征**: + - 采购计划设置:设置商品的计划参数(计划数量、库存上下限、采购周期等) + - 采购中心:制作采购计划的核心平台,支持多种计划生成方式 + - 采购计划序时簿:月度计划分解和管理 + - 询价供应商设置:供应商询价和返利设置 + - 供应商比价处理:多供应商比价选择最优方案 +- **核心流程**:需求分析→计划制定→计划审核→计划分解 +- **执行角色**:采购专员、计划员 +- **业务成果**:制定合理采购计划、优化库存水平 + +
+ +3. **订单处理**:生成和管理采购订单 +- **功能描述**:生成采购订单,管控订单的审批、执行和调整 +- **核心特征**: + - 支持从计划自动生成订单 + - 订单审批流程控制 + - 订单明细关闭和调整功能 +- **核心流程**:订单生成→订单审核→订单发送→执行跟踪 +- **执行角色**:采购员、审批人 +- **业务成果**:生成采购订单、确保采购执行 + +
+ +4. **收货验收**:按GSP要求验收商品 +- **功能描述**:按GSP要求进行接货、验收、拒收处理 +- **核心特征**: + - 采购收货单管理 + - 质量验收流程 + - 拒收单处理 + - 验收待查管理 +- **核心流程**:收货登记→质量验收→验收确认→异常处理 +- **执行角色**:仓库管理员、质量管理员 +- **业务成果**:确保商品质量、完成验收入库 + +
+ +5. **采购入库**:处理商品入库业务 +- **功能描述**:处理验收后的入库、差价处理、委托配送等 +- **核心特征**: + - 采购入库单生成 + - 采购入库差价单处理 + - 委托配送入库管理 +- **核心流程**:入库确认→批次管理→差价处理→库存更新 +- **执行角色**:仓库管理员、财务人员 +- **业务成果**:商品入库、库存更新、成本确认 + +
+ +6. **采购结算**:完成采购付款结算 +- **功能描述**:管理退货申请、退货单处理和保管确认 +- **核心特征**: + - 采购退货申请单 + - 采购退货单处理 + - 采购退货保管确认 +- **核心流程**:发票匹配→付款申请→付款审批→付款执行 +- **执行角色**:财务人员、出纳 +- **业务成果**:完成采购结算、资金支付 + +
+ +7. **采购退货**:处理退货相关业务 +- **功能描述**:处理采购发票、付款单、预付单和核销 +- **核心特征**: + - 采购发票管理 + - 付款单处理 + - 预付单和核销管理 +- **核心流程**:退货申请→退货审批→退货出库→退货结算 +- **执行角色**:采购员、仓库管理员 +- **业务成果**:处理退货业务、维护供应商关系 + +
+ +8. **初始结算**:管理结算参数和规则 +- **功能描述**:处理采购对冲、付款提醒、铺底金额和供应商设置等 +- **核心特征**: + - 采购对冲处理 + - 付款提醒设置 + - 供应商铺底金额管理 +- **核心流程**:对冲处理→付款提醒→铺底管理→参数设置 +- **执行角色**:财务人员、系统管理员 +- **业务成果**:初始化结算参数、建立结算规则 + +
+ +9. **序时簿**:提供查询统计功能 +- **功能描述**:查看和管理各类采购单据的序时记录 +- **核心特征**: + - 各类单据的查询和管理 + - 单据状态跟踪 +- **核心流程**:单据查询→状态跟踪→数据统计→报表输出 +- **执行角色**:业务人员、管理人员 +- **业务成果**:提供查询分析、支持决策管理 + +
+ +### 2.3 与其他模块的集成 + +#### 与销售管理模块 +- 销售数据为采购计划提供需求依据 +- 库存数据实时同步,影响采购计划 + +#### 与仓存管理模块 +- 采购入库单据流转到仓存管理 +- 库存数据实时反馈到采购计划 + +#### 与核算管理模块 +- 采购成本数据流转到核算管理 +- 财务结算数据双向同步 + +#### 与GSP管理模块 +- 采购全流程符合GSP要求 +- 质量验收数据同步 + +--- +
+ +## 三、总业务流程设计 + +### 3.1 总业务流程设计图 1 +
+ + +```mermaid +flowchart TB + %% 主节点 + PM(("G3ERP
采购管理")) + + %% 核心业务循环 + AGR["1.采购协议"] + PLAN["2.采购计划"] + ORDER["3.订单处理"] + RECV["4.收货验收"] + INBOUND["5.采购入库"] + SETTLE["6.采购结算"] + + %% 辅助业务节点 + AUX["辅助业务"] + RETURN["7.采购退货"] + INITIAL["8.初始结算"] + LEDGER["9.序时簿"] + + %% 主要业务流向 + PM --> AGR + AGR --> PLAN + PLAN --> ORDER + ORDER --> RECV + RECV --> INBOUND + INBOUND --> SETTLE + SETTLE --> AUX + + %% 辅助业务子模块 + AUX --> RETURN + AUX --> INITIAL + AUX --> LEDGER + + %% 特殊流程 + PLAN --> COMPARE["供应商比价"] + COMPARE --> ORDER + RECV --> RETURN + + %% 模块详细信息 + AGR --- AGR1["核心流程:
供应商选择→返利体系设置→协议审核→协议管理

角色: 采购经理/财务

成果: 建立供应商合作关系、确定返利政策"] + + PLAN --- PLAN1["核心流程:
需求分析→计划制定→计划审核→计划分解

角色: 采购专员/计划员

成果: 制定合理采购计划、优化库存水平"] + + ORDER --- ORDER1["核心流程:
订单生成→订单审核→订单发送→执行跟踪

角色: 采购员/审批人

成果: 生成采购订单、确保采购执行"] + + RECV --- RECV1["核心流程:
收货登记→质量验收→验收确认→异常处理

角色: 仓管/质管

成果: 确保商品质量、完成验收入库"] + + INBOUND --- INBOUND1["核心流程:
入库确认→批次管理→差价处理→库存更新

角色: 仓管/财务

成果: 商品入库、库存更新、成本确认"] + + SETTLE --- SETTLE1["核心流程:
发票匹配→付款申请→付款审批→付款执行

角色: 财务/出纳

成果: 完成采购结算、资金支付"] + + RETURN --- RETURN1["核心流程:
退货申请→退货审批→退货出库→退货结算

角色: 采购员/仓管

成果: 处理退货业务、维护供应商关系"] + + INITIAL --- INITIAL1["核心流程:
对冲处理→付款提醒→铺底管理→参数设置

角色: 财务/系统管理员

成果: 初始化结算参数、建立结算规则"] + + LEDGER --- LEDGER1["核心流程:
单据查询→状态跟踪→数据统计→报表输出

角色: 业务人员/管理人员

成果: 提供查询分析、支持决策管理"] + + COMPARE --- COMPARE1["核心流程:
询价设置→邮件发送→报价导入→自动比价

角色: 采购员/采购经理

成果: 选择最优供应商、降低采购成本"] + + %% 关键单据 + DOC["常用单据"] + DOC --- DOC1["协议单据:
- 采购协议
- 返利协议"] + DOC --- DOC2["计划单据:
- 采购计划
- 月度计划
- 比价单"] + DOC --- DOC3["订单单据:
- 采购订单
- 订单变更单"] + DOC --- DOC4["验收单据:
- 收货单
- 验收单
- 拒收单"] + DOC --- DOC5["入库单据:
- 采购入库单
- 入库差价单
- 委托配送单"] + DOC --- DOC6["结算单据:
- 采购发票
- 付款单
- 预付单"] + DOC --- DOC7["退货单据:
- 退货申请单
- 退货单
- 退货保管单"] + + %% 单据关联 + DOC1 -.-> AGR + DOC2 -.-> PLAN + DOC2 -.-> COMPARE + DOC3 -.-> ORDER + DOC4 -.-> RECV + DOC5 -.-> INBOUND + DOC6 -.-> SETTLE + DOC7 -.-> RETURN + + %% 样式 + classDef mainNode fill:#f9f7ff,stroke:#6f42c1,stroke-width:3px,color:#6f42c1,font-weight:bold + classDef moduleNode fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff,stroke-width:2px,color:#1890ff,font-weight:bold + classDef auxNode fill:#fff0f6,stroke:#eb2f96,stroke-width:2px,color:#c41d7f,font-weight:bold + classDef infoNode fill:#f6ffed,stroke:#52c41a,stroke-width:1px,color:#389e0d + classDef docNode fill:#fff7e6,stroke:#fa8c16,stroke-width:1px,color:#d46b08 + classDef specialNode fill:#f0f5ff,stroke:#2f54eb,stroke-width:2px,color:#1d39c4,font-weight:bold + + class PM mainNode + class AGR,PLAN,ORDER,RECV,INBOUND,SETTLE moduleNode + class AUX,RETURN,INITIAL,LEDGER auxNode + class COMPARE specialNode + class AGR1,PLAN1,ORDER1,RECV1,INBOUND1,SETTLE1,RETURN1,INITIAL1,LEDGER1,COMPARE1 infoNode + class DOC,DOC1,DOC2,DOC3,DOC4,DOC5,DOC6,DOC7 docNode +``` +
+ +### 常用单据分类说明 + +1. **协议单据**:采购协议、返利协议 +2. **计划单据**:采购计划、月度计划、比价单 +3. **订单单据**:采购订单、订单变更单 +4. **验收单据**:收货单、验收单、拒收单 +5. **入库单据**:采购入库单、入库差价单、委托配送单 +6. **结算单据**:采购发票、付款单、预付单 +7. **退货单据**:退货申请单、退货单、退货保管单 + +
+ +#### 主要数据流 +1. **商品信息** → 采购计划设置 → 采购中心 → 采购订单 +2. **供应商信息** → 采购协议 → 采购计划 → 采购订单 +3. **库存信息** → 采购计划 → 采购需求分析 +4. **销售信息** → 采购计划 → 采购需求预测 +5. **价格信息** → 采购协议 → 采购订单 → 采购结算 + +
+ +### 3.2 总业务流程设计图 2 + + +```mermaid +flowchart TD + A[采购需求分析] --> B[制定采购计划] + B --> C{是否需要比价} + C -->|是| D[生成外比价] + C -->|否| E[直接生成采购订单] + + D --> F[发送比价邮件] + F --> G[供应商报价] + G --> H[导入报价信息] + H --> I[系统自动比价] + I --> J[选择最优供应商] + J --> E + + E --> K[采购订单审核] + K --> L{审核通过} + L -->|否| M[订单修改] + M --> K + L -->|是| N[发送订单给供应商] + + N --> O[供应商发货] + O --> P[收货验收] + P --> Q{验收合格} + Q -->|否| R[拒收处理] + Q -->|是| S[采购入库] + + R --> T[退货处理] + T --> U[供应商重新发货] + U --> P + + S --> V{是否有差价} + V -->|是| W[差价单处理] + V -->|否| X[入库完成] + W --> X + + X --> Y[采购结算] + Y --> Z[发票处理] + Z --> AA[付款处理] + AA --> BB[结算完成] + + %% 退货流程 + CC[采购退货需求] --> DD[退货申请] + DD --> EE[退货单生成] + EE --> FF[退货出库] + FF --> GG[退货保管确认] + + %% 月度计划流程 + HH[月度计划生成] --> II[计划分解] + II --> JJ[分批执行] + JJ --> B + + %% 设置委托配送 + S --> KK{是否委托配送} + KK -->|是| LL[委托配送入库] + KK -->|否| X + LL --> X + + style A fill:#ffecb3,stroke:#ff8f00,stroke-width:2px + style B fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px + style E fill:#e1f5fe,stroke:#2196f3,stroke-width:2px + style S fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px + style Y fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px + style BB fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px +``` + +--- + +
+ + +## 四、 其它业务流程 + +### 4.1 采购协议 + +#### 4.1.1 采购协议功能简述 +采购协议是与供应商建立长期合作关系的基础,用于记录双方签订的合同条款,核心是定义返利体系。通过此模块,企业可以对协议进行全生命周期管理,包括创建、审核、启用和关闭,为后续的采购活动和成本核算提供依据。 + +#### 4.1.2 采购协议业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "采购协议管理" + A["开始"] --> B["新增采购协议"]; + B --> C["选择供应商"]; + C --> D["录入协议条款
(返利形式、频次、账期等)"]; + D --> E["维护商品明细
(供应价、底价、返利点)"]; + E --> F["保存协议"]; + F --> G{"协议审核"}; + G -- "1\. 通过" --> H["协议生效
(可被采购订单引用)"]; + G -- "2\. 不通过" --> I["返回修改"]; + I --> B; + H --> J["协议管理
(查询、关闭、开启)"]; + J --> K["结束"]; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + classDef io fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:1px; + + class A,K startEnd; + class B,C,D,E,F,H,I,J process; + class G decision; +``` +
+ +### 4.2 采购计划 +#### 4.2.1 采购计划功能简述 +采购计划是连接采购需求与采购执行的核心环节。该模块支持通过多种方式(如基于库存上下限、历史销量、静态计划等)科学地制定采购计划。计划生成后,可直接转为采购订单,或进入供应商比价流程以寻求最优价格,还可以生成月度大计划以供后续分解执行,确保采购的灵活性和经济性。 + +#### 4.2.2 采购计划业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "采购计划流程" + A["需求分析
(库存/销量)"] --> B["采购中心"]; + + subgraph "计划制定" + B --> C{"制定方式"}; + C -- "1\. 手工新增" --> D["录入计划详情"]; + C -- "2\. 模型生成" --> E["选择计划模型
(上下限/销量等)"]; + E --> F["系统自动计算计划"]; + end + + subgraph "计划处理" + D --> G["提交计划"]; + F --> G; + G --> H{"处理方式"}; + H -- "1\. 直接生成订单" --> I["采购订单处理"]; + H -- "2\. 启动供应商比价" --> J1["生成比价单"]; + H -- "3\. 生成月度计划" --> K["采购计划序时簿"]; + end + + subgraph "供应商比价 (详见4.2.4)" + J1 --> J2["多方询价与报价导入"]; + J2 --> J3["系统比价并生成最优方案"]; + end + + subgraph "月度计划分解" + K --> L["分解计划
(修改本次采购量)"]; + L --> M{"分解后处理"}; + M -- "1\. 生成订单" --> I; + M -- "2\. 启动供应商比价" --> J1; + M -- "3\. 关闭计划" --> N["结束"]; + end + + J3 --> I; + I --> N; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + + class N startEnd; + class A,B,D,E,F,G,K,L,I,J1,J2,J3 process; + class C,H,M decision; +``` + +
+ +#### 4.2.3 供应商比价功能及流程图 +供应商比价处理是采购计划执行过程中的一个重要优化环节。它允许企业将同一采购计划发送给多个已设置的询价供应商,以邮件等形式进行询价。供应商回传报价后,系统能够自动导入并进行多维度比对(如价格、返利、供货数量等),并最终推荐最优的采购方案。该流程旨在通过市场竞争降低采购成本,并可将比价后的最优结果直接转化为采购订单,实现采购决策的自动化与最优化。 + +#### 供应商比价处理流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "供应商比价处理流程" + A["开始
(来自采购计划)"] --> B["生成供应商比价单"]; + B --> C["向多个供应商发送邮件询价"]; + C --> D["供应商回传报价
(Excel格式)"]; + D --> E["导入供应商报价"]; + E --> F["审核比价信息"]; + F --> G["系统执行比价"]; + G --> H["生成最优采购方案"]; + H --> I["生成采购订单"]; + I --> J["结束"]; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + classDef io fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:1px; + + class A,J startEnd; + class B,C,E,F,G,H,I process; + class D io; +``` + +
+ +### 4.3 订单处理 + +#### 4.3.1 订单处理功能简述 +订单处理模块是采购执行的起点,负责将采购计划或手动需求转化为具有法律约束力的采购订单。此模块严格遵循GSP规范,在订单创建和审核过程中,对供应商资质、经营范围、商品效期等多方面进行管控。订单审核通过后,便可发送给供应商,正式启动采购流程。系统还支持对已审核订单进行必要的调整和对特定明细进行关闭,确保订单管理的灵活性。 + +#### 4.3.2 订单处理业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "订单处理流程" + A["开始
(来自采购计划或手动创建)"] --> B["创建采购订单"]; + B --> C["录入订单信息
(供应商、商品、价格、预到货日期)"]; + C --> D["保存订单"]; + D --> E{"订单审核"}; + E -- "1\. 通过" --> F["订单生效"]; + F --> G["发送至供应商"]; + G --> H["结束
(等待收货)"]; + E -- "2\. 不通过" --> I["返回修改"]; + I --> B; + + subgraph "订单维护" + F --> J["订单明细关闭"]; + F --> K["已审核订单调整"]; + end + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + classDef maintenance fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:1px; + + class A,H startEnd; + class B,C,D,F,G,I process; + class E decision; + class J,K maintenance; +``` + +
+ +### 4.4 收货验收 + +#### 4.4.1 收货验收功能简述 +收货验收是确保采购商品质量的第一道关卡,严格遵循GSP规范。此流程从供应商送货开始,首先进行采购收货登记,记录运输信息,特别是对冷链品种的温控管理。随后进入核心的采购验收环节,对商品的批号、效期、外观等进行逐一核对。对于不符合要求的商品,系统支持拒收处理或推送到待查环节,由相关部门(如采购、质量部)决定最终处理方式,确保只有合格的商品才能进入后续的入库流程。 + +#### 4.4.2 收货验收业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "收货验收流程" + A["供应商送货"] --> B["采购收货单"]; + B --> C["录入收货信息
(运输方式、温控信息)"]; + C --> D["收货单审核"]; + D --> E["采购验收环节"]; + E --> F["检索待验商品"]; + F --> G["录入验收信息
(批号、效期、数量、质量状况)"]; + G --> H{"验收结果判断"}; + H -- "1\. 合格" --> I["生成批次检验报告"]; + I --> J["提交入库
(直接入库或提交保管)"]; + J --> K["结束"]; + + H -- "2\. 不合格" --> L["拒收处理"]; + L --> M["生成拒收单"]; + M --> K; + + H -- "3. 待查" --> N["进入待查环节
(价格/效期等问题)"]; + N --> O["采购/质量部处理"]; + O --> P{"处理决定"}; + P -- "1\. 同意入库" --> J; + P -- "2\. 拒收" --> L; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + classDef exception fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:1px; + + class A,K startEnd; + class B,C,D,E,F,G,I,J,M,O process; + class H,P decision; + class L,N exception; +``` + +
+ +### 4.5 采购入库 + +#### 4.5.1 采购入库功能简述 +采购入库是商品正式进入企业库存的最后一步。该流程承接于验收合格的单据,由仓库保管员或相关人员进行最终的审核与记账。一旦记账完成,系统库存将实时增加,并生成相应的财务凭证。此模块不仅处理标准的采购入库,还支持如采购差价单、委托配送入库等特殊业务场景,确保库存数据和财务数据的准确一致。 + +#### 4.5.2 采购入库业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "采购入库流程" + A["开始
(来自验收合格单据)"] --> B["生成采购入库单"]; + B --> C{"是否需要保管确认?"}; + C -- "1\. 是" --> D["提交至保管确认"]; + D --> E["保管员审核/驳回"]; + E -- "审核通过" --> F["入库单审核"]; + C -- "2\. 否" --> F; + + F --> G["财务记账"]; + G --> H["库存增加"]; + H --> I["结束"]; + + subgraph "特殊入库流程" + J["采购入库差价单"] --> G; + K["委托配送入库单"] --> G; + end + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + classDef special fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:1px; + + class A,I startEnd; + class B,D,E,F,G,H process; + class C decision; + class J,K special; +``` + +
+ +### 4.6 采购退货 + +#### 4.6.1 采购退货功能简述 +采购退货模块用于处理因各种原因(如质量问题、效期不符、订单错误等)需要退回给供应商的商品。流程始于采购员制作退货申请单,经审批后,生成正式的采购退货单。根据企业流程配置,退货单可能需要经过保管员确认。最终,在供应商上门取货后,通过记账操作完成库存的扣减和应付账款的调整,确保退货业务的闭环管理。 + +#### 4.6.2 采购退货业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "采购退货流程" + A["发起退货需求"] --> B["创建采购退货申请单"]; + B --> C["引入原单据或手动录入"]; + C --> D["填写退货原因与数量"]; + D --> E["提交申请并审核"]; + E -- "审批通过" --> F{"生成退货单"}; + F --> G["采购退货单"]; + G --> H{"是否需要保管确认?"}; + H -- "1\. 是" --> I["提交至保管确认"]; + I --> J["保管员确认/驳回"]; + J -- "确认" --> K["供应商取货"]; + H -- "2\. 否" --> K; + K --> L["退货单记账"]; + L --> M["库存减少
应付账款调整"]; + M --> N["结束"]; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + + class A,N startEnd; + class B,C,D,E,G,I,J,K,L,M process; + class F,H decision; +``` + +
+ +### 4.7 采购结算 + +#### 4.7.1 采购结算功能简述 +采购结算是采购流程的财务收尾环节,核心是处理与供应商的账务往来。该模块支持采购发票的登记与核销、付款单的制作与支付,以及预付单的管理。系统支持多种核销方式(如按单核销、按流水核销、自动拆分等),能够灵活处理一次到货多次开票/付款或多次到货一次开票/付款等复杂场景,确保应付账款的准确管理。 + +#### 4.7.2 采购结算业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "采购结算流程" + A["收到供应商发票/付款通知"] --> B{"结算类型"}; + B -- "1\. 发票结算" --> C["采购发票登记"]; + C --> D["选择核销方式
(选择/按流水/自动)"]; + D --> E["勾兑入库明细"]; + E --> F["发票审核与记账"]; + F --> G["应付账款更新"]; + G --> H["结束"]; + + B -- "2\. 付款结算" --> I["付款单登记"]; + I --> J["选择核销方式
(选择/按流水/自动)"]; + J --> K["勾兑入库明细"]; + K --> L["付款单审核与记账"]; + L --> G; + + B -- "3\. 预付结算" --> M["预付单登记"]; + M --> N["预付单审核与记账"]; + N --> O["供应商来货后核销入库"]; + O --> G; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + + class A,H startEnd; + class C,D,E,F,G,I,J,K,L,M,N,O process; + class B decision; +``` + +
+ +### 4.8 初始结算 + +#### 4.8.1 初始结算功能简述 +初始结算是为采购结算活动提供前期配置和特殊业务处理的模块。它主要用于处理一些非标准的结算场景,如采购对冲(处理发票金额与实际不符的情况)、设置供应商付款提醒、管理供应商的铺底金额(保证金),以及对特定商品指定唯一供应商等。这些功能为采购结算提供了必要的灵活性和规则支持。 + +#### 4.8.2 初始结算业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "初始结算配置与处理" + A["业务需求"] --> B{"选择初始结算功能"}; + B -- "1\. 发票金额不符" --> C["采购对冲入库单"]; + C --> D["创建虚拟入库/退货单"]; + D --> E["调整应付账款"]; + E --> F["结束"]; + + B -- "2\. 付款提醒" --> G["付款时供应商提醒设置"]; + G --> H["录入提醒内容与生效范围"]; + H --> I["审核后生效"]; + I --> F; + + B -- "3\. 供应商铺底" --> J["铺底金额锁入库单"]; + J --> K["选择入库单或输入金额"]; + K --> L["锁定对应入库单"]; + L --> M["审核后生效"]; + M --> F; + + B -- "4\. 特定商品采购" --> N["商品指定供应商设置"]; + N --> O["选择商品与唯一供应商"]; + O --> P["审核后生效"]; + P --> F; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + + class A,F startEnd; + class C,D,E,G,H,I,J,K,L,M,N,O,P process; + class B decision; +``` + +
+ +### 4.9 序时簿 + +#### 4.9.1 序时簿功能简述 +序时簿在采购管理模块中扮演着“历史档案库”的角色。它并非一个业务处理环节,而是一个强大的查询与追溯中心。用户可以通过序时簿查看所有已处理单据的详细记录,如采购计划、入库单、退货单和验收单等。通过设定不同的过滤条件(如时间、单据状态等),可以快速定位到特定的历史业务数据,便于审计、对账和数据分析。 + +#### 4.9.2 序时簿业务流程图 +```mermaid +graph LR + subgraph "序时簿查询流程" + A["用户进入序时簿模块"] --> B["选择要查询的单据类型
(如:采购入库序时簿)"]; + B --> C["设置过滤条件
(时间范围、供应商、审核状态等)"]; + C --> D["执行查询"]; + D --> E["系统显示查询结果列表"]; + E --> F{"选择操作"}; + F -- "1\. 查看单据详情" --> G["显示单据详细信息"]; + F -- "2\. 打印单据" --> H["调用打印功能"]; + F -- "3\. 结束查询" --> I["结束"]; + G --> F; + H --> F; + end + + classDef startEnd fill:#e8f5e9,stroke:#4caf50,stroke-width:2px; + classDef process fill:#e3f2fd,stroke:#2196f3,stroke-width:2px; + classDef decision fill:#fffde7,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px; + classDef io fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:1px; + + class A,I startEnd; + class B,C,D,E,G,H process; + class F decision; +``` + +
+ +## 五、 与供应链其它模块的集成 + +### 5.1 与其他模块的集成 + +#### 与销售管理模块 +- 销售数据为采购计划提供需求依据 +- 库存数据实时同步,影响采购计划 + +#### 与仓存管理模块 +- 采购入库单据流转到仓存管理 +- 库存数据实时反馈到采购计划 + +#### 与核算管理模块 +- 采购成本数据流转到核算管理 +- 财务结算数据双向同步 + +#### 与GSP管理模块 +- 采购全流程符合GSP要求 +- 质量验收数据同步 + +
+ +### 5.2 数据流关系图 + +```mermaid +graph LR + subgraph "G3ERP供应链系统" + A[采购管理模块] + B[销售管理模块] + C[仓存管理模块] + D[核算管理模块] + E[GSP管理模块] + end + + subgraph "外部系统" + F[供应商系统] + G[财务系统] + H[监管系统] + end + + subgraph "基础数据" + I[商品信息] + J[供应商信息] + K[客户信息] + L[价格信息] + M[库存信息] + end + + %% 采购管理模块内部数据流 + A --> A1[采购协议] + A --> A2[采购计划] + A --> A3[采购订单] + A --> A4[收货验收] + A --> A5[采购入库] + A --> A6[采购结算] + + %% 与其他模块的数据交互 + A -.->|采购需求| B + B -.->|销售预测| A + A -->|入库单据| C + C -->|库存数据| A + A -->|成本数据| D + D -->|价格调整| A + A -.->|合规数据| E + E -.->|质量标准| A + + %% 与外部系统的交互 + A <-->|订单/发票| F + A <-->|财务数据| G + A -.->|监管报告| H + + %% 基础数据的使用 + I --> A + J --> A + K --> B + L --> A + M --> A + M --> C + + %% 具体的数据流说明 + A2 -->|计划数据| A3 + A3 -->|订单数据| A4 + A4 -->|验收数据| A5 + A5 -->|入库数据| A6 + A1 -->|返利数据| A6 + + %% 业务流程关联 + AA[业务流程] --> AA1[采购计划制定] + AA1 --> AA2[供应商比价] + AA2 --> AA3[采购订单生成] + AA3 --> AA4[收货验收] + AA4 --> AA5[采购入库] + AA5 --> AA6[采购结算] + + %% 数据流向标识 + style A fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:3px + style B fill:#e8f5e8,stroke:#4caf50,stroke-width:2px + style C fill:#fff3e0,stroke:#ff9800,stroke-width:2px + style D fill:#f3e5f5,stroke:#9c27b0,stroke-width:2px + style E fill:#ffebee,stroke:#f44336,stroke-width:2px + style F fill:#fce4ec,stroke:#e91e63,stroke-width:2px + style G fill:#e0f2f1,stroke:#4caf50,stroke-width:2px + style H fill:#f1f8e9,stroke:#689f38,stroke-width:2px + + classDef dataClass fill:#fff9c4,stroke:#f57f17,stroke-width:1px + class I,J,K,L,M dataClass + + classDef processClass fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:1px + class A1,A2,A3,A4,A5,A6,AA1,AA2,AA3,AA4,AA5,AA6 processClass +``` + +
+ + +## 六、总结 + +G3ERP供应链采购管理模块是一个功能完善、流程规范的采购管理系统。通过该模块,企业可以实现: + +1. **采购业务的标准化管理** +2. **采购成本的有效控制** +3. **供应商关系的优化管理** +4. **采购效率的显著提升** +5. **合规要求的全面满足** + +该模块的成功实施将为企业带来显著的管理效益和经济效益,是现代医药企业采购管理的重要工具 \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/1.1.2-G3ERP供应链采购管理流程优化建议-1.0.md b/1-流程梳理/1.1.2-G3ERP供应链采购管理流程优化建议-1.0.md new file mode 100644 index 0000000..e9060f1 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/1.1.2-G3ERP供应链采购管理流程优化建议-1.0.md @@ -0,0 +1,354 @@ +# G3ERP供应链采购管理流程优化建议 + +## 一、现状分析 + +### 1.1 当前系统优势 +- **完整业务闭环**:从采购协议到最终结算的全流程管理 +- **合规性保障**:符合医药行业GSP规范要求 +- **多样化计划生成**:支持手工、引入、模型等多种计划制定方式 +- **智能比价机制**:自动邮件发送、Excel导入、系统自动比价 +- **模块化设计**:九大子模块分工明确,功能完善 + +### 1.2 存在问题识别 +1. **需求预测能力不足**:主要依赖历史数据,缺乏市场趋势分析 +2. **供应商管理简单**:缺乏绩效评估和风险预警机制 +3. **成本控制有限**:缺乏多维度成本分析和总体拥有成本分析 +4. **比价效率待提升**:依赖邮件Excel,缺乏实时在线比价平台 +5. **库存优化空间大**:库存周转分析不深入,缺乏动态安全库存 +6. **自动化程度有限**:多环节需人工干预,缺乏智能异常处理 +7. **数据分析不足**:缺乏深度数据分析和可视化决策支持 + +## 二、优化建议体系 + +### 2.1 智能化采购需求预测优化 + +#### 2.1.1 多维度需求预测模型 +```mermaid +graph LR + A[智能需求预测中心] --> B[历史销售数据分析] + A --> C[市场趋势分析] + A --> D[季节性周期分析] + A --> E[外部因素分析] + + B --> F[时间序列分析] + B --> G[移动平均算法] + C --> H[行业数据接入] + C --> I[竞品分析] + D --> J[节假日影响] + D --> K[促销活动影响] + E --> L[政策法规变化] + E --> M[供应商产能变化] + + F --> N[综合预测算法] + G --> N + H --> N + I --> N + J --> N + K --> N + L --> N + M --> N + + N --> O[预测结果输出] + O --> P[自动生成采购计划] + O --> Q[预测准确率评估] + Q --> R[模型优化调整] +``` + +**实施措施:** +- 建立多算法融合的需求预测模型 +- 集成外部市场数据源(如医药行业报告、政策变化等) +- 设置预测准确率监控和模型自动优化机制 +- 建立季节性和周期性需求识别算法 + +#### 2.1.2 动态库存控制策略 +- **ABC分析法增强**:基于销售金额、利润贡献、周转率的三维分类 +- **动态安全库存**:根据需求波动和供应商交货稳定性动态调整 +- **智能补货点**:结合需求预测和供应商交货期的智能补货点计算 + +### 2.2 供应商全生命周期管理优化 + +#### 2.2.1 供应商绩效评估体系 +```mermaid +graph LR + A[供应商绩效评估] --> B[质量指标] + A --> C[交付指标] + A --> D[成本指标] + A --> E[服务指标] + A --> F[创新指标] + A --> G[风险指标] + + B --> B1[合格率] + B --> B2[退货率] + B --> B3[质量投诉] + + C --> C1[准时交付率] + C --> C2[交付数量准确性] + C --> C3[交付周期稳定性] + + D --> D1[价格竞争力] + D --> D2[成本节约贡献] + D --> D3[付款条件] + + E --> E1[响应速度] + E --> E2[问题解决能力] + E --> E3[客户满意度] + + F --> F1[新产品开发] + F --> F2[技术改进建议] + F --> F3[工艺优化] + + G --> G1[财务稳定性] + G --> G2[合规风险] + G --> G3[供应风险] +``` + +**实施措施:** +- 建立供应商绩效评分卡,按月度、季度、年度评估 +- 设置供应商分级管理(战略、重要、一般、风险) +- 建立供应商奖惩机制和改进计划跟踪 + +#### 2.2.2 智能供应商风险预警 +- **财务风险监控**:接入企业征信数据,实时监控财务状况 +- **合规风险预警**:GSP资质到期提醒、违规记录跟踪 +- **供应能力预警**:产能变化、原材料价格波动影响评估 + +### 2.3 智能化比价与采购决策优化 + +#### 2.3.1 在线实时比价平台 +```mermaid +flowchart TD + A[智能比价中心] --> B[比价需求发布] + B --> C[供应商在线报价] + C --> D[实时比价分析] + D --> E[智能决策建议] + E --> F[采购决策执行] + + B --> B1[自动推送给合格供应商] + B --> B2[设置报价截止时间] + B --> B3[报价格式标准化] + + C --> C1[移动端报价支持] + C --> C2[历史报价参考] + C --> C3[实时价格更新] + + D --> D1[多维度比价分析] + D --> D2[总体拥有成本计算] + D --> D3[供应商综合评分] + + E --> E1[最优供应商推荐] + E --> E2[风险分析报告] + E --> E3[备选方案建议] + + F --> F1[自动生成采购订单] + F --> F2[供应商通知] + F --> F3[合同条款确认] +``` + +**实施措施:** +- 开发供应商门户,支持在线报价和实时沟通 +- 建立总体拥有成本(TCO)计算模型 +- 设置多轮比价和议价功能 +- 集成电子签名和合同管理 + +#### 2.3.2 采购决策智能化 +- **多目标决策优化**:综合考虑价格、质量、交付、服务等因素 +- **风险调整决策**:根据供应商风险等级调整采购决策权重 +- **历史数据学习**:基于历史采购决策效果不断优化决策模型 + +### 2.4 成本控制与分析优化 + +#### 2.4.1 全面成本分析体系 +```mermaid +graph LR + A[成本分析中心] --> B[直接成本分析] + A --> C[间接成本分析] + A --> D[总体拥有成本分析] + A --> E[成本趋势预测] + + B --> B1[采购价格] + B --> B2[运输费用] + B --> B3[包装费用] + + C --> C1[库存持有成本] + C --> C2[质量成本] + C --> C3[管理成本] + + D --> D1[生命周期成本] + D --> D2[风险成本] + D --> D3[机会成本] + + E --> E1[价格波动预测] + E --> E2[成本节约机会识别] + E --> E3[预算偏差分析] + + B1 --> F[成本优化建议] + B2 --> F + B3 --> F + C1 --> F + C2 --> F + C3 --> F + D1 --> F + D2 --> F + D3 --> F + E1 --> F + E2 --> F + E3 --> F +``` + +**实施措施:** +- 建立多维度成本分析模型 +- 设置成本预警机制和偏差分析 +- 建立成本节约目标和跟踪机制 +- 开发成本可视化分析仪表板 + +#### 2.4.2 动态定价与合同管理 +- **价格指数跟踪**:建立商品价格指数,跟踪市场价格变化 +- **合同条款优化**:根据市场变化动态调整合同条款 +- **价格谈判支持**:提供数据支持的价格谈判策略 + +### 2.5 流程自动化与智能化优化 + +#### 2.5.1 智能化审批流程 +```mermaid +flowchart LR + A[智能审批中心] --> B[规则引擎] + A --> C[风险评估] + A --> D[自动审批] + A --> E[例外处理] + + B --> B1[金额阈值规则] + B --> B2[供应商信用等级] + B --> B3[商品类别规则] + + C --> C1[供应商风险评估] + C --> C2[采购预算检查] + C --> C3[合规性检查] + + D --> D1[低风险自动通过] + D --> D2[标准流程快速审批] + D --> D3[审批结果通知] + + E --> E1[高风险人工审核] + E --> E2[异常情况处理] + E --> E3[升级审批流程] +``` + +**实施措施:** +- 建立基于规则的智能审批引擎 +- 设置不同风险等级的自动审批策略 +- 建立异常处理和升级机制 +- 集成移动端审批功能 + +#### 2.5.2 异常处理智能化 +- **异常自动识别**:基于历史数据和规则自动识别异常情况 +- **智能处理建议**:提供基于最佳实践的处理建议 +- **自动调整机制**:对常见异常情况自动调整处理方案 + +### 2.6 数据分析与决策支持优化 + +#### 2.6.1 采购数据分析平台 +```mermaid +graph LR + A[采购数据分析平台] --> B[实时监控] + A --> C[预测分析] + A --> D[绩效分析] + A --> E[风险分析] + + B --> B1[采购订单执行情况] + B --> B2[供应商交付状态] + B --> B3[库存水平监控] + + C --> C1[需求预测] + C --> C2[价格趋势预测] + C --> C3[供应商绩效预测] + + D --> D1[成本节约分析] + D --> D2[采购效率分析] + D --> D3[供应商比较分析] + + E --> E1[供应商风险分析] + E --> E2[库存风险分析] + E --> E3[合规风险分析] +``` + +**实施措施:** +- 建立采购数据仓库和分析平台 +- 开发可视化仪表板和报表 +- 设置关键绩效指标(KPI)监控 +- 建立数据驱动的决策支持系统 + +#### 2.6.2 智能决策支持系统 +- **决策树模型**:基于历史决策效果建立决策树模型 +- **情景分析**:提供多种情景下的决策分析 +- **最佳实践推荐**:基于行业最佳实践提供决策建议 + +## 三、创新性优化方案 + +### 3.1 区块链技术应用 + +#### 3.1.1 供应链透明度提升 +- **供应商资质验证**:利用区块链确保供应商资质的真实性 +- **药品溯源**:建立完整的药品溯源链条 +- **合同执行监控**:智能合约自动执行和监控 + +#### 3.1.2 信任机制建立 +- **供应商信用体系**:基于区块链的信用评级系统 +- **交易记录不可篡改**:确保采购交易记录的完整性 +- **多方协作机制**:建立供应商、采购方、监管方的协作机制 + +### 3.2 人工智能技术集成 + +#### 3.2.1 智能客服与咨询 +- **采购助手**:AI驱动的采购决策助手 +- **供应商服务**:智能客服处理供应商询问 +- **培训支持**:AI辅助的用户培训系统 + +#### 3.2.2 自然语言处理应用 +- **合同智能审核**:自动识别合同条款中的风险点 +- **供应商信息提取**:从非结构化数据中提取供应商信息 +- **市场情报分析**:自动分析市场报告和新闻 + +### 3.3 物联网(IoT)技术应用 + +#### 3.3.1 智能仓储管理 +- **RFID库存跟踪**:实时跟踪库存商品位置和状态 +- **温湿度监控**:自动监控存储环境,确保药品质量 +- **智能补货**:基于IoT数据自动触发补货 + +#### 3.3.2 供应链可视化 +- **运输跟踪**:实时跟踪货物运输状态 +- **供应商产能监控**:监控供应商生产能力变化 +- **质量监控**:全程监控产品质量指标 + + +## 五、效益评估 + + +#### 5.1 成本节约效益 +- **采购成本降低**:预计通过智能比价和成本分析降低采购成本5-10% +- **库存成本减少**:通过需求预测和库存优化减少库存成本15-20% +- **运营成本节约**:通过流程自动化节约人工成本20-30% + +#### 5.2 效率提升效益 +- **采购周期缩短**:预计采购周期缩短30-40% +- **决策速度提升**:智能决策支持提升决策速度50% +- **异常处理效率**:自动化异常处理提升效率60% + +#### 5.2 质量改善效益 +- **供应商质量提升**:通过绩效管理提升供应商质量水平 +- **合规性增强**:通过智能化监控提升合规性 +- **风险控制改善**:通过风险预警减少采购风险 + + +## 六、总结 + +本优化方案基于G3ERP现有采购管理系统的深入分析,提出了全面的智能化、自动化优化建议。通过需求预测智能化、供应商管理全生命周期化、比价决策智能化、成本分析多维化、流程自动化和数据分析可视化等六大方面的优化,结合区块链、人工智能、物联网等创新技术的应用,将大幅提升采购管理的效率、降低成本、改善质量,为企业带来显著的经济效益和管理效益。 + +该方案具有以下特点: +1. **系统性**:涵盖采购管理全流程的优化 +2. **创新性**:融合最新的技术趋势和管理理念 +3. **可行性**:基于现有系统的渐进式优化 +4. **实用性**:针对实际问题提出具体解决方案 +5. **前瞻性**:考虑未来发展趋势和技术演进 + +通过本方案的实施,将使G3ERP采购管理系统成为行业领先的智能化采购管理平台,为企业的数字化转型和可持续发展提供有力支撑。 \ No newline at end of file diff --git a/1-流程梳理/1.1.2-G3ERP供应链采购管理流程优化建议-2.0.md b/1-流程梳理/1.1.2-G3ERP供应链采购管理流程优化建议-2.0.md new file mode 100644 index 0000000..0d72ce6 --- /dev/null +++ b/1-流程梳理/1.1.2-G3ERP供应链采购管理流程优化建议-2.0.md @@ -0,0 +1,227 @@ +# G3ERP供应链采购管理流程优化建议 V3.0 + +## 一、现状深度分析 + +G3ERP的采购管理模块已构建了从协议、计划、订单到收货、入库、结算的完整业务闭环,并内置了符合GSP规范的质量控制流程。然而,在深入分析其具体操作流程后,我们发现当前系统在智能化、自动化和决策支持方面存在显著的优化空间。 + +### 1.1. 当前核心流程与瓶颈分析 + +```mermaid +graph TD + subgraph "当前采购核心流程与瓶颈" + A["手动/经验驱动
采购计划制定
(依赖静态上下限/历史销量)"] --> B["采购中心处理"] + B --> C{"处理方式选择"} + C -- "1\.接生成订单" --> F + C -- "2\.成月度计划" --> D["采购计划序时簿
(手动分解)"] + D --> F + C -- "3\.供应商比价" --> E["流程繁琐
邮件询价 -> Excel导入 -> 手动比价"] + E --> F["采购订单生成"] + F --> G["人工审核
订单审批"] + G --> H["收货验收
(GSP流程)"] + H --> I["采购入库"] + I --> J["滞后结算
采购结算
(发票/付款核销)"] + J --> K["完成"] + end + + style A fill:#fff0f6,stroke:#d4380d + style E fill:#fff0f6,stroke:#d4380d + style G fill:#fffbe6,stroke:#d48806 + style J fill:#fffbe6,stroke:#d48806 +``` + +#### 1.1.1. **计划制定阶段:预测能力不足** +- **现状**:采购计划的生成主要依赖于`采购计划设置`中的静态参数,如库存上下限、固定计划数量,或基于历史进销数据的简单模型。这导致计划与实际市场需求脱节。 +- **瓶颈**:缺乏对市场趋势、季节性波动、促销活动等动态因素的考量,导致库存积压或缺货风险并存。预测的科学性和前瞻性严重不足。 + +#### 1.1.2. **寻源比价阶段:效率低下且数据孤立** +- **现状**:`供应商比价处理`流程高度依赖人工操作:通过邮件发送询价单,等待供应商回传Excel,再逐一导入系统进行比对。 +- **瓶颈**:整个过程耗时、繁琐且易出错。比价维度单一(主要为价格),缺乏对供应商交期、质量、服务等多维度的综合评估。数据无法实时同步,决策滞后。 + +#### 1.1.3. **订单执行与审批:自动化程度低** +- **现状**:采购订单的生成和审批多为人工操作,即使是由计划生成,也需要人工审核和发送。 +- **瓶颈**:审批流程固化,无法根据订单金额、供应商等级、物料重要性等进行差异化、自动化的审批,影响采购效率。异常情况(如供应商资质过期)虽有提醒,但缺乏主动的风险规避和处理机制。 + +#### 1.1.4. **供应商管理:缺乏持续评估与协同** +- **现状**:系统侧重于供应商的`首营`准入管理,但在合作过程中缺乏一套系统性的绩效评估体系。供应商的交付及时率、质量合格率、价格竞争力等关键数据分散在各个业务环节,未被有效整合利用。 +- **瓶颈**:无法实现对供应商的动态、量化评估和分级管理,导致优质供应商无法获得更多机会,劣质供应商的风险也无法被及时预警和规避。 + +#### 1.1.5. **数据分析与决策:深度和广度不足** +- **现状**:系统的`序时簿`功能主要用于单据查询和历史追溯,缺乏面向决策的深度数据分析和可视化能力。 +- **瓶颈**:管理者难以从宏观层面洞察采购成本结构、采购周期、库存周转率等关键指标,无法为战略性采购决策提供有力的数据支持。 + +## 二、核心优化策略与实施路径 + +为解决上述问题,我们提出以下六大核心优化策略,旨在将G3ERP采购管理模块从一个业务操作平台,升级为智能化的采购决策与管理中心。 + +### 2.1. 策略一:构建智能需求预测引擎 + +#### 2.1.1. 优化目标 +变被动、静态的采购计划为主动、动态的需求预测,精准指导采购活动。 + +#### 2.1.2. 优化后流程 +```mermaid +graph TD + subgraph "智能需求预测与计划" + A["历史销售数据"] --> F + B["实时库存数据"] --> F + C["季节性因子库"] --> F + D["市场趋势数据
(外部API)"] --> F + E["促销活动计划"] --> F + + F["智能预测算法模型
(AI/ML)"] --> G["生成滚动需求预测"] + G --> H["动态安全库存计算"] + H --> I["自动生成采购计划建议"] + I --> J["采购员审核与调整"] + J --> K["推送至采购中心"] + end + + style F fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style H fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff +``` + +#### 2.1.3. 实施建议 +1. **引入多维数据源**:整合内部销售、库存、促销数据,并考虑接入外部市场趋势、天气、行业政策等数据。 +2. **建立预测模型**:应用时间序列分析、移动平均、机器学习等算法,构建可自学习、自优化的预测模型。 +3. **实现动态库存**:基于预测的需求波动性和供应商交付周期,动态计算安全库存和补货点,替代静态的库存上下限。 + +### 2.2. 策略二:打造供应商全生命周期管理平台 + +#### 2.2.1. 优化目标 +实现从供应商准入、绩效评估、风险预警到协同合作的全流程闭环管理。 + +#### 2.2.2. 优化后流程 +```mermaid +graph TD + subgraph "供应商全生命周期管理" + A["供应商首营审批"] --> B["建立供应商档案"] + B --> C["在线协同门户
(订单/交付/对账)"] + C --> D["自动采集绩效数据
(质量/交付/价格)"] + D --> E["供应商绩效评估模型"] + E --> F["生成供应商评分与分级
(战略/核心/一般)"] + F --> G{"绩效结果应用"} + G -- "采购份额分配" --> H["采购计划"] + G -- "风险预警" --> I["触发风险应对流程"] + G -- "持续改进" --> J["推送改进计划至供应商"] + end + + style C fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style D fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff +``` + +#### 2.2.3. 实施建议 +1. **建立供应商绩效模型**:固化质量(合格率)、交付(准时率)、成本(价格优势)、服务(响应速度)四大维度为核心的评估体系。 +2. **开发供应商门户**:提供一个供应商可自助查询订单、更新交付计划、在线对账的协同平台,提升沟通效率。 +3. **建立风险预警机制**:对供应商资质效期、财务风险(对接第三方征信)、舆情风险进行主动监控和预警。 + +### 2.3. 策略三:升级为在线实时比价与寻源中心 + +#### 2.3.1. 优化目标 +将传统、低效的邮件比价模式,升级为透明、高效、多维度的在线寻源比价平台。 + +#### 2.3.2. 优化后流程 +```mermaid +graph TD + subgraph "在线寻源比价中心" + A["采购计划/需求"] --> B["发布询价/招标公告"] + B --> C["供应商在线实时报价"] + C --> D["系统自动多维度比价
(价格/TCO/交期/质量分)"] + D --> E["生成决策建议
(最优/备选方案)"] + E --> F["采购员确认/在线议价"] + F --> G["一键生成采购订单"] + end + + style C fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style D fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style G fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff +``` + +#### 2.3.3. 实施建议 +1. **建设在线比价平台**:在供应商门户中集成在线报价、多轮议价、匿名报价等功能。 +2. **引入TCO(总体拥有成本)模型**:比价不仅看单价,更要综合计算运输、库存、质量、使用等全生命周期成本。 +3. **寻源策略多样化**:支持公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等多种寻源模式。 + +### 2.4. 策略四:实现采购流程自动化与智能化(RPA) + +#### 2.4.1. 优化目标 +利用RPA(机器人流程自动化)和规则引擎,将标准化、重复性的采购操作自动化,解放人力,提升效率。 + +#### 2.4.2. 优化后流程 +```mermaid +graph TD + subgraph "RPA赋能的自动化流程" + A["采购计划建议"] --> B{"规则引擎判断
(金额/物料等级)"} + B -- "低风险/标准品" --> C["RPA自动创建并提交订单"] + B -- "高风险/战略品" --> D["推送人工审核"] + C --> E["RPA自动发送订单至供应商"] + E --> F["RPA自动跟踪订单状态"] + F --> G["RPA自动处理发票与入库单匹配"] + G --> H["RPA自动触发付款流程"] + end + + style B fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style C fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style E fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style F fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style G fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff + style H fill:#e6f7ff,stroke:#1890ff +``` + +#### 2.4.3. 实施建议 +1. **配置智能审批流**:根据采购金额、物料类别、供应商等级等维度,设置差异化的审批路径,实现小额、常规采购的自动审批。 +2. **应用RPA机器人**:在订单创建与发送、发票核对、付款申请等环节,部署RPA机器人执行重复性操作。 +3. **建立异常处理知识库**:让RPA能够根据预设规则处理常见异常(如价格不符、数量不符),无法处理时再转交人工。 + +### 2.5. 策略五:构建采购数据驾驶舱 + +#### 2.5.1. 优化目标 +将分散的采购数据转化为直观、实时的可视化图表,为各层级管理者提供强大的决策支持。 + +#### 2.5.2. 实施建议 +1. **建立采购数据立方体(Cube)**:整合来自计划、订单、库存、财务等模块的数据,形成统一的数据分析模型。 +2. **开发可视化驾驶舱**: + - **战略层**:展示采购总支出、成本节约、供应商集中度、品类分析等宏观指标。 + - **管理层**:监控采购周期、订单执行率、库存周转率、供应商绩效等过程指标。 + - **操作层**:跟踪待办任务、订单延迟预警、合同到期提醒等日常工作指标。 +3. **提供自助式分析工具**:允许用户通过拖拽方式,自定义报表和分析视图,进行多维度下钻分析。 + +## 三、创新技术融合展望 + +### 3.1. **区块链(Blockchain)** +- **应用场景**:药品溯源、供应商资质存证、智能合约执行。 +- **价值**:提升供应链透明度和信任度,确保关键信息不可篡改,自动执行合同条款。 + +### 3.2. **人工智能(AI)** +- **应用场景**:自然语言处理(NLP)用于合同风险智能审核、AI助手辅助采购决策。 +- **价值**:自动识别合同中的不利条款和风险点,为采购员提供基于数据的决策建议。 + +### 3.3. **物联网(IoT)** +- **应用场景**:冷链运输过程中的温湿度实时监控、仓库内药品RFID标签实现精准库存管理。 +- **价值**:确保药品在储运过程中的质量安全,实现库存的实时、精准盘点。 + +## 四、实施路线图与效益评估 + +### 4.1. 实施路线图 +建议分三阶段推进优化工作: +- **第一阶段(6个月):夯实基础** + - 重点:优化供应商绩效评估体系、建立采购数据驾驶舱(核心KPI)、标准化审批流程。 + - 目标:实现数据透明化和管理规范化。 +- **第二阶段(12个月):智能升级** + - 重点:上线智能需求预测引擎、开发供应商在线协同门户与比价中心、部署RPA机器人。 + - 目标:实现核心流程的智能化和自动化。 +- **第三阶段(长期):创新引领** + - 重点:试点区块链药品溯源、引入AI合同审核、集成IoT设备。 + - 目标:构建行业领先的智慧采购体系。 + +### 4.2. 预期效益 +- **成本效益**: + - 采购价格通过智能比价和TCO分析,预计降低 **5%-10%**。 + - 库存持有成本通过精准预测,预计降低 **15%-20%**。 +- **效率效益**: + - 采购订单处理周期通过自动化,预计缩短 **30%-50%**。 + - 人工操作(如比价、核销)效率预计提升 **60%** 以上。 +- **质量与合规**: + - 供应商交付准时率和质量合格率预计提升 **10%-15%**。 + - 自动化流程将显著降低人为操作差错,全面提升GSP合规水平。 + +## 五、总结 +通过上述系统性的优化,G3ERP采购管理模块将从一个传统的业务执行系统,转变为一个集**预测、协同、决策、风控**于一体的智慧采购平台。这不仅能直接带来成本和效率的改善,更能提升企业供应链的整体韧性和竞争力,为企业的长远发展奠定坚实基础。 \ No newline at end of file